企業檔案管理創新與服務模式探討

一、企業檔案管理中存在的不足之處

（一）不重視檔案管理工作。當前，我國大部分企業沒有對檔案管理工作給予高度重視，檔案管理意識較為薄弱，沒有意識到檔案管理工作的重要性，在實際檔案管理工作當中也沒有落實相關的規章制度。多數企業把產品開發以及市場銷售活動作為企業經營管理的重點內容，片面以為檔案管理就是簡單的搜集、整理以及保存職工信息，不需要投入較多資源，因而缺乏統一的管理標準，致使檔案資源的價值被埋沒。

（二）缺乏健全的檔案管理制度。大部分企業不重視職工檔案管理工作，致使檔案管理工作缺乏健全的管理體系和制度。雖然有的企業建立了檔案管理制度，但是不規范、不嚴格，基本都流于形式化。檔案管理工作自身沒有完善的制度做保障，致使其無章可循，工作當中出現較多混亂。另外，檔案管理人員缺乏高度的責任心和服務意識，在工作當中得過且過，執行力不強，不深入，資料丟失、數據信息不全面等問題層出不窮。

（三）檔案信息化建設存在的問題。處于網絡時代，企業檔案管理必須依靠網絡以及通信技術，在企業檔案管理當中樹立信息化管理理念，才能使檔案管理工作跟上社會發展的步伐，滿足企業發展的需求。然而，我國企業檔案管理方法和技術方面仍然存在較多問題，尤其是對于電子檔案的管理缺乏明確的標準和制度，對于出現的問題無法及時解決。

（四）檔案管理工作人員方面存在問題。檔案管理人員的綜合素養偏低是目前多數企業普遍存在的問題。企業多數檔案管理人員沒有通過專業的培訓，對檔案管理工作缺乏正確的認識，同時大部分企業的檔案管理人員身兼數職，日常工作當中以其他工作為核心，檔案工作都是兼職進行，致使檔案管理工作質量和水平都較低。檔案專業出身的工作人員極少，缺乏完整的知識結構，學歷較低，業務水平以及專業技能不高，工作處于疲于應付狀態，致使檔案管理工作的時效性和有效性與新時代的檔案管理工作不相符。

二、企業檔案管理創新措施

（一）創新檔案管理觀念。首先，必須熟悉檔案才能科學合理地利用檔案，充分發揮檔案的價值。隨著我國產業結構的逐步調整，經濟結構趨于優化，市場競爭日趨激烈，企業檔案管理工作必須改變傳統的管理觀念，深入企業了解各項工作具體操作流程，才能掌握好相關檔案的儲存意義，檔案管理人員才會對不同類型的檔案資料心中有數。其次，確立檔案資產意識，加大檔案資產管理力度。檔案資產作為企業總資產中的一部分，它是企業過去和現在的真實記錄以及客觀評價，能夠推動企業健康發展。因此，企業檔案管理人員必須樹立檔案資產理念，認真做好檔案管理工作。

（二）創新檔案管理體制。只有創新檔案管理體制，才能使檔案工作與現代企業的快速發展模式相符合。首先，企業應該結合實際情況，構建科學合理的管理體系，完善企業規章制度，明確檔案管理人員的崗位職責和工作標準，健全績效考核體系，提高相關人員的工作積極性和熱情，保證檔案管理工作有效開展。其次，改變傳統的管理模式。信息化時代，企業檔案管理應該建立信息化、數據化管理體系，才能提升工作效率，滿足企業的發展。企業創新檔案管理工作的目的是為了跟上社會發展的步伐，符合市場經濟體制的需求，因此，應該優化管理模式，促使各個工作環節高效運行，才能使經濟效益實現最大化，使各個方面的資源實現最優化配置。

（三）創新檔案管理方法和技術。首先，隨著企業的快速發展，檔案管理工作也取得了較大的進步，因此對檔案管理人員的業務能力以及管理水平提出了較高的要求，企業應該加強對檔案管理人員的培訓力度，才能使其適應現代化檔案管理工作。其次，實施全員參與和探討的新工作局面。企業領導階層需要加強分管的檔案工作，把檔案創建工作貫穿于企業生產、經營的全過程。充分發揮各個部門以及重點項目成員的作用，鼓勵他們積極參與到檔案信息化建設當中。最后，務實基層基礎，加強企業自身建設。檔案工作作為企業最為重要的基本工作，要想使檔案工作更加標準化、規范化，需要加強自身基礎建設，大力加強檔案信息資源的開發和利用，提升整體管理水平，從而促進企業穩定運行。

三、企業檔案管理創新的服務模式

（一）健全網站服務管理體系。首先，當前各個行業在創新檔案服務模式過程當中，都在積極開展網上利用服務，健全網站的各項功能。企業計算機網絡檔案的建立，檔案管理人員能夠在自己的職責范圍之內構建自己需要管理的網站體系，同時能夠學習更為先進的科學管理方式，有效提升了檔案檢索效率。其次，全方位提供服務。要想實現全方位的管理模式，需要加大物質和技術的投入力度。健全企業信息開放利用中心，促使檔案管理更加開放化。對檔案資源實施全方位的服務，才能挖掘出有價值的信息，為企業發展服務。因此，企業需要牢固服務大局的理念。不斷調整和完善檔案工作運行管理體系。創建完善的電子文件整理標準，保證軟硬件基礎設施完善。才能充分發揮檔案資源的價值，提高企業經濟效益和社會效益。

（二）加大整合力度，實現檔案信息資源共享。加大整合力度，優化資源配置，實現檔案信息資源共享，才能推動企業發展，從而實現資產價值最大化。隨著信息化的深入和發展，網絡已經成為信息傳播的主要途徑，網絡信息容量大，傳播速度快，如何才能在海量的信息中快速挖掘出有價值的信息資源，最大限度利用空間，儲存各類文獻資料，是各個企業檔案管理部門需要深入研究的問題。企業可以盡快構建一個信息整合度較高的網絡系統，同時要保證該系統具有較強的管理性和整體性。而建立電子文檔中心則能夠使企業的各類電子檔案集中歸檔，保證各類信息能夠有效存儲和搜集管理，從而實現檔案信息資源共享的目標。

（三）加強檔案信息的深度編研。深度編研檔案信息，能夠使檔案管理人員及時發現、辨別以及獲取客觀存在的檔案信息資源，從而根據企業發展的需求以及檔案管理部門自己的特點，深層次研究檔案信息，通過科學的方法來挖掘出檔案信息的內涵和價值，從而提升檔案信息的利用效率和服務性，為企業發展奠定基礎。首先，對于數量較大，種類繁多的檔案信息資料，企業可以采用優先級的管理方式，科學合理進行。其次，邀請相關專家來編研檔案工程。因為企業檔案資料和企業的發展緊密相連，深度編研檔案過程當中，必須保證檔案資料的處理方法科學合理。最后，確保檔案編研的資料可以及時提交，才能使檔案資料的價值得以發揮。檔案資料的編研需要按照一定的流程和時間進行，確保編研的信息資料細致、全面和準確。

四、結語

總之，處于信息化社會，企業檔案管理工作必須與時俱進，才能跟上時代發展的形式，促進企業健康穩定發展。因此，企業應該創新檔案管理觀念、體制和管理方法以及技術，健全網站服務管理體系，加大整合力度，實現檔案信息資源共享，加強檔案信息的深度編研，促使企業檔案管理工作和服務更加現代化、科學化。