辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作研究

文檔是現代辦公室工作的最基礎的組成部分，文檔資料涉及各類報表、文獻以及記錄等等，它們是在工作與管理過程中產生的，對企業的正常運轉有一定的作用和價值，這些文本資料的主要功能就是傳遞、保存以及記錄信息。如今，在相關制度不斷完善的背景下，企業在不斷發展，辦公室的管理與工作水平也在不斷提升，在這樣的變化過程中，辦公室文檔管理存在的一些問題和弊端開始顯現。

一、辦公室文檔管理存在的問題

當前辦公室文檔管理存在的問題主要體現在兩個方面：一是辦公室人員的公文保密意識不強。在大多數情況下，辦公室公文管理與保密問題的出現主要是由于辦公室文檔管理人員缺少文檔管理的保密意識，導致對辦公室文檔管理和保密工作的重要性缺乏正確的認知，從而也就認識不到辦公文檔丟失或者泄密給辦公室帶來的損失和危害，所以，缺乏公文保密意識是非常不利于公文保密工作有效開展的。除此之外，辦公室也存在許多的人情問題，在人情的影響下，許多辦公資料的查閱、記錄等工作未按照正常的工作流程開展，加上在上級領導的要求下，文檔管理人員不登記就向上級領導提供公文信息，這就導致了公文的安全性威脅進一步增加。二是公文管理的制度不健全。公文管理的各個環節之間是相互關聯的，公文管理工作是一項具有系統性和整體性的工作，為了確保公文管理工作的規范性和標準性，就需要建立有效的規章制度規范以指導公文管理工作的正常開展，從而保障公文的安全與完整。目前很多辦公室存在制度缺位的問題，而現代化的公文管理工作對于管理與保密制度的依賴性比較強，同時加上對現有制度的貫徹落實不到位，許多辦公室依舊沿用陳舊刻板的傳統文件管理制度，無法滿足辦公自動化建設的需要，這就導致了公文管理與保存的有效性下降，公文安全漏洞百出，實際的辦公效率低下，影響正常的辦公室工作開展，不利于企業的發展。

二、公文管理與保密工作的優化策略

（一）提升辦公室人員的公文保密意識。強化辦公室人員的公文保密意識，使其充分認識到公文保密的重要性，需要相關制度的保障，同時還需要公文管理相關人員的共同努力。首先，作為文檔管理人員，要從自身著手，提升自身的公文保密意識，嚴格執行公文管理各個環節的制度，有效保證公文的安全。其次，辦公室人員都應當在思想上高度重視，樹立公文保密意識，無論在任何時候接觸公文都要具備高度的警惕心理，嚴格約束自己的行為，對于自己不需要知道的內容不傳播不了解，時刻保障公文借閱過程的安全，使泄密的可能性降到最低。此外，對于跨越制度約束，不按規定程序借閱公文的人員，要嚴肅處理，使辦公室全體人員對于公文保密具備強烈的警惕意識，從而提升自身的公文保密意識。

（二）健全和完善公文管理制度。首先要加強公文的歸檔保存制度建設。完善的公文歸檔保存制度便于文檔管理人員對公文進行登記、整理和保存等相關工作的開展。辦公室要按照一定的標準和要求對公文進行類型的劃分，對于相同類型的文檔集中統一管理保存，在這個過程中可以參照以往的公文保存機制。此外，對于那些重要的文檔，文檔管理人員要對其原件與復印件進行單獨的保存。將重要的文檔資料進行信息化轉換，通過電子文檔管理系統的構建，再結合傳統的文檔管理機制，使文檔歸檔保存制度得以健全和完善。與此同時，要加強公文查閱制度建設。制定相應的公文查閱制度，對文件的調取與查閱工作進行規范，使相關人員的公文調取與查閱資格得到約束和限制，在一定程度上保證公文的安全。

（三）加強辦公自動化環境下的電子文檔保密管理。如今，辦公自動化已經在逐步實現，在這樣快速的變化過程中，辦公室的公文管理與保密也面臨著全新的挑戰。辦公室要不斷提高電子文檔管理系統的安全性，抵御各種網絡風險的侵害，同時要嚴格限制公文的使用權限與管理流程，使不具備訪問權限的人員難以進入系統，從而保證系統的安全。此外，還可以建立集中性的公文存儲平臺，專門管理涉密文件與涉密信息，提升文檔管理人員的技術水平，保證電子文檔的安全。

三、結語

如今，辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作越來越重要，要想有效做好這項工作，就必須不斷提升辦公室人員的公文保密意識，健全和完善公文管理制度，有效加強辦公自動化環境下的電子文檔保密管理，從而促進公文管理與保密工作有效開展。