淺談企業(yè)合同類檔案管理

本文中合同類檔案是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議本身及其在準(zhǔn)備和執(zhí)行過程中形成的具備查考保存價(jià)值的歷史記錄。在市場經(jīng)濟(jì)中，對于以盈利為目的的企業(yè)來說，合同是其經(jīng)營活動合法性的依據(jù)，更是其維護(hù)自身合法權(quán)益的有力證據(jù)，規(guī)范、系統(tǒng)的合同類檔案管理是企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展不可或缺的保障力量。

一、企業(yè)合同類檔案管理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，我國檔案管理水平日益提升，特別是企業(yè)的檔案管理，越來越多地引進(jìn)了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)和檔案專業(yè)人員。但仍有部分企業(yè)只顧發(fā)展經(jīng)濟(jì)，無暇顧及檔案工作，合同類檔案作為企業(yè)檔案工作中的重要部分，各企業(yè)的管理水平和管理模式也各不相同。

（一）信息化水平參差不齊。很多企業(yè)的檔案工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，可在線歸檔、在線利用，甚至有的企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，對文件從產(chǎn)生、辦理直至歸檔和保管、利用做到了全生命周期管控。但也有部分企業(yè)至今仍未實(shí)現(xiàn)檔案條目化管理，僅依靠傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行收集。合同類檔案作為企業(yè)檔案中的一部分，跟整個(gè)企業(yè)的檔案管理水平直接相關(guān)，管理水平高的企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了合同數(shù)字化管理和利用，有的甚至從擬制到簽訂都通過信息系統(tǒng)在線運(yùn)行，然而，部分企業(yè)可能都還未對合同類檔案進(jìn)行管理，基本都散存在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員手中，這對企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益有著很大的隱患。

（二）管理模式各不相同。企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營范圍的不同，其產(chǎn)生的合同種類和數(shù)量都會不同，這就使得企業(yè)合同的管理模式存在著差異，有的是集中管理，這樣便于利用；有的為了保證某一項(xiàng)目的檔案完整，將合同分散在與之相關(guān)的各個(gè)項(xiàng)目的檔案中，可以呈現(xiàn)該項(xiàng)目的完整性。

二、信息時(shí)代如何做好合同管理

在信息化水平參差不齊，集中和分散管理各有千秋的情況下，合同類檔案的管理工作應(yīng)該如何開展？筆者認(rèn)為需從以下幾方面著手：

（一）歸口管理。企業(yè)的合同和檔案工作都應(yīng)具有相應(yīng)的歸口管理部門。合同歸口管理部門統(tǒng)一制定合同從擬制到簽訂到執(zhí)行的管理規(guī)范，設(shè)置具有一定規(guī)律的合同編號規(guī)則，從合同的產(chǎn)生到后期的執(zhí)行、歸檔，合同編號固定不變，歸檔后檔案管理人員仍沿用合同編號進(jìn)行整理。不論信息化水平的高低，有歸口管理部門從源頭上統(tǒng)一約束，后期管理工作會事半功倍。合同類檔案管理工作由企業(yè)檔案部門歸口管理，制定合同歸檔的制度和要求，并對業(yè)務(wù)部門的合同類檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)。

（二）預(yù)立卷管理。受合同所涉及內(nèi)容的影響，不同類型的合同簽訂周期不同，其經(jīng)辦人員也因業(yè)務(wù)差異分散在各部門，如果由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員自行歸檔，一方面，檔案人員不了解合同涉及的業(yè)務(wù)，不能確保合同及其附件內(nèi)容的完整性；另一方面，檔案人員不清楚企業(yè)整體合同的情況，很難保證合同全部歸檔。而歸口管理部門不僅清楚合同所涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容，對企業(yè)合同的整體情況也了如指掌。因此筆者建議由合同歸口管理部門進(jìn)行預(yù)立卷管理，在第二年上半年完成上年度簽訂合同的移交歸檔工作。1.收集。合同歸口管理部門在收集的時(shí)候需要注意整個(gè)年度簽訂合同歸檔的完整，同時(shí)要嚴(yán)格檢查合同文本本身及其附件的完整，確保合同簽署（蓋章簽字、日期簽署等）完整、合同簽訂前準(zhǔn)備過程文件及其簽署完整。執(zhí)行周期較長的合同，在執(zhí)行過程中產(chǎn)生的變更類文件也應(yīng)一并歸入相應(yīng)合同編號的檔案中，才能保證合同類檔案的完整性。2.整理。合同歸口管理部門在收集合同類檔案后按合同的編號從小到大排序，并對單個(gè)合同號中的文件按照主體在前、附件在后的原則進(jìn)行排序、整理。每份合同的準(zhǔn)備和辦理時(shí)間都各不相同，收集時(shí)只確定案卷號，件號暫定，待年度合同類統(tǒng)一移交歸檔后由檔案管理部門最后確定，這樣在后期利用中，不僅可以通過檔號查找，在批量借閱時(shí)還可以按照合同編號快速獲取。因涉及業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額的不同，每份合同的價(jià)值和有效期也不同，因此其保管期限也應(yīng)有所差異。屬于企業(yè)主營業(yè)務(wù)且金額較大的合同類檔案應(yīng)永久存放，非主營業(yè)務(wù)且金額不大的定期存放，金額大小根據(jù)企業(yè)運(yùn)營規(guī)模自行確定。3.錄入。合同類檔案的錄入按照檔案著錄常規(guī)要求進(jìn)行，但合同的多個(gè)責(zé)任者中可只錄入除企業(yè)自身外的其他單位，雙方都有合同編號的都需要錄入，日期為合同的生效日期。對于集中管理合同類檔案的企業(yè)，在錄入時(shí)還需要建立合同與其所涉及項(xiàng)目的檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，才能既確保其項(xiàng)目檔案的完整性，又能快速查找利用。4.移交。合同歸口管理部門在每年上半年完成上一年度簽訂合同的移交，移交時(shí)按照檔案歸檔要求辦理交接手續(xù)，移交清單一式兩份，合同歸口管理部門和檔案歸口管理部門各留存一份，移交后由檔案管理部門負(fù)責(zé)后期的保管和利用。

（三）信息化管理。近年來，檔案工作中重藏輕用的現(xiàn)象正在逐步改善，合同類檔案因其自身的特性，在各類檔案中利用頻率偏高。企業(yè)應(yīng)借助信息化管理手段提升合同類檔案管理水平，提供便捷的利用方式，這樣不僅可以提高用戶工作效率，還可以促使用戶更好地支持合同類檔案前期的歸檔收集工作，從而進(jìn)一步提升合同類檔案的管理水平。

三、結(jié)語

企業(yè)可根據(jù)自身管理模式確定合同類檔案的管理模式，但合同的歸口管理部門是必不可少的，只有從源頭上規(guī)范合同管理工作，才能為后續(xù)的檔案工作奠定基礎(chǔ)。合同歸口管理部門和檔案歸口管理部門一起參與的預(yù)立卷管理模式，可確保合同類檔案的完整、規(guī)范，信息化管理手段可為用戶提供便捷、高效的利用途徑，為企業(yè)發(fā)展提供信息資源保障。