創新基建檔案管理 提高服務效率

文/廣州海洋地質調查局 鐘吉

社會的發展和經濟體制的轉型，使得我國的基礎建筑領域得到了新的發展。基建檔案是單位所有的檔案中的一種，但是卻在整個單位的工作中起著重要的作用。單位的進步和發展要依據基建檔案，所以要重視基建檔案的管理工作。基建檔案的管理要以服務整個單位為目標，積極找出目前管理方式中存在的問題并提出相應的解決對策。創新的基建檔案管理方式可以為單位注入新的活力，也是檔案管理水平的標志，同時，為了使基礎建筑工作更好地開展，更加科學穩定的展開，國家對于基建檔案的管理也投入了很大的力度，出臺了很多相關的法律和法規。基礎建筑的檔案對整個工作的開展有著很重要的依據作用，但是隨著時代的發展，目前的基建檔案管理工作中出現了新的問題，阻礙著整個單位的發展，下面我們就針對具體出現的問題，來詳細地探討如何對基建檔案的管理進行創新。

一、基建檔案的簡介

基建檔案產生于整個建筑工程的過程之中，從最開始的項目醞釀，到詳細的計劃，以及整個施工的過程，還包括后期的使用等，都是需要被記錄下來進行保存。由于基本建設活動是一個復雜的科技生產過程，檔案的形式也是多種多樣的，不僅有文字和基本建設工程的規劃圖紙、設計圖紙表格、施工圖紙等檔案，還有以竣工圖為核心內容的工程竣工檔案，必要的情況下還需要有音頻和視頻檔案等。基建檔案可以反映一項工程的真實情況，有很重要的參考和依據價值。單位的發展離不開基建工程的開展，需要有專門的人員來對基建檔案進行收集、管理和保存，來確保檔案的完整和準確。基建工程項目可能只有一個單項的工程，也可能是幾個工程組合在一起的。但是在經濟上實行的卻是統一的核算，基建檔案是整個工作的依據和憑證，各單位可以依據著檔案進行維權，同時也是建筑使用中出現問題可以追責的依據，所以對基建檔案的管理必須嚴謹合理。

二、基建檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理的意識不強。對基建檔案的管理意識不夠是目前基建檔案管理工作開展的最大障礙，首先表現為領導對檔案管理工作的不重視，沒有設立一個專業的管理崗位。其次管理人員的工作能力達不到標準，學歷、管理能力參差不齊，不能應對新時代出現的新問題，管理的隊伍不穩定，人員流動性大，不能保證管理工作的暢通性；竣工驗收資料不全，存在復印件現象較多。字體、圖文不清，竣工圖文編制不規范，變更沒有用紅色線條或字體表明，反映不出竣工后工程情況。再者是存放環境差，安全設施設備不齊全，存在極大的安全隱患。同時基建檔案管理的制度不健全，具體工作不到人，導致很多事情沒有人處理或者出了問題不能追責具體的負責人等等。這些幾乎都是由于管理的意識不夠造成的，是目前存在的最亟待解決的問題。

（二）管理的模式落后。隨著社會的發展，不管是檔案的內容還是檔案的形式都發生了巨大的變化，傳統的管理模式已經不能適應管理工作。傳統的管理模式比較單一，在文字檔案的管理上有著一定的應用，但是新出現的很多視頻音頻形式的檔案需要借助網絡和計算機等才能進行更好的管理，傳統的管理還沒有嫻熟的管理方式。除此之外，還存在管理標準的不統一問題，管理標準的不統一就會造成檔案的管理難以開展，這也是管理模式落后的一個表現。

上述兩項是現在基建檔案管理工作中存在的兩個比較嚴重的問題，除了這兩項還有著其他的問題，比如檔案管理的體制問題、管理的設備不齊全、施工隊伍和資料管理人員不到位、流動性較大、級別差異、工程資料交接手續不完善等等，這些都是造成管理工作不達標的緣由，另一方面也是影響整個單位工作效率的障礙。

三、基建檔案管理的建議

（一）服務意識。提高服務意識，改變服務觀念，是基建檔案的管理的基本工作之一。在提高基建檔案的管理意識的時候，要以服務意識為主要的原則，對整體的工作展開有著重要的依據作用。首先在對檔案的管理中不能對檔案進行主觀的修改，只能按照一定的分類標準和管理原則對檔案進行整理和保存。其次，對基建檔案進行整理是對整個單位的人員進行服務的，檔案的準確和安全可以直接或者間接的減少工作人員的工作量，提高全體人員的工作效率。

（二）完善的管理機制。要想基建檔案能夠得到合理科學的管理，除了提高管理的意識還需要完善管理的機制。首先是加強對檔案的收集，檔案產生于整個工程之中，所以檔案的數量有很多，并且目前檔案的存在形式也更加的多樣，所以在檔案的整理之前，需要對所有的檔案進行收集，保證檔案的準確和完整，可以成立專門的檔案收集小組，并且給每個人派分詳細的收集工作，比如甲專門收集文字類的檔案，乙就可以集中精力去收集視頻檔案，還可以建立賞罰制度，檔案的收集做到效率高質量好的可以適當地進行獎勵，而沒有完成工作或者收集的檔案不完整不準確，就要受到一定程度的懲罰。其次，還需要提高檔案管理的工作設施，具體的做法可以增設計算機終端，實現檔案管理的信息化電子化，不僅可以減少檔案儲存的區域面積，還能夠得益于網絡的安全性，使得檔案管理的安全系數得以提高；還可以進行區域互聯網的建設，使檔案在以后的使用中可以更加的方便，提高檔案的使用率。

（三）提高管理人員的工作能力。管理人員的工作能力是基建檔案管理工作開展的最大保障，提高管理人員的工作水平，如持證上崗，上崗前進行嚴格的考核，憑能力錄用；還需要在以后的工作中定期組織管理知識的學習，強化基建檔案管理人員的培訓，學習新技術，提高管理人員的管理水平，可以是本單位以前的管理經驗，也可以是其他單位具有借鑒價值的管理知識，還需要學習互聯網和計算機的使用，目前檔案管理的信息化已經展開，有的地方已經投入了實施并且會成為一種趨勢，所以除了管理經驗的學習還需要學習先進的技術型知識；嚴格的考察也是保證管理人員工作積極性的可行方案。

（四）推進信息化建設。推進信息化建設，規范基建檔案管理，實現電子檔案與實體檔案共存，提高利用效率，為單位更好地創造效益。結合本單位OA系統無紙化辦公作為優勢，建立以信息資源為基礎，安全管理為保障，網絡利用為目標的信息化檔案管理體系。制定相關管理制度，建立健全檔案管理體制，實現檔案利用與OA接軌，更好地做到資源共享。

四、結束語

基建檔案是基建工程樣貌的真實反映，對整個單位的工作都有一定的意義，對于檔案的管理需要根據實際情況，依據已經出現的問題或者潛在的問題，積極想出解決的對策，來保證檔案的管理科學合理和安全。