淺談基于知識管理的數字檔案館建設

“知識就是力量”，知識管理越來越引起人們的關注，成為提升企業知識價值、增加企業競爭優勢的重要手段。再以滿足企業的各項需求為前提，發揮現代化信息技術的優勢，最大限度地挖掘和利用檔案知識的價值，最終把企業檔案館建成基于知識管理的數字檔案館。

一、知識管理的定義

知識管理起源于20世紀80年代，其產生主要是社會經濟和技術的發展、企業和其他組織的內在需求，從而迅速發展成為戰略性管理思想。美國APQC認為：知識管理是在恰當的時間，將正確的知識傳達給正確的人，促進知識共享，將信息實現知識增值的行動上，從而提高企業競爭力。

二、檔案知識管理的概念

2001年，馮惠玲教授在中國首屆檔案學博士論壇上提出，在“夾縫時代”，檔案人員應該將職能重心從實體管理轉向信息管理、知識管理。檔案知識管理就是運用知識管理的理念、方法和手段到檔案管理中，借助現代信息技術，深入挖掘企業檔案中蘊含的有用知識單元，建立以檔案利用者滿意為中心的檔案知識服務體系。

三、實現檔案知識管理對檔案管理的作用

（一）提升檔案管理的價值。知識管理采用先進的信息技術手段為用戶提供個性化的信息、知識服務，最大限度地產生知識的價值，提升企業的原動力和競爭力。知識管理可以使檔案信息資源得到最大限度的開發利用，從而提升檔案管理的價值。

（二）拓寬檔案管理的領域。知識管理在企業科研生產、經營管理等各項活動中發現知識、共享知識、運用知識，使知識為企業價值創造的各種活動中提供支撐與保障，這樣檔案管理就被融入企業各項日常活動中，成為企業日常工作中必不可少的組成部分。

（三）拓展檔案管理的技術。隨著整個社會信息化程度的提高，促使檔案管理采用IT技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識和提供個性化檔案服務的方向轉變。所以，要采用各種信息技術，充分開發利用館藏檔案資源，提高檔案知識管理水平。

（四）完善檔案管理的職能。隨著知識管理在各行各業的全面應用，在企業檔案管理工作中也不例外，檔案信息管理的職能要從過去重檔案實體的管理向重知識管理的轉變，加大對檔案知識開發利用的力度和途徑，實現檔案知識資源的共享，在知識管理的背景下不斷優化和完善檔案管理職能。

四、基于知識管理的數字檔案館建設內容

（一）加強檔案人員培訓力度，培養知識型館員。要建立基于知識管理的數字檔案館，檔案從業人員要轉變觀念，轉變“重管輕用”的觀念。對他們進行知識管理的培訓，從傳統的館員轉變為知識型館員：首先，培養并接受知識管理理念，在檔案管理過程中運用知識管理。其次，要不斷學習知識管理相關知識和IT技術。最后，要拓寬工作領域，主動收集、發現和創造檔案中的隱性知識。

（二）加強標準體系建設，推動檔案管理規范化管理。目前國家沒有出臺統一的數字檔案館建設標準，基于知識管理的數字檔案館建設標準體系建設已迫在眉睫。首先應當確定標準體系建設的原則、方法以及內容，制訂包括數字檔案館建設的管理性標準、技術性標準、業務性標準以及檔案資源數據的標準，從而推動檔案管理規范化管理。

（三）加強基礎設施建設，加快檔案管理的現代化進度。要想早日建成數字檔案館，必須加強檔案基礎設施的建設，加大檔案現代化管理的投入，不斷完善檔案網絡環境建設、硬件基礎設施建設及系統軟件的建設。只有檔案管理手段現代化，才能實現檔案信息資源的現代化。

（四）擴大歸檔范圍，建立知識庫。在知識經濟迅猛發展的時代，歸檔范圍不能只局限于對傳統類別歸檔范圍內檔案材料的收集。除了歸檔紅頭文件、科技文檔和技術資料等顯性知識外，還應歸檔工作總結、特殊經驗以及心得感悟等隱性知識，并且注重對隱性知識進行組織、整理、分類等二次加工，建立知識庫，使需要的人能及時方便獲得，這樣可以更好地為用戶提供服務。

（五）分析用戶需求，充分挖掘檔案信息資源。檔案人員重視檔案信息資源的數據挖掘，對用戶需求進行特征分析，包括關聯性分析及差異性分析，分析檔案信息資源之間的異同，然后進行分類整理，挖掘檔案蘊含的隱性知識，將其提供給用戶，以滿足他們的各種個性化需求。

五、結束語

在知識管理的背景下，通過知識管理與檔案管理的深度融合，建成基于知識檔案管理的數字檔案館，從而拓寬和優化檔案館的服務功能，滿足用戶對信息和知識的全方位需求，完善數字檔案館的綜合服務功能，更好地為企業科研生產、經營管理服務，提升企業的核心競爭力。