強化醫院文書檔案安全保障體系建設的途徑

在過去的很長一段時間，醫院的相關管理部門對于檔案管理的精細化并不看重。但隨著時代的變化，管理部門對于檔案管理的認知逐漸得到深化，而醫院檔案的精細化管理也隨之成為當前醫院后勤管理的重要組成部分。醫院檔案精細化管理對于醫院管理水平的提高起到了重要的作用，同時促進了檔案管理制度的標準化，提高了當前醫院的管理效率。將文書檔案安全保障體系的管理思想與醫院檔案精細化管理相融合，成為醫院檔案管理中較為特殊的一種管理方式，為醫院檔案精細化管理水平的提高指明了方向。

一、文書檔案安全保障體系的概念

醫院文書檔案安全保障體系構建的提出是為了適應檔案管理精細化而提出的新型管理方法指導觀念，是指通過增加與減少一定措施和資料改變被管理對象現狀的一種精細化管理方式。與傳統的管理方式相比，文書檔案安全保障體系中的任何一個環節單獨拿出來都很難起到較為明顯的作用，但當四類舉措相互作用時，會對被管理對象起到質變的作用。對于檔案的精細化管理而言，文書檔案安全保障體系的應用促進了精細化管理模式和方法論的合理化、邏輯化、以及標準化，同時對于管理任務精簡化也起到了重要的作用。而對于“加減乘除法”檔案管理的應用也逐漸成為檔案管理的一種常用方式，其中“加法”是指增加精細化管理的范圍與內容，但這并不僅僅是管理方法和檔案管理范圍數量上的簡單增加，而是為了豐富檔案管理的方法，不斷地創新管理思維，創新和精簡化管理內容，最終達到提高工作效率的目的。而“減法”則主要側重與減少檔案管理的文獻數量，使得檔案整理人員需要整理、鑒別、以及分類的檔案數量減少，降低工作人員的工作強度，提高工作質量。“乘法”則是指通過不斷地完善管理制度、以及引入西方的先進檔案管理方法，利用最新的檔案精細化管理方法與制度，推動原有檔案管理方法和制度化的量變，最終促使整個檔案管理的精細化實現質變。“除法”則是要求檔案管理人員能夠擁有大局觀，從檔案管理精細化的多個方面入手，不斷擴大檔案管理內容的“分母”，減少檔案管理精細化的“分子”。

二、檔案精細化管理的現狀

隨著時代的變化，管理部門對于檔案管理的認知逐漸得到深化，而醫院檔案的精細化管理也隨之成為了當前醫院后勤管理的重要組成部分。將文書檔案安全保障體系應用于醫院檔案精細化管理逐漸成為一個革新的方向，旨在為醫院管理水平的提高提供重要的方法論指導。

（一）管理制度不合理。由于長期以來醫院管理人員對檔案管理工作重要性的忽視，檔案管理精細化僅僅停留在理論的階段，真正能夠做到醫院檔案管理精細化的少之又少，也正是在這樣的背景下，造成了檔案管理制度的不合理和不完善。對于管理活動而言，是否具有一個合理的管理制度將會對其后續的工作產生重要的影響，例如如何進行檔案精細化排列和分類，都需要有一個合理的管理制度保持其規范化和制度化，避免了由于制度不合理可能會導致的排列和分類的混亂。另一方面，只有一個合理的管理制度才能夠保證檔案管理的精細化進展足夠科學，同時又能夠利用科學管理的方式反作用于醫院檔案的精細化管理，當兩者之間相互促進時，醫院檔案管理才能夠持續精細化。

（二）管理模式較為單一。管理模式較為單一是當前醫院檔案精細化管理的重要問題之一，是阻礙醫院檔案管理水平發展的重要因素。單一的管理模式是制約醫院檔案管理精細化的重要原因，同時也導致了醫院檔案管理精細化工作效率低下、工作質量不高等問題。檔案管理人員在履行工作職責時，如果只能通過較為單一的方式對圖書檔案進行管理，則可能會對醫院管理人員的查閱和管理工作造成影響，進而導致整個醫院檔案管理甚至是運營管理系統的低效率。這種管理模式單一的問題對于檔案管理工作的精細化而言，是長期存在的較為普遍的一種現象，而如何解決這一問題則成為了能否促進檔案管理精細化高效率和快速普及的關鍵。

（三）文書檔案安全保障體系應用還不成熟。對于醫院檔案管理的精細化而言，由于文書檔案安全保障體系的管理模式較為新穎，所以其與醫院檔案管理精細化的融合自然也并不算完善，應用的也并不成熟。而文書檔案安全保障體系的應用仍然需要長期的理論研究和實踐，才能夠更好地保證醫院檔案管理的精細化。

三、文書檔案安全保障體系應用策略研究

文書檔案安全保障體系中的任何一個環節單獨拿出來都很難起到較為明顯的作用，但當四類舉措相互作用時，才會對被管理對象起到質變的作用，因此在進行文書檔案安全保障體系的應用時需要進行宏觀的科學指導才能夠真正地達到促進檔案管理精細化的目的。本文從當前文書檔案安全保障體系應用中“加減乘除法”的應用給出了一定的應用策略。

（一）“加法”增加精細化范圍。“加法”是指增加醫院檔案精細化管理的范圍與內容，但這并不僅僅是管理方法和檔案管理范圍數量上的簡單增加，而是為了豐富檔案管理的方法，不斷地創新管理思維，創新和精簡化管理內容，最終達到提高工作效率的目的。例如將醫患糾紛、受害賠償等加入到檔案精細化管理的范圍內，并對醫療糾紛的事件進行詳細記錄與收集。

（二）“減法”減少檔案數量降低成本。“減法”主要側重與減少醫院檔案精細化管理的文獻數量，使得檔案整理人員需要整理、鑒別、以及分類的檔案數量減少，降低工作人員的工作強度，提高工作質量。通過電子化手段減少檔案管理中紙質文件的數量，用電子技術代替紙質記錄，用電子文件、電子存檔代替紙質管理。

（三）“乘法”提高檔案管理強度。“乘法”則是指通過不斷地完善管理制度、以及引入西方的先進醫院檔案管理方法，利用最新的醫院檔案精細化管理方法與制度，推動原有醫院檔案管理方法和制度化的量變，最終促使整個醫院檔案管理的精細化實現質變。例如提高醫院管理人員的招聘水平和定期培訓教育工作的次數，并通過編制醫院事件編年史，深刻反映當前醫院的歷史和管理強度。

（四）“除法”減少管理的安全隱患。“除法”是要求醫院檔案管理人員能夠擁有大局觀，從檔案管理精細化的多個方面入手，不斷地擴大檔案管理內容的“分母”，減少檔案管理精細化的“分子”，從而利用兩者之間的相互作用促進醫院檔案管理精細化進展的質變，全面提高檔案管理的查準率和查全率。例如加強醫院的防火防盜管理、制定嚴格的管理準則、去紙質化等，都能起到“除法”的作用。

四、結語

將文書檔案安全保障體系應用于醫院檔案精細化管理逐漸成為了一個革新的方向，旨在為醫院管理水平的提高提供重要的方法論指導，但如何促進文書檔案安全保障體系與醫院檔案精細化管理之間的融合，則仍然需要從文書檔案安全保障體系四個方面進行思考。