高校檔案信息化建設的新思考

一、高校檔案信息化建設面臨的新情況

高校檔案管理是高校科學管理和開拓創新的一項基礎性工作，也是高校管理的重要組成部分之一。高校檔案工作環境正發生深刻變化，具體表現為：新的檔案形成者和新的檔案不斷產生；電子檔案的數量越來越多并呈現快速增長趨勢；傳統的檔案管理模式和單機靜態檔案管理信息系統已不能滿足新形勢和新任務的需要。遠程利用、網上在線服務、主動開發將成為檔案利用的主要形式；高校已建立和使用的信息系統很多，比如有教學管理系統、科研管理系統、圖書管理系統、人事管理系統、學生管理系統、財務會計系統、國有資產管理系統、采購合同管理、房屋管理系統以及職稱評審管理系統等等，這些信息系統在學校管理中發揮了各自的管理功能，但各個管理系統的數據信息存在很大差異性，彼此之間不能實現互通，導致高校檔案信息化管理缺少聯動性，不利于高校檔案信息化水平的提升。

二、高校檔案信息化中存在的問題

當前，根據高校檔案工作實際及日常與其他高校考察交流情況來看，高校檔案信息化推進過程中大致存在以下問題：

（一）檔案信息化程度不高。隨著高校信息化的發展，高校管理的很多方面都完成了信息化管理，但是高校檔案信息化系統應用還處在比較低的水平，檔案信息化管理相對落后。第十八屆國際檔案大會上的主旨報告顯示，全國綜合檔案館卷宗檔案數字化率不到20%。大多數高校檔案管理仍然處于紙質檔案的整理、裝訂、歸檔、保存等傳統層面，現有檔案信息化系統只是在購買圖書查詢檢索系統時公司免費贈送的傳統單機版檔案信息化管理系統。功能模塊設計沒有考慮信息化、網絡化技術的應用與發展：如不能進行在線上傳電子檔案，也不能直接導入、導出檔案目錄和全文數據庫。僅僅能滿足簡單的數據錄入、查詢和傳輸等功能，只能將傳統的工作方式體現到信息化系統中來，這種以紙質化管理為主的方式明顯是落伍的。信息化系統的應用還處于比較低的水平，檔案信息化水平不高。不利于高校檔案工作落實“存量檔案數字化，增量檔案電子化”的信息化戰略，更談不上提升檔案信息化應用與服務層次。

（二）檔案信息化服務內容及方式有待拓展。高校檔案管理工作處境尷尬，盡管形式上經歷了從手工向計算機或網絡上的轉變，但實質上檔案在學校管理中的末端環節，真正服務于管理決策的功能未曾很好發揮。比如，經濟責任審計發現的問題是從大量的紙質或電子檔案（數據）中查出來的，實際上是利用各職能部門提供的檔案數據查出來的。遺憾的是不是從檔案部門收集歸檔的信息中查出的，檔案數據打破傳統檔案檢索復制功能，擴大檔案數據服務領域，創新檔案服務方式，提供檔案數據預警、預測、決策功能等方面有待進一步拓展。更重要的是從檔案數據中發現各業務管理存在的問題，以便為領導解決問題提供支撐材料。

（三）檔案信息化建設基礎設施投入力度不夠。高校檔案信息化設備投入有限，尚未形成規模化和常態化開發利用的可能。大多歸檔后被束之高閣，鮮有問津。檔案信息化建設對高校計算機互聯網等硬件基礎設施依賴性強。由于檔案信息化管理的特殊性，用于數字化檔案存儲和備份的服務器和標準機房欠缺。紙質檔案轉換為數字化檔案的應使用的自動掃描儀、高拍儀等專用儀器，還有檔案存放地進行實時監控的監控軟件和監控設備等。部分高校由于自身信息化水平不高，是薄弱環節，缺少開展大規模檔案信息化管理的必要支撐和保障。影響了高校檔案信息化管理的建設進程。

（四）未形成高水平的檔案信息化人才隊伍。對于信息化建設來說，它不再像以前傳統的檔案管理工作那么簡單，信息化檔案管理對專業技能有很高的要求，不僅要求管理人員具有專業的檔案管理基礎理論知識，還要求熟悉和掌握檔案管理軟件，甚至要求熟悉和了解計算機的程序編寫，這就對工作人員提出了高層次的要求，然而，現有檔案工作人員隊伍知識結構和年齡結構欠合理，很難適應大數據時代信息化建設的發展，這也影響著檔案信息化建設的進程。

三、高校檔案信息化建設的新思考

高校檔案信息化建設需要有專門的信息化建設制度、業務流程的牽引。首先，需要建立檔案信息化管理標準，推進信息共享，完善檔案信息共享平臺建設。其次，建立檔案信息分類分級管理體系，實現應歸盡歸、應收盡收。再次，結合檔案工作環節，充分進行“數據挖掘”，得到更多的檔案信息。最后，利用互聯網技術對檔案信息化管理，實現高校檔案信息化、數字化、智能化、智慧化管理。

（一）建立高校檔案信息化管理制度。高校檔案信息化勢必帶來管理制度的變化，因此，要使高校檔案信息化發揮效用，就必須建立健全完善的檔案信息化管理制度。首先，依據檔案信息的類別、重要程度，建立數字化檔案信息分類分級管理體系。其次，深入研究《檔案著錄規則》《電子文件歸檔及管理規范》等相關規定和要求，加強檔案信息管理制度標準的制定。最后，建立健全檔案信息系統內部管理規范和崗位管理制度，落實檔案信息系統崗位責任制和領導負責制，科學設置檔案信息系統中的經辦、審核、審批和系統管理等崗位，合理安排崗位人員，加強保密管理和風險防范，確保檔案信息系統安全平穩運行。

（二）推進檔案信息共享，完善信息化平臺建設。高校檔案信息化建設中，由于檔案信息來源廣，管理內容多，檔案信息數據的收集與整理往往比較繁瑣。推進信息共享，完善檔案數據匯集和信息共享機制，制定高校檔案信息數據標準，明確檔案信息共享種類、范圍、流程和使用方式，實行檔案信息化管理，高校各部門間通過網絡進行檔案數據傳輸和接收，可以有效提高檔案工作效率。由檔案人員建立網絡共享檔案數據，并將檔案信息上傳至網絡共享數據庫中，各部門人員按照數據庫的記錄標準來進行數據管理，就可以有效統一檔案數據記錄格式，防止數據格式互異的產生，促進檔案信息數據高效采集，有效整合。在確保信息安全的前提下，加快推進各部門信息系統互聯互通，已有的業務管理系統要加強業務協同，打通信息壁壘，實現數據共享互通，解決檔案數字化率低，“信息孤島”等問題。逐步形成集數據存儲、共享功能于一體的高校檔案數據中心。最大限度為教師提供教學、科研、健康等方面細致服務，使每一位師生都能享受高效、便捷、安全的校園生活，推動高校檔案信息管理可持續性發展。高校檔案信息化網絡化共享管理平臺如“圖1”所示。

（三）加大檔案信息化建設的投入。高校需要盡快共同加強檔案信息化、智慧化建設中的軟硬件設備投入，建立專門的機房，并且在設備購進時按照國家規定和行業標準，充分考慮軟件、數據庫和通信協議的標準化統一，最終形成規模化和標準化的檔案信息化管理模式，為高校內部和高校之間的檔案交流與合作共享奠定良好基礎。為此，還需要購進一些高性能設備和先進的軟件。例如，利用多功能高精度掃描儀和具有智能識別技術的設備采集圖像、文字、聲像、視頻等信息資料，采用先進的數據分析軟件對檔案信息進行處理與分析，借助云計算技術存儲數據以降低檔案數據的存儲量，依靠互聯網通信技術進行數據的有效傳輸與訪問，可以極大推進和實現高校檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化。將高校檔案信息化納入高校整體管理建設中，在政策和資金等方面都給予必要的支持。大力開展高校大數據檔案信息化管理系統建設，積極研究和探索打破高校檔案信息孤島，不斷豐富檔案信息化內涵。

圖1 高校大數據檔案信息化網絡化管理共享平臺示意圖

（四）加強檔案信息化人才隊伍建設。檔案的管理工作是一個復雜、系統的工作。每一個環節、每一個步驟都需要檔案管理工作人員謹慎對待，更需要他們細心審核，這就在一定程度增加了檔案管理工作的復雜度和挑戰性。高校檔案信息化建設就是要使檔案的收集、存取、檢索和分析等過程轉變成為智能化方式，所以必須組建一支技術性強、專業化程度、綜合素質水平高的檔案信息化管理工作隊伍。為此，有效提升檔案人員的計算機水平、信息處理和數據分析能力，培養出具備適應大數據檔案信息化管理需要的檔案工作人員，促進高校檔案信息化水平不斷提升。

四、結語

高校大數據檔案信息化建設是我國教育事業發展中不可或缺的基礎性工作，也是一項艱巨而長期的復雜工程。面對高校檔案信息化管理的新情況，建設高校檔案信息化管理系統、完善高校檔案信息化共享管理平臺、加大檔案信息化基礎設施建設的投入力度，培養一批具備信息化素養的檔案管理人才。促進高校檔案信息化工作適應新環境、新常態、新發展，進一步實現高校檔案信息化事業的可持續發展，達到與實現高校檔案信息化管理標準化、現代化建設目標。