檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

文/汪清縣檔案館 袁長輝

檔案工作在人類的傳承和發展中起著舉足輕重的作用，檔案管理自然是管理系統中不可或缺的重要內容。檔案如同社會各個行業間的紐帶，為社會各項工作提供信息和保障。但是科技和經濟的變化日新月異，許多傳統的思想和方法迫切地需要革新，因此，檔案事業的發展和改進迫在眉睫。檔案技術現代化能快速推進和發展檔案事業，使檔案信息更好地為社會各項工作服務和引導。

一、檔案管理現代化的含義及重要性

（一）檔案管理現代化的含義。檔案管理現代化是對檔案信息進行管理和維護的辦法，在各個方面都優于原始的檔案管理工作。首先，檔案存在的形式將不僅僅依附于光盤等原始技術，當今社會處于先進的信息時代，計算機覆蓋社會生活的各個層面，先進的技術設備也應用于社會發展的各項工作當中，因此，先進的科學技術應用于檔案管理是檔案管理現代化的必要途徑。其次，檔案的信息含量也將得到延伸，科技的不斷創新與發展不僅僅提高了各項工作的效率，在檔案工作中更是量的提升，人類社會的各項工作中，檔案資料都是必需的，更全面的檔案資料也將更好地服務于現代社會。最后，原始檔案信息混雜，在現代化的不斷推進過程中，檔案的分類將更加清晰明確，檔案管理現代化的進程也將被快速推進。

（二）檔案管理現代化的重要意義。檔案是客觀公正，真實有效，幾乎涵蓋個人全部信息的重要信息資源。同時，由于信息更新的速度越來越快，人們對其質量、時效、精煉等方面的要求越來越高。而檔案管理現代化能有效提高檔案管理工作的質量和效率，提供更加優質高效的服務。檔案不再囿于紙張和光盤，調取和記錄都將更加快速便捷，同時也簡化了檔案管理工作的內容。實現檔案管理現代化也是減少工人工作強度的有效保障，在傳統的檔案管理中，工作人員要先對檔案資料逐一翻閱，找出所需的檔案，然后再去庫房查找，而利用先進的計算機進行檢索，不僅減輕工作人員的工作強度，更是提高了信息的準確性，讓檔案管理工作實現其最大的價值。

二、現代化推進過程中出現的問題

（一）意識模糊。檔案管理現代化的推進并不是一帆風順的，各類問題在改革發展中相繼出現，檔案管理現代化并未完善和普及，相關工作人員只重視檔案的記錄和轉移，并不重視檔案的管理，企業和領導也并未意識到檔案管理現代化的優越性，忽視了傳統的檔案管理模式的落后，對于先進技術發展的意識模糊，由于這些工作并不能給企業帶來直接的經濟效益，因此不受重視，企業仍采用傳統的檔案管理模式，嚴重制約了檔案管理現代化的發展進程。

（二）管理制度不完善。任何工作的開展和推進，制度要求都是第一位的，檔案管理現代化，不僅僅是新的科學技術的應用，更需要完善的制度的約束和督促。而在我國檔案管理現代化的發展過程中，制度缺陷是很嚴峻的問題，制度的完善與現代化的發展不同步。檔案管理工作的標準不明確，各個地區和部門檔案管理的水平和方式都不盡相同，可以說是參差不齊，況且由于檔案管理現代化的意識淡薄，對陳舊落后和科學專業的技術并沒有明確的劃分，各行各業對當管理現代化也沒有一個統一的標準，對于制度完善的需求也并不強烈。

（三）人才引進困難。檔案管理工作是十分復雜繁瑣的工作，涉及大量的信息資源，需要相應的管理工作者有過硬的工作能力和較高的專業素質。而我國現階段大多數檔案管理工作者仍保留較落后的檔案管理思想，未接收或不認可檔案管理現代化的優越性，并未掌握高端前沿的技術水平，因此，檔案管理現代化的人才極度匱乏。從目前狀況來看，由于資金和管理制度的限制，很難高薪聘請先進的管理人才，即使有了相關專業人員，也很難留住人才。人才短缺是檔案管理現代化推進過程中的重要阻礙，也是亟待解決的問題。

（四）資金短缺問題。一項工作的開展需要資金做支持，資金的投入量往往與此項工作受重視的程度相對應。而我國在檔案管理現代化的推進過程中，投入的資金過少，這也導致企業和管理人員認為這項工作并不重要，故而缺乏重視。此番惡性循環，阻礙檔案管理現代化的推進工作，往往使相關的管理人員更加忽視此項工作的重要性。除此之外，過少的資金投入也會導致購買力不足，相應的技術設備落后。技術設備是硬件條件，是檔案管理現代化過程中的載體，一切高效率高質量的工作都需要通過先進的技術設備來完成，因此，一旦硬件條件不達標，檔案管理工作水平較低，也將成為必然現象。

三、檔案管理現代化過程中問題的改進辦法

（一）強化檔案管理現代化意識。強化檔案管理現代化意識是更好地推進檔案管理現代化建設的必要條件，只有現代化的意識增強了，才能摒棄傳統的、落后的檔案管理模式，加強學習和采用先進的思想和技術。實現強化，首先要加強企業和領導的檔案管理現代化意識，只有上層重視，才會使得相關的基層工作人員也重視，因此要加強檔案管理，使社會對檔案管理現代化迫切需求的宣傳，讓企業和領導及時意識到其重要性和優越性，真正認識到推進檔案管理現代化對企業有長遠的有利影響，有了肯定的態度和發展的意識，才能使檔案管理現代化的推進過程順利進行。

（二）規范管理制度。檔案管理現代化僅僅依靠科技的發展和技術的革新，是萬萬無法達到推進的目的，一套完善且規范的管理制度才是推動檔案管理現代化發展的基礎。因此，在這個檔案管理制度的制定過程中，首先要從現今社會檔案管理的實際情況出發，對現階段社會需求和未來預期進行充分考量，制定一套具體可實施的標準，以更好地適應當今社會對檔案管理的需求。與此同時，還應考慮檔案管理的實際工作及工作人員的技術水平，要在保證檔案管理工作的質與量的同時，鼓勵工作人員不斷學習和發展，只有實現了檔案管理現代化推進的科學化進程，使各個行業、不同部門對檔案管理有一個規范合理的標準，才能使未來檔案管理工作順利推進。

（三）注重人才培養。由于檔案管理現代化的管理模式不同于傳統的檔案管理模式，雖然仍舊需要人的參與和操作，但是它依附于更加高端和智能的科學設備，因此，需要相應的檔案管理工作人員有著更高的技術水平和知識儲備，還應具備較高的學習能力和創新精神。但由于我國檔案管理現代化的意識淡薄，多數相關工作部門仍采用傳統的管理模式和技術，應用傳統技術的工作人員的技術水平和思想觀念都已無法滿足現代化的需求，因此，制定科學合理的計劃，針對目前發展的需求，培養一批思想先進、能力過硬的工作人員是大勢所趨。況且，高素質的工作人員一般具備較高的學習能力和創新精神，這對檔案管理現代化的未來發展有著極大的利處。

（四）增加資金投入。資金支持是任何工作的推進和發展的基礎。在管理過程中，購入先進的技術設備，由于檔案管理現代化的推進對技術設備的要求極高，舊的技術已無法滿足現代化發展的需求，必須使用高科技的技術設備投入工作，因此購入先進的技術設備，完善檔案管理現代化的硬件條件是必不可少的。另外，在高水平高素質人才培養方面加大投入，人才的需求是檔案管理現代化的內部需求，只有人才到位，才能順利推進檔案管理現代化的發展，優化人才薪資待遇勢在必行，只有讓工作人員真正享受到優惠，意識到其存在的重要意義，才能更好地為現代化發展服務，因此，增加資金投入是推進和優化檔案管理現代化的有效措施。

四、結束語

在這個信息量龐大、生活節奏加劇的現代社會，檔案管理現代化迫在眉睫。當然，在這一過程中存在著各種各樣的問題，在未來的發展中，這些問題都將得到相應的改進和優化，只有有效解決檔案管理現代化過程中的各類問題，使檔案管理現代化健康發展，才能有效服務于現代社會。