《機關檔案管理規定》對破解基層檔案難題的啟示

文/福建省革命歷史紀念館 鐘雅嬋

基層單位的檔案不僅是基層單位成長發展歷史的真實寫照和干部群眾工作業績的原始記錄，也是整個國家檔案資源的重要來源。基層檔案工作不僅是基層單位工作開展的基礎，也是國家檔案事業的重要組成部分。因此，做好基層單位檔案工作意義深遠，十分重要。然而目前相當多基層單位的檔案工作水平還不太高，許多基層檔案工作者和有識之士都指出基層檔案工作存在的種種問題并提出解決策略，但總體上基層單位檔案工作發展改進的步伐還是比較緩慢。2018年國家檔案局第13號令頒布了《機關檔案工作規定》（以下簡稱《規定》）。筆者覺得《規定》雖然不是專門針對基層單位制定，但在中國的檔案管理體制框架內，各個單位管理情況大體相同，檔案工作原理基本相通，面臨的情況也類似，因此《規定》具有普遍的參考借鑒意義，除明確規定適用機關、團體、事業單位外，也很值得廣大其他類型基層單位參考借鑒。基層單位，尤其是基層單位的檔案工作者，應認真研讀《規定》，充分理解內容和領會精神實質，尋求破解基層工作難題之道，進一步促進基層單位檔案管理的科學化和規范化發展。以下就談談《規定》給筆者的幾個啟示。

一、單位領導人對檔案工作重視不足

單位領導人對檔案工作的重視程度是基層檔案工作能否做好的最關鍵因素之一。幾乎所有探討基層單位檔案工作問題的文章都會將這一點作為“頭條”來討論，且大多數作者都認為基層單位領導人對檔案工作的重視程度不足，希望領導們更加重視檔案工作。不過，當我們仔細分析，就會發現這種現象普遍存在是由多種客觀原因共同造成的，而并非簡單歸為某個因素。如整個社會檔案意識比較低下、單位領導人業績考核體系缺失檔案工作考察內容、大多數檔案員并未宣傳到位也沒有拿出實打實的成績來證明檔案的作用、基層工作千頭萬緒、工作條件未必寬裕等等，以上種種情況共同導致多數基層單位領導人未能積極主動地抓好檔案工作。然而，領導重視與否又是做好基層檔案工作繞不開的一個關鍵性因素，因此檔案機構和檔案人員還是應該去千方百計地提高單位領導的檔案工作意識，讓領導重視起檔案工作。在學習《規定》的過程中，筆者發現其中有一些內容如能得到實踐，應當能夠在一定程度上提高領導人的檔案工作意識。比如第二章“機構和人員”第七條規定應建立的“檔案工作協調機制”。這個協調機制由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構）負責人以及相關部門負責人組成。換句話說，整個單位的各級負責人，從單位負責人到各部門負責人到檔案工作職能所在部門負責人全部納入了這個協調機制。這意味著，檔案工作將進入單位領導層的明確工作職責之中，他們對檔案工作的開展也開始負有明確的責任即協調責任了。這是之前的制度中沒有的，是一個特別有意義的特別好的創新。之前，檔案工作在單位各級領導的意識中是比較薄弱的，甚至是缺失的，檔案工作和他們的工作似乎沒有太明顯的交集，他們一般也較少主動關心檔案工作，但如果檔案工作協調機制建立起來，情況不同了。由于領導們自身已然成為檔案工作協調機制中的一員，檔案工作便由過去的“與我無關”變為“和我有關”，從“可管可不管”變為“必須要管”，隨著責任的明確，他們必然會增加對檔案工作的一份負責之心，對檔案工作的重視程度也會有所提高。

二、檔案工作組織領導薄弱

檔案工作組織薄弱是另一個比較大的阻礙基層檔案工作順利開展的因素。檔案工作是個系統工程，而且是嵌在整個單位工作系統中的子系統工程。它有多個流程，涉及各個部門各個崗位，還關系到物資和財務的配給。它不是檔案機構檔案人員自身能完成的，組織領導的保障是非常重要的先行條件。由于種種原因，總體上基層單位檔案工作的組織領導是比較薄弱的，在本單位的規劃、計劃、考核、預算中幾乎都很少看到有關檔案工作的內容，各種工作會議上也很少聽到有關檔案工作的事項，“社會地位”和“經濟地位”都不太高。這大大影響了檔案工作的正常開展，讓檔案員常有有心無力之感。在這個方面，《規定》第六條做出了一個非常給力的規定：“機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。”這個規定可以說意義非凡，幾個“納入”“列入”和“同步”理直氣壯地宣告檔案工作是整個單位工作中不可或缺的重要組成部分，有著它應有的位置。基層單位檔案管理員應根據或借鑒此條規定，積極主動地向單位提出要把檔案工作納入單位工作規劃、年度工作計劃、考核體系和財政預算，要求檔案工作與業務部門同步部署、同步實施、同步發展，爭取進一步加強對檔案工作的組織領導，爭取將檔案工作也納入單位工作的主航道上來，為檔案工作開展創造更好的條件。

三、檔案工作制度建設

工作制度是一項工作要順利實施的保障，用制度來管人、管事、管權，可提高效率并合法規范。檔案工作也是一樣。檔案工作要順利實施，沒有一套完善的制度是不可想象的。如前文所述，檔案工作是包含在單位工作大系統之中的一個子系統，涉及所有的崗位和人員，需要全體人員共同配合完成，而非檔案機構檔案人員的“獨角戲”。對于這樣的一個系統工程，要做的工作很多，光靠行政指令是遠遠不夠的，而必須依靠一整套完善的制度來規范所有相關人的行為，比如歸檔制度、保管期限表、保管制度、保密制度、利用制度、統計制度、鑒定制度等等。如果檔案工作制度不健全，檔案工作就無章可循，科學和規范也就無從談起。從大局和長遠看，檔案工作制度建設還是依法治檔的基礎工程，是一項帶有根本性、長期性、穩定性的基礎工程。檔案工作制度不健全不完善的問題廣泛存在于包括基層單位在內的很多立檔單位中。對此《規定》強化了規章制度的要求，明確提出：建立健全檔案工作規章制度，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案。這說明了檔案行政管理部門對檔案工作制度建設的重視，并且用要求報備的方式來敦促和監督各個單位做好這項事關大局、事關長遠的建章立制的工作。《規定》這一舉措的蘊含的意義對基層單位的檔案工作同樣是適用的。我們應該學習《規定》制度建設為要的精神，用心學習創建制度的方法。建議基層單位檔案員把建章立制當作最重要的一件大事來抓，結合本單位實際，逐步制定出適合本單位檔案工作的一系列制度，形成完整體系，涵蓋檔案工作各個方面，不要有缺環，為檔案工作的正常開展打造一個良好的制度環境。同時也建議行政管理部門也能夠關注到基層單位，對基層檔案單位的制度建設也進行監督和要求備案，督促和幫助基層單位檔案工作走上規范化科學化的軌道。

四、結束語

除了上文所述的這些，《規定》對基層單位檔案工作中存在的許多其他問題，如基礎設施、業務建設標準化、信息化建設等方面的難題，都能給出許多有益的啟示甚至方法。總之，筆者認為《規定》是一部比較切合中國基層檔案工作實際的法規，對基層檔案工作提供了有力的指導。廣大基層檔案工作者如能認真揣摩，一定能夠從中找到許多解決工作困難的方法。