提高企業(yè)科技檔案利用服務水平的幾點思考

文/瀘州老窖集團有限責任公司 田福星 龔竹梅 范流莉 劉舫吾 葉惠

企業(yè)科技檔案是企業(yè)在科學技術研究、產(chǎn)品生產(chǎn)、基礎設施建設、設備引進和使用等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄。企業(yè)科技檔案是企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，可以產(chǎn)生較大的經(jīng)濟效益。抓好企業(yè)科技檔案利用工作，是加強和改進新形勢下檔案工作的重要內容，對確保企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，對服務經(jīng)濟社會發(fā)展有重要作用。

一、現(xiàn)狀與不足

縱觀目前企業(yè)科技檔案利用服務工作的現(xiàn)狀，還存在著一些與企業(yè)快速發(fā)展不相適應的情況。

（一）科技檔案收集不齊全完整，科技檔案要素缺失嚴重。企業(yè)人員永遠把效益放在第一位，對科技檔案工作的重要性認識不足，往往只重視科技成果收集，忽視科技文件材料收集歸檔，歸檔的成果性、結果性、總結性文件材料較多，過程性、依據(jù)性的原始記錄、設計圖紙、實驗數(shù)據(jù)等文件材料很少，而在后期利用過程中，過程性文件材料的查考利用頻率很高，顯得尤為重要。部分科技人員將科技成果的核心部分視為自己或團隊資產(chǎn)，對檔案室能否有效保護、保密核心成果存在疑慮，不歸檔核心成果，以致造成科技文件材料缺少核心部分，使應歸檔文件材料不齊全不完整。部分歸檔文件材料復印件多、原件少，缺少日期、蓋章、簽字等要素，在基建項目檔案中尤為普遍。

（二）檔案部門與科技部門聯(lián)動不足，科技檔案服務與需求存在矛盾。企業(yè)在科研開發(fā)、項目建設等工作中，通常有大量項目需要申報，項目申報、驗收通常時間緊、任務重，需要大量科技檔案且利用方式多樣，企業(yè)檔案部門不清楚項目相關情況，而科技部門不清楚檔案庫藏，在提出大量檔案利用需求時信息不明確，雙方信息不對稱，導致檔案管理員檢索、查找、利用服務效率不高，科技檔案利用不便，影響項目工作。

（三）企業(yè)科技檔案數(shù)字化、信息化服務水平不高?？茖W技術是第一生產(chǎn)力。企業(yè)面對巨大的市場競爭壓力，很大程度上是科技的競爭，當今科技發(fā)展日新月異，對科技信息越來越要求迅速、及時。目前企業(yè)科技檔案已普遍開始了數(shù)字化，但受到檔案利用責任意識影響，大多數(shù)企業(yè)檔案管理制度仍然規(guī)定用戶借閱利用科技檔案需要辦理相關審批手續(xù)，即使有了數(shù)字化檔案，用戶的借閱需求往往都無法第一時間得到滿足。

（四）科技檔案信息資源未得到有效開發(fā)利用。與其他門類檔案不同，科技檔案具有較高的技術價值、研究價值、創(chuàng)新價值，能夠對企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展產(chǎn)生積極的作用，為企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟效益，因此，科學、合理地開發(fā)利用科技檔案具有十分重要的意義。但當前多數(shù)企業(yè)管理者的思想認識仍然停留在檔案無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的觀點上，未能組織對科技檔案信息資源進行有效開發(fā)。且企業(yè)檔案管理員多為非檔案專業(yè)出身，很少接受相關業(yè)務知識培訓，檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，客觀上限制了科技檔案信息資源開發(fā)利用。

二、幾點思考

（一）健全管控體制，提高科技檔案收集質量。檔案管理部門必須嚴格執(zhí)行科技檔案工作相關法規(guī)，建立健全企業(yè)科技檔案管理規(guī)章制度，強化相關人員的檔案意識與職責，實行前端控制，在項目立項時即做好文件材料的歸檔要求，對科技文件材料形成、積累、整理、歸檔實行分階段跟蹤管理，加強科技項目過程檔案收集，嚴格審核科技文件材料歸檔質量，嚴格執(zhí)行“三納入、四參加、四同步”，實現(xiàn)全過程、全流程控制。針對部分人員可能出現(xiàn)不配合的情況，可在制定財務、檔案制度時將財務報銷、付款融入檔案工作中，實行檔案工作、科技工作與財務工作聯(lián)動的模式，科技項目一個階段完成后，必須將所有檔案資料齊全、完整、高質量交檔案室存檔，由檔案室在相關發(fā)票、憑證簽字確認后，才能啟動報銷或付款程序，否則不予報銷或付款。筆者所在單位創(chuàng)造性采用了此種模式，收到了很好的效果，為科技檔案利用打下堅實的基礎。

（二）加強部門聯(lián)動，了解用戶需求。檔案管理部門應改變傳統(tǒng)檔案利用服務模式形成的“等需求、找檔案、借資料、還入庫”的“你用我找”消極服務思想，樹立主動服務意識，改變邊緣化的工作地位，主動靠近企業(yè)的核心工作，不讓企業(yè)檔案信息資源成為“信息孤島”。檔案管理部門可積極主動向企業(yè)管理者申請加入企業(yè)科技項目組，建立檔案工作與科技項目工作融合的工作模式，以更好地提供服務。檔案管理員不只簡單提供單一的檔案利用服務，而是直接參與項目工作，提供項目申報信息搜集、申報材料編制、專題資料匯編、資料提供、資料歸檔等全方位服務，解決項目申報等工作中檔案利用者和檔案管理員信息不對稱的問題。檔案管理部門應積極主動了解科技檔案用戶需求，定期采用不記名問卷調查的方式，收集科技檔案利用服務意見建議，提高服務質量。

（三）提升檔案信息化服務水平，建設分級利用權限體系。為提高檔案工作的服務水平和工作效率，檔案管理部門應充分運用現(xiàn)代信息化檔案管理手段，適應大數(shù)據(jù)時代社會發(fā)展需求?？梢愿鶕?jù)科技檔案內容，對企業(yè)科技檔案資源進行整合，按照保密要求和工作需要進行分級，對不同等級的科技檔案設定相應的利用權限，實行嚴格的權限控制，簡化審批流程，在企業(yè)內部體系實現(xiàn)開放，科技檔案信息人人可以檢索目錄和全文，敏感和涉密科技檔案信息特定人群檢索目錄和全文，在確?？萍紮n案信息安全的前提下最大限度實現(xiàn)科技檔案信息共享，以更好地滿足用戶的使用需求。充分運用5G時代移動互聯(lián)互通的優(yōu)勢，建設移動科技檔案室，提高科技檔案利用效率，最大程度實現(xiàn)檔案的現(xiàn)實利用價值。

（四）加強培訓學習，提升專業(yè)技能。檔案人員要主動加強自身學習，提升科技檔案信息資源開發(fā)利用能力。一是通過定期參加國家、省、市檔案專題業(yè)務培訓的方式，提升科技檔案工作者業(yè)務水平。二是通過在線學習的方式，隨時隨地學習，如江蘇省開通了檔案人員遠程教育平臺，共享檔案繼續(xù)教育資源。三是企業(yè)檔案室可積極聯(lián)系國內開設了檔案專業(yè)的大、中專院校，開展校企合作，學習檔案專業(yè)知識，同時也為檔案專業(yè)學生提供實踐基地，實現(xiàn)雙贏。四是積極“走出去”，到科技檔案工作突出的企業(yè)進行參觀、學習、交流。

（五）主動作為出成效，加強宣傳造氛圍。伴隨著檔案工作的重要性日益顯著，企業(yè)檔案工作者可以展現(xiàn)科技檔案工作成果的平臺也日益增多，科技檔案工作相比于其他類型的檔案工作更容易出成果，形成亮點。如國家級層面的國家檔案局有全國建設項目檔案微視頻評選、全國企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例評選、全國檔案優(yōu)秀科技成果評選等，省級層面如四川省有全省科技檔案信息資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例評選、全省企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例評選等，還有規(guī)范化認定、各類論壇等平臺，企業(yè)檔案管理員在完成基礎工作的同時，應多用心收集、整合科技檔案服務生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)生經(jīng)濟效益的案例，開發(fā)科技檔案信息資源，由單一信息服務向知識服務轉變，主動作為申報各類獎項，創(chuàng)新爭優(yōu)出成績。在爭取成績的同時，加大科技檔案信息資源開發(fā)利用工作的宣傳，科技檔案工作宣傳應當側重企業(yè)最為關心的檔案如何提升經(jīng)濟效益方面，宣傳檔案在項目申報、設備故障維修、經(jīng)濟糾紛等工作中直接或間接產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟效益，使企業(yè)管理者更加重視科技檔案信息資源開發(fā)工作，為科技檔案工作爭取更多資源，形成科技檔案信息資源開發(fā)的良好企業(yè)氛圍，進一步取得更大的成效。