加強中職學校檔案管理工作的建議

當下社會對于技術型的人才需求越來越大，各大中職院校也開始擴招學生。中職教育比較注重技術的培養，學生在校表現如何，需通過學校和教師對于學生的評價所產生的檔案資料得知，一般由學校的專業檔案管理人員進行管理，對于如何能展現出學生對于技能的掌握程度，除了平時的表現外，教師和學校會把學生的成績和平時的上課情況記錄下來，同時也會成為以后企業單位對于學生認可的一大衡量標準，所以要對教師和學生負責，就必須做好檔案管理工作，不但要做好，還要精益求精，以下是本人對于中職院校加強檔案管理的幾點想法。

一、檔案管理的重要性

檔案從古代就有記載，是代表一個人或者一個組織在某一特定時間之內的一些表現和一些重大的事情，今天社會發展進步的速度更快，所以對于檔案管理的要求也會更加嚴格，不但在管理中做到長久的保存，還要對其檔案進行完善，在中職學校，有教師的檔案，也有學生的檔案，都能夠讓別人通過檔案快速了解一名教師或者學生，有利于學校的管理人員了解每一位教師，在工作安排時能夠做到人盡其才，在每一個崗位上都能夠發揮出其優點來；學生的檔案對于學生來說也是十分重要的，用人單位在用人的時候不單單注重學生的簡歷，更加注重學生平時在學校的表現是什么樣子的，包括學生的成績。這些檔案有的記錄的是學生的成績，在校的表現，有什么樣的特長，在校擔任何種職務，以及任課教師對于學生的評價，這些資料包含了文字、圖片、視頻多種多樣的形式，這些都是學校的財富，而且用人單位通過了解學生的情況，包括錄用了畢業生以后，能夠對學校的評價給予肯定，間接提升學校的知名度。

二、中職學校檔案管理的現狀

（一）管理人員的業務能力有限。在中職學校中，雖然檔案的管理都會由專人來負責，但是由于很多院校利用一些在職的教師進行管理，大多以兼職的形式存在，而且教師一般都會忙于自己的專業教學工作，對于檔案疏于管理，檔案管理工作形同虛設，僅僅能夠體現出保管的作用，沒能夠把管理工作落實到位，應針對專業人員的問題進行改進。

（二）檔案記錄是否具有真實性。在中職院校中，由于有大量的師生，對于檔案的管理工作中核實情況來說，做的都不太認真，特別是對于學生的評價，都是由一些教師進行評定的，教師在進行評定的時候大多注重的是成績，平時都是結合成績來對學生的情況進行評定，而且在評定的過程中寫的都是一些套話，既沒有指出學生的不足也沒有給予合理化的建議，而且平時教師對于學生的了解比較少，對于其評價沒有一些真實感受，所以對于學生的評價與實際不相符合，其真實性有待推敲。

（三）檔案管理的分類收集不到位。學校的人員眾多，每天產生的檔案比較多，管理人員在進行分類的時候做的不是很好，由于有的檔案管理人員是按照時間來進行保管處理的，有的是按照專業分的，有的是按照班級分類的，而且有的時候在需要的時候能夠把檔案找到，但是把檔案收回的時候就忘記了是應該按照時間保管的，還是按照班級保管了，對于下次的查找帶來不便。教師和學生的檔案都應該在隨時更新的狀態，但是目前的檔案管理只是在某一個時間能進行集體的檔案更新，對于檔案數據的收集也是非常不利的。

三、對于加強中職學校的建議

（一）加強對于檔案管理人員專業能力的培養。由于檔案的數量較多，而且檔案對于教師和學生乃至于學校都應該值得重視，所以對于檔案管理不但要有專業的檔案管理人員進行管理，招聘更多的檔案管理的人才，而且還要不斷提升其能力，鼓勵檔案管理人員參加一些社會組織或者是政府組織的培訓活動，來完善自己的業務水平，而且要對檔案管理人員采取績效考核制度，根據業務的好壞來定獎金，也可以對業務做的好的管理人員給予物質獎勵。其中的業績考核就包括對于檔案分類和收集的及時性，積極參加培訓的，能夠及時查閱檔案或者能夠及時調閱出檔案的，以及對于檔案管理能夠有新的想法的，都記錄在績效考核之內，對于檔案管理人員職稱評定也有硬性要求，對于能夠積極參加各種培訓用來提高自己的業務能力的給予職稱評定，否則不予評定職稱。

（二）檔案管理確保檔案資料的真實性。對于檔案管理的真實性，要努力的不單單是檔案的管理人員，其中也包括學校的各級教師，不同專業的教師，在教師給予學生評價的時候要確保檔案內容的真實性。要對各專業課的教師進行培訓，這也是確保檔案管理能夠做好的一項保證，學校應該給全校的教師和檔案管理人員，包括學校的管理人員組織會議，對于評價內容一定要寫出真情實感，不能單單靠學生的成績來評定一切，這是非常不公平的一件事情，所以需要教師在平時多了解一下學生在平日里的一些真實表現，教師可以試著跟學生們做朋友，幫學生們找身上的不足和發光點。檔案管理人員也要和教師常常溝通，以確保檔案的真實性，通過未來用人單位對于學生的肯定，對于檔案記載的肯定，也將更有利于學校的長遠發展和知名度。

（三）檔案管理的分類、整理和收集。檔案的管理要求管理者能夠更加快捷方便地找到所整理的檔案，這要求管理者要有更高的管理水平，對于檔案能夠做出正確的分類，并對資料有序保管，并且要建立電子形式的資料庫，分類方面要按類別、時間、事件等順序有序制定，并且收集完的檔案要做好臺賬，更加方便查找，能夠快速更新資料，要定時對資料和臺賬上的記載進行盤查，以防止檔案遺失。

（四）完善檔案室的硬件設施。檔案室對于存儲檔案要具有長期保存、查閱方便等特點，所以在進行檔案管理的過程中要不斷完善檔案室的功能，學校加強對于檔案室的建設，使檔案室能夠真正防潮、防火、防蛀、防盜、防塵、防霉、防高溫、防光照等功能，在建的檔案室一定要把這些因素考慮進去，這樣才能夠讓檔案長期保存下去，在檔案室內，要定期放置一些驅蟲的物品，要有干燥劑，同時消防設施和逃生設施也是必不可少的，不但要建立有形的檔案室，通過信息技術的應用還要建立電子信息庫，通過電子檔案來隨時查閱所需要的材料。

（五）應用信息化技術進行檔案管理。當代是信息化時代，信息化技術應用越來越廣泛，中職學校的檔案數量眾多，應該及時應用信息技術來完善檔案管理，利用相應的管理軟件能夠更加便捷，可以利用軟件技術促進檔案管理更加便捷化、公平化、透明化，工作效率也會更上一層樓。利用軟件，建立學校所獨有的檔案管理系統，一方面能夠減輕檔案管理者的工作壓力，工作更加輕松，通過軟件的分類、整理更加快捷準確；另一方面，對于教師和學生都是一件好事情，通過在系統上設置不同的權限，教師和學生都可以通過登錄賬號來核對自己的檔案信息，特別對于教師來說，可以利用軟件在線對于學生的評價進行修改，更能夠及時把發現的問題反饋給檔案管理者，同樣學生也可以反饋自己的一些資料中存在的問題，使得檔案管理更加公開化和公平化，更具備科學化的管理。而且通過檔案管理系統的應用不用進行繁瑣的東翻西找，只需要搜索關鍵詞就能看見想要的內容，讓檔案管理更加便捷，雖說信息化技術的應用很方便，但是紙質的原始檔案還是必須進行保存管理的。

四、結束語

中職學校中加強檔案管理能夠讓教師的工作更加規范化，教學的過程中也會更加專注于培養學生的能力，學生能夠更加專注進行學習。在規范學校檔案管理的同時，要注重培養人才，培養真正具有檔案管理能力的人才，通過不斷完善自己，讓學校的工作有條不紊地進行，同時也為學校的長久發展起到關鍵性作用。