淺談精細化管理在醫院檔案管理中的運用

一、我國大部分醫院的檔案管理現狀

（一）傳統的檔案管理模式中，檔案管理流程存在的問題。我國的經濟與社會發展速度非常快，這是一件很好的事情，但是這種高速發展，同時也會讓一些傳統且落后的管理體系跟不上迅速發展的新形勢。事實上，我國大部分醫院的檔案管理體系就面臨著這樣一個問題。在我國大部分地區的各級醫院中，檔案管理流程還處于一個比較落后的狀態，比如，有些醫院工作人員還習慣將檔案進行手動分類，然后手動放在檔案室的儲存架上。這種傳統的檔案管理模式會有一些很嚴重且難以解決的問題存在，因為工作人員的精力是有限的，這種手動存放檔案的管理模式很容易造成重要檔案的丟失或者毀壞。由于這種純物理式的檔案管理模式有著自身難以解決的缺陷，更加凸顯出新式檔案管理模式的必要性，而檔案的精細化管理模式正是為了解決這些問題應運而生的新型管理模式。

（二）傳統檔案管理模式中，檔案歸檔流程存在的問題。由于傳統檔案管理模式是以物理式檔案管理為主，主要靠工作人員手動操作，這就導致檔案在歸檔的時候，很容易出現歸檔不及時、檔案收集的效率低下、歸檔出現錯誤以及歸檔過程中文件出現損壞等等問題。這些問題都會導致醫院的運轉效率變得低下，有時候還會出現影響病人救治等等嚴重的后果。因此，我國大部分醫院的檔案管理現狀事實上不容樂觀，迫切需要引進新型的精細化檔案管理模式。

二、精細化管理在醫院檔案管理中的運用

（一）將檔案管理流程進行精細化的改進。醫院的檔案管理工作者在進行檔案管理模式改進時，首先需要做的事情，就是把檔案管理的流程進行精簡，復雜的流程變得簡單之后，檔案管理的過程中就能避免很多無謂的資料損失，也能讓管理變得更加方便和可控。例如，某地的一家醫院，在2017年的時候，整個檔案管理流程是從檔案整理分類開始的，然后錄入目錄，整理檔案進行裝訂，根據裝訂情況制定檢索目錄，將檔案入庫，最后分類上架。這種模式固然有其嚴謹的優點，但是在具體的操作過程中，這家醫院的檔案變得非常混亂，很多檔案丟失，造成了一些問題，給醫院帶來了許多損失。于是，到了2018年，這家醫院引進了新的精細化檔案管理技術，這種新的檔案管理模式在檔案入庫流程上徹底避免了上述問題的發生。具體來說，新的精細化檔案管理模式所采用的檔案管理流程是這樣的：首先對檔案進行統一的編碼，這種編碼綜合各部門統一進行，然后新增和遺漏的檔案文件也都要匯總到檔案部門去進行編碼，編碼完成之后，檔案管理部門會整理出一個檔案編碼范本，各個部門根據這個范本，可以很快整理好自己部門的檔案文件。最后，在歸檔的時候，各個部門都需要按照編碼將資料送還檔案室，由于每個檔案都有具體的編碼，任何遺漏都一目了然，可以避免檔案丟失與損壞的問題發生。這種精細化的檔案管理模式通常還會結合專業的檔案管理計算機軟件來進行，讓檔案的管理變得更加精準和可靠。同時，為了檔案的資料安全，醫院還會統一為所有的檔案制作電子版本的備份，并且將電子版的備份存放在禁止連通網絡的計算機中，讓檔案遺失的問題得到根本的解決，同時又不會對檔案的安全性造成影響。這樣一來，新的精細化檔案管理模式就從檔案管理流程和檔案管理技術上徹底避免了傳統檔案管理體系存在的種種問題。

（二）對檔案歸檔流程進行精細化改進。根據傳統檔案管理模式存在的問題，醫院要采用的新型精細化檔案管理方案，還應該在檔案歸檔流程上進行精細化的改進。具體來說，就是醫院的檔案管理人員應該將精細化的管理理念運用到醫院檔案的整理與歸檔流程中去，并且結合醫院的實際情況，讓檔案的完整性得到保證。對于不同類型的檔案，檔案管理人員應該使用不同的歸檔方式來進行歸檔，這樣可以讓檔案的歸類清晰，避免錯檔。比如某地的一家醫院，在對檔案進行精細化歸檔處理之后，可以得到一批非常精細的數據，這些數據包括永久檔案、長期檔案和文書檔案、病歷檔案等等類型，而醫院會將這些檔案中的機密重要部分進行數據化管理，讓檔案保證絕對的完整性。這樣進行精細化歸檔處理之后，醫院的檔案管理質量就得到了很大的提升，檔案管理效率也得到了提高。醫院在此基礎上還擴建了檔案室，讓檔案的分類變得更加清晰和精細，同時升級了檔案精細化管理必須的一些硬件設施，所有這些措施都讓精細化檔案管理方案能夠通過歸檔流程的優化和分類的精細化而得到最大程度的運用。

三、總結

本文主要從檔案的管理流程、歸檔流程以及檔案電子化3個方面對檔案精細化在醫院檔案管理系統中的運用可能性進行了探討，從這3個方面入手，就可以將精細化的檔案管理方案與醫院的檔案管理體系較好地結合起來，進而保障醫院能夠更好地運轉。