企業(yè)OA系統(tǒng)電子文件歸檔模式選擇與實(shí)踐

伴隨辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的普及，無(wú)紙化辦公日益受到青睞，如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)OA系統(tǒng)電子文件歸檔后，繼續(xù)發(fā)揮法律憑證、查考參閱的價(jià)值，筆者提出了歸檔新模式。

一、電子文件歸檔現(xiàn)狀

為保證本企業(yè)OA系統(tǒng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件有效歸檔和管理，筆者查閱了文獻(xiàn)并對(duì)部分企業(yè)進(jìn)行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)在OA系統(tǒng)電子文件歸檔中，由于企業(yè)性質(zhì)、管理理念、信息化程度、制度規(guī)范等因素的差異，歸檔模式也各異。

（一）歸檔方式。1.僅歸檔電子文件。采取在線歸檔、離線歸檔或兩種方式結(jié)合，歸檔電子文件。2.僅歸檔紙質(zhì)文件。文件審簽采用雙軌制，電子文件先在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)辦理，然后以紙質(zhì)形式流轉(zhuǎn)審簽，紙質(zhì)審簽完畢進(jìn)行歸檔，電子文件不予歸檔。3.紙質(zhì)、電子均不歸檔。OA系統(tǒng)中形成的電子文件不向檔案部門(mén)進(jìn)行歸檔，仍保存在形成系統(tǒng)中。4.電子與紙質(zhì)文件雙套制歸檔。電子文件、紙質(zhì)文件均歸檔。紙質(zhì)文件歸檔包括電子文件打印輸出歸檔和紙質(zhì)重新審批后歸檔。

（二）歸檔范圍。企業(yè)OA系統(tǒng)電子文件歸檔內(nèi)容：只歸檔有規(guī)范格式的紅頭文件；歸檔系統(tǒng)中產(chǎn)生的所有文件；歸檔具有保存價(jià)值的電子文件，歸檔范圍參照紙質(zhì)文件或自行制定。

（三）歸檔主體。歸檔主體包括辦公室文書(shū)人員、專兼職檔案員、專兼職機(jī)要員、信息化人員等。

二、電子文件歸檔模式分析

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（以下稱《規(guī)范》）和《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）為企業(yè)OA系統(tǒng)電子文件歸檔提供了依據(jù)。

（一）歸檔方式。《規(guī)范》4.5規(guī)定：“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。”《辦法》第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。”因此，具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)雙套歸檔，只采用一種形式歸檔或不歸檔的方式與以上規(guī)定是相悖的。《規(guī)范》4.6規(guī)定：“應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對(duì)只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。”顯然，在電子文件法律效力尚未全面確立的情況下，歸檔電子文件的同時(shí)歸檔具有憑證價(jià)值的紙質(zhì)文件或縮微制品顯得很有必要。

（二）歸檔范圍。《規(guī)范》7.2.3規(guī)定：“電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。”《辦法》第五條規(guī)定：“電子公文參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。”因此，僅歸檔紅頭文件是對(duì)《辦法》的曲解，全部電子文件均歸檔又犯了“有文必歸”的錯(cuò)誤，影響歸檔質(zhì)量。

（三）歸檔主體。《規(guī)范》7.1規(guī)定：“文件形成部門(mén)或信息管理部門(mén)應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門(mén)移交”。《辦法》第三條規(guī)定：“電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作”。企業(yè)OA系統(tǒng)電子文件歸檔的主體結(jié)合企業(yè)實(shí)際確定為宜，以便準(zhǔn)確判定保存價(jià)值、保管期限。

三、歸檔模式選擇與實(shí)踐

（一）電子為主紙質(zhì)為輔的歸檔模式。陳曉暉在《電子公文：能走多遠(yuǎn)——我國(guó)電子公文檔案管理五大問(wèn)題剖析》中指出：“目前我國(guó)還沒(méi)有一部真正完善的法律用來(lái)作為確認(rèn)一份電子公文真實(shí)、完整和不可抵賴的依據(jù)。為了保證電子公文歸檔后的法律證據(jù)作用，我國(guó)實(shí)行雙套制的保管策略”。筆者認(rèn)為，在當(dāng)前的法規(guī)環(huán)境下，既要法規(guī)遵從，又要探索創(chuàng)新，在法規(guī)允許的條件下，采取以電子文件歸檔為主，紙質(zhì)文件歸檔為輔助的歸檔模式，當(dāng)電子文件法律憑證作用完全確立并能保證的情況下再采用只歸檔電子文件的模式。完全以紙質(zhì)歸檔有違時(shí)代潮流之嫌，只歸檔電子文件又存在法律憑證風(fēng)險(xiǎn)。

（二）新模式下的實(shí)踐。本企業(yè)具體實(shí)踐如下：OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)建立標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口，OA系統(tǒng)電子文件根據(jù)保存價(jià)值判定歸檔范圍，不具有保存價(jià)值的電子文件存留于OA系統(tǒng)，其他電子文件在線向檔案系統(tǒng)歸檔；保管期限為永久和30年的電子文件同時(shí)輸出紙質(zhì)文件歸檔，加蓋印章，保管期限10年的電子文件只歸檔電子文件；OA系統(tǒng)電子文件歸檔操作由機(jī)要員操作。1.在線歸檔接口。接口以Web service方式調(diào)用檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)接口代碼，以XML數(shù)據(jù)格式將電子文件實(shí)體文件及元數(shù)據(jù)等信息傳輸至檔案系統(tǒng)，傳遞內(nèi)容包括批示單、正文、附件、流轉(zhuǎn)等信息。電子文件屬性信息以條目形式歸檔至檔案系統(tǒng)，審簽單以圖片形式捕獲歸檔，保持原貌。審簽意見(jiàn)以TXT歸檔，Word文檔轉(zhuǎn)換為PDF歸檔，均自動(dòng)掛接于條目下，一個(gè)主文件歸檔一個(gè)條目，歸檔命令按鈕在OA系統(tǒng)由機(jī)要員操作。歸檔的屬性信息字段包含編號(hào)（文號(hào)）、名稱、編制部門(mén)、擬稿人、審核者形成時(shí)間、歸檔時(shí)間等，文件字段信息與檔案系統(tǒng)中設(shè)定的字段信息建立了對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保歸檔信息有效存儲(chǔ)。2.歸檔操作。電子文件在OA系統(tǒng)中審批完畢后，歸檔人員點(diǎn)擊歸檔按鈕即可完成在線歸檔。OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了電子文件保管期限判定功能，歸檔操作人員確定文件保管期限后可選擇隨時(shí)歸檔也可定期歸檔，保管期限未判定將無(wú)法歸檔，而執(zhí)行了歸檔操作后，歸檔人員將不能進(jìn)行撤銷(xiāo)歸檔操作。保管期限判定不合理則檔案管理人員可駁回，重新歸檔；歸檔后，歸檔人員仍可在OA系統(tǒng)中“已歸檔”文件模塊中查閱歸檔文件，判定無(wú)保存價(jià)值的電子文件可在OA系統(tǒng)“不歸檔”功能模塊查閱。歸檔可逐份操作，也可批量歸檔操作。3.電子文件打印輸出、加蓋印章、整理、裝盒完成歸檔。OA系統(tǒng)具有打印輸出功能，歸檔電子文件輸出的紙質(zhì)文件由歸檔人員負(fù)責(zé)加蓋公司或部門(mén)印章，如收文在收文處理單中領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)處加蓋公司印章，發(fā)文在文件落款處加蓋印章，閱批件在領(lǐng)導(dǎo)批示處加蓋公司印章等。紙質(zhì)文件歸檔整理按照檔案管理要求。在電子與紙質(zhì)文件均歸至檔案部門(mén)后，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)Web端導(dǎo)出歸檔文件清單，辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔至檔案系統(tǒng)的電子文件由檔案管理人員根據(jù)檔案管理要求進(jìn)行必要的檢查核對(duì)、補(bǔ)充著錄，具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件實(shí)體、文件目錄及元數(shù)據(jù)由檔案人員離線備份。歸檔前電子文件的真實(shí)性、完整性由形成部門(mén)負(fù)責(zé)，歸檔后的電子文件真實(shí)性、完整性由檔案部門(mén)保障。

四、結(jié)語(yǔ)

本文提出的OA系統(tǒng)電子文件歸檔模式既執(zhí)行了國(guó)家有關(guān)電子文件管理的有關(guān)規(guī)定，又結(jié)合了文檔一體化管理、企業(yè)節(jié)約成本等要求，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可用性，確保電子文件的第二價(jià)值，同時(shí)降低了歸檔文件憑證價(jià)值風(fēng)險(xiǎn)。