提升企業檔案管理水平的措施

吳春華

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-086-02

摘 要 企業在長期的發展過程中需要經常性地處理各類文件材料，長期以往，就形成了豐富的檔案，這些檔案是企業發展壯大必不可少的材料，所以企業必須加強檔案管理工作，提高檔案管理水平和效率，保證企業檔案的準確性、時效性，為企業的長遠發展提供可靠依據。

關鍵詞 提升 企業檔案 管理水平 措施

檔案管理工作是企業發展的重要組成部分，隨著國家經濟的不斷發展，企業在長期的發展過程中會不斷產生大量的文件和材料，這些文件材料均記錄了企業的發展全過程，具有不同程度的保存價值，是企業寶貴的不可再生的重要信息資源，能為企業日后的發展與壯大提供依據和參考，所以做好企業檔案管理工作非常重要。但是，檔案管理工作是一項長期且復雜的系統工程，需要從不同方面著手提升企業的相關管理水平，對此，本文將以企業檔案管理水平為題進行探討，提出相應的對策促進企業檔案管理水平的提升。

一、企業檔案管理工作問題分析

（一）領導不重視，檔案工作基礎差

目前，尚有不少企業的管理者對檔案管理工作都不大重視，有些企業即使配備了檔案人員，也是兼職的多，無穩定性可言。有些企業沒有設檔案室，檔案只存放在檔案人員的辦公室里，造成了企業應有的文化和穩定的組織基礎缺乏，檔案室無法在企業的管理架構中穩固立足和強化發展。

（二）檔案意識不強，歸檔文件質量不高

很多人對檔案一知半解，不清楚歸檔文件的要求，文字材料使用圓珠筆等不耐久的材料書寫，胡亂涂改文件，文件資料紙張不統一，裝訂不規范，隨便擺放導致部分材料散失嚴重，對未歸檔的文件沒有做好保管工作，造成了歸檔文件材料質量低。

（三）缺乏有效機制，檔案管理混亂

由于企業缺乏可操作性指導文件，致使企業在生產運作過程中產生的大量文件資料沒能按照要求整理和歸檔，部分文件還存放于個別人員手中。還有企業在破產改制過程中，沒有把檔案納入清算工作程序，隨意堆放倉庫，處于無人管理狀態。有些企業人員還隨意復制檔案文件，隨意對外單位提供檔案信息，致使檔案資料隨處可見，企業信息無保密可言。

（四）缺乏高素質人才，檔案利用工作水平低

很多企業的檔案管理人員基本上都是一些快退休的人員，或是被安置的人員，或是兼職人員，他們在收集、鑒別、保管檔案時，都缺乏應有的檔案知識和操作技能，檔案服務意識也相對較差，提供利用工作常處于一種被動服務狀態，使企業的檔案利用價值降低，功能越來越弱化。

二、提升企業檔案管理工作水平的必要性

無論是黨政機關還是事業單位，企業檔案管理工作對其來說都非常重要，它能讓有價值的文件材料被更好地保存利用，為日后企業的決策制定提供可靠依據，促使企業不斷發展壯大。要想有效發揮企業檔案在本企業中的作用，必須要提升本企業的檔案管理工作水平，保證企業檔案工作的質量，對企業檔案實行規范化和標準化管理，提高企業檔案的利用率，加強企業檔案的完整性、安全性，提升企業檔案管理工作的整體效益，讓其更好地發揮在企業中的參謀作用。

三、提升企業檔案管理工作水平的措施

（一）加大宣傳力度，增強企業人員的檔案管理意識

要想有效提高企業的檔案管理工作水平，首先需要企業的領導重視，加大對企業檔案管理工作的宣傳力度，增強企業人員的檔案管理意識，讓企業的各級人員都能認識到企業檔案管理工作的重要性，配合做好未歸檔文件資料的整理及保管工作，從而促使企業檔案管理工作人員充分發揮自身的主觀能動性，遵守自己的工作職責，在做好自己份內工作的同時，積極參與到企業的檔案管理工作中去，努力提升企業的檔案管理工作水平和工作質量，并第一時間向上級領導匯報企業檔案管理過程中的問題和管理成果，更好地發揮企業檔案服務企業的作用。

（二）注重材料收集和整理，強化企業檔案管理工作

其次，企業還要注重檔案材料的收集和整理工作，讓檔案管理工作人員做好檔案材料的收集和分類保存，并持續不斷地擴大檔案的收集范圍。加強檔案管理工作人員的管理意識，及時對企業在發展和活動中產生的重大事件、重大會議、重要研究成果、重要工作內容等材料進行整理。同時，檔案管理工作人員還要加寬材料收集的渠道，認真做好各類檔案的鑒別分類工作。企業各部門也要協助檔案管理工作人員做好材料的收集工作，保證檔案資料的收集渠道暢通，做到高效完善的收集整理工作，保證檔案的準確性和時效性，滿足日后企業發展的需求，為企業高層提供可靠的借鑒和參謀。

（三）加強制度建設，構建完善的企業檔案管理機制

完善的檔案管理制度能讓企業的檔案管理工作更加的規范化和標準化，并能大大地提高檔案管理工作人員的工作水平和工作效率，從而有效提升企業檔案的管理質量。因此，企業要結合自身的實際情況，加強檔案管理制度的建設，建立符合我國檔案法和相關行政法規的檔案管理制度，以完善的檔案管理制度來提升企業檔案管理工作的可行性，從而達到理想的檔案管理效果。在檔案管理制度制定后，企業的管理層還要對其進行實施落實，嚴格要求企業人員按照制度執行，配合檔案管理人員做好企業檔案的收集和整理工作，保證檔案管理人員可以按照工作制度進行規范操作，為企業檔案工作的開展奠定良好的基礎，避免檔案在分類歸檔、管理利用過程中出現問題。

（四）提高企業檔案人員的專業素質，打造高水平的檔案管理隊伍

企業檔案管理人員的專業素質也會對檔案管理工作帶來影響，如果檔案管理人員專業知識不扎實，就容易出現把分類搞錯、材料收集不完整就歸檔等等問題。要想有效提高企業檔案管理工作的質量和效率，提升企業檔案的管理效果，企業應當加強檔案管理人員的專業素質。首先，企業要保證所選用的檔案管理人員具有扎實的檔案管理知識、熟練的檔案管理操作技巧、良好的職業道德素養、健康的政治思想。同時，企業還要加強對檔案管理工作人員的培訓，除了要對其專業知識和操作能力進行培訓之外，還要加強檔案管理工作人員的責任意識、職業操守、職業熱情，拓寬其知識視野，為提升企業檔案管理工作的整體水平，打造出一支復合型、高素質、高技術的檔案管理隊伍。

（五）加快企業檔案工作信息化，提高企業檔案利用水平

目前，信息技術的飛速發展使得電子自動化已被廣泛地應用到各個行業中去，企業檔案管理工作也不例外。所以，企業要緊抓這一機會，加快實現檔案工作的信息化，建立完善的企業檔案數據庫，以此來提升企業檔案管理工作的質量和效率，減少企業檔案工作方面的人力資源浪費。同時，企業檔案管理人員還要編制專題目錄、索引、概要、指南等快速檢索工具，以信息化的檔案管理來加快檔案的整理、分類、保存、檢索等環節，讓其同自動化的辦公軟件進行有效銜接，減少文件材料在歸檔過程中的繁瑣步驟，降低檔案管理工作人員的工作強度。且信息化的企業檔案工作讓檔案目錄的檢索變得更加快速、方便，能極大滿足企業不同層次的檔案利用者的需求，提高企業檔案的利用水平，更好地為企業發展服務，發揮企業檔案管理工作的價值。

四、結語

企業檔案管理工作對企業未來的發展來說極其重要，它能有效滿足企業發展壯大的需求，所以企業應當重視檔案管理工作，從各方面入手提升自身的檔案管理工作水平，提高檔案工作人員的檔案管理意識，發揮檔案管理工作的作用。

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