做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

從企業(yè)日常管理來看，辦公室是行政管理的主要場所，其每天需要面對大量的工作，是協(xié)調(diào)上下級與工作匯報(bào)的主要責(zé)任主體，文秘工作水平對企業(yè)內(nèi)部管理產(chǎn)生直接影響，如果辦公室文秘工作不到位，就有可能影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營，甚至拉低企業(yè)內(nèi)部管理水平。對此，企業(yè)應(yīng)該有一定的思想認(rèn)識，能夠?qū)ζ髽I(yè)文秘工作加以重視，提高文秘工作者的素質(zhì)水平，從而保障各項(xiàng)工作的落實(shí)和執(zhí)行。

一、提高文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

辦公室管理是企業(yè)日常管理與行政工作的主要場所，隨著企業(yè)經(jīng)營范圍的不斷擴(kuò)大，其所承擔(dān)的工作量也有所增長，涉及到各種行政管理與日常管理內(nèi)容，并且辦公室工作是做好上下級指令傳導(dǎo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為了將領(lǐng)導(dǎo)的意思準(zhǔn)確地傳達(dá)給員工，需要做好各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)管理。與此同時(shí)，企業(yè)辦公室文秘工作者還承擔(dān)著與外部溝通的主要任務(wù)，除了處理好企業(yè)文秘工作與內(nèi)部人員之間的聯(lián)系，還要對合作單位進(jìn)行溝通和經(jīng)濟(jì)往來，這就給文秘工作者的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力提出更高的要求，文秘工作者自身素質(zhì)與企業(yè)內(nèi)部管理之間的關(guān)系是密不可分的，企業(yè)必須重視文秘工作的重要性，在工作的過程中保持一定的原則。首先，面對大量的工作任務(wù)始終保持負(fù)責(zé)、認(rèn)真的態(tài)度，把握和落實(shí)好企業(yè)內(nèi)部管理制度和職業(yè)道德，控制自身的行為，提高自我素養(yǎng)和綜合水平。其次，在工作之余根據(jù)自身能力統(tǒng)籌好崗位工作，能夠應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段提高辦公效率與工作質(zhì)量。另外，將上級領(lǐng)導(dǎo)的意識和指令準(zhǔn)確傳達(dá)到各個(gè)部門，加強(qiáng)上級、下級之間的有效溝通，充分發(fā)揮崗位責(zé)任，做好上下級之間的調(diào)節(jié)作用，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、文秘工作質(zhì)量水平的優(yōu)化策略

（一）完善獎懲制度。辦公室文秘工作開展是否順利對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等方面有著一定影響，為了提高工作效率與工作質(zhì)量，制定科學(xué)的獎懲機(jī)制與激勵制度能夠激發(fā)員工的積極性與工作熱情。與此同時(shí)，辦公室文秘工作人員在工作中不斷制定工作目標(biāo)，充分體現(xiàn)文秘工作者的價(jià)值和自我優(yōu)勢，提高員工的職業(yè)素養(yǎng)與創(chuàng)新意識。為了保證各項(xiàng)工作順利完成，企業(yè)應(yīng)該制定完善的獎懲制度，結(jié)合辦公室日常工作與文秘工作的綜合效應(yīng)，加強(qiáng)辦公室工作的評估與監(jiān)督，提高企業(yè)各部門之間溝通交流水平，確保辦公室工作順利完成。

（二）激發(fā)創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是企業(yè)長久穩(wěn)定發(fā)展的動力和源泉，為了提高企業(yè)內(nèi)部管理水平，重視文秘管理工作在其中所發(fā)揮的重要作用，提高辦公室文秘工作質(zhì)量，提高內(nèi)部工作者的競爭意識和創(chuàng)新意識，滿足多元化的辦公要求。文秘工作者應(yīng)該從思想上、行為上都有所創(chuàng)新，能夠樹立良好的創(chuàng)新意識并應(yīng)用于日常管理中，不斷創(chuàng)新、探索新的工作方法與工作模式，提高辦公室文秘工作的整體水平。需要注意的是，文秘工作者在企業(yè)上下級溝通和交流中，營造輕松和諧的辦公環(huán)境，積極發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中，提升企業(yè)文化形象，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）加大培訓(xùn)力度。文秘工作者自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平對辦公室工作有著決定性影響，企業(yè)應(yīng)該重視人才的價(jià)值。首先，做好文秘人員的培訓(xùn)教育工作，針對文秘人員的自身情況與崗位職能制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，保證培訓(xùn)工作的針對性、全面性，加強(qiáng)培訓(xùn)教育與實(shí)踐工作之間的聯(lián)系。其次，引入先進(jìn)的工作理念，為了滿足時(shí)代發(fā)展需求，文秘工作者不僅要具備一定的專業(yè)知識，還應(yīng)該熟悉相應(yīng)的法律法規(guī)，掌握國家發(fā)展動向，深入了解企業(yè)文化、政策文件，以國家政策法規(guī)和企業(yè)文件為指導(dǎo)，提高文秘工作的整體水平。

（四）做好細(xì)節(jié)管理工作。細(xì)節(jié)管理是辦公室文秘工作者應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，做好細(xì)節(jié)管理工作有助于文秘綜合管理水平的提高。文字、文件和服務(wù)是辦公室文秘工作者日常管理的核心內(nèi)容，其對于文字細(xì)節(jié)的確定和認(rèn)識直接影響領(lǐng)導(dǎo)意識的準(zhǔn)確傳達(dá)，如果在工作中出現(xiàn)了語法錯誤或者專屬問題，就有可能導(dǎo)致不必要的矛盾和影響。這就要求辦公室文秘工作者保證文字簡明扼要，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，做好文件傳閱等細(xì)節(jié)管理工作，從文件編輯、文件傳輸、文件收回都要做好全過程的管理工作，確保文件編號編制的準(zhǔn)確性，滿足文件進(jìn)度跟蹤的動態(tài)發(fā)展要求。與此同時(shí)，辦公室文秘工作者還要具有精細(xì)化的服務(wù)意識，保證各項(xiàng)工作的精益求精，不斷提高辦公室工作效率和質(zhì)量。

三、結(jié)語

總而言之，辦公室是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的重要組成部分，其作為關(guān)鍵的管理機(jī)構(gòu)，每天需要承擔(dān)大量的工作任務(wù)，而其中文秘工作就顯得非常重要，這給文秘工作者提出更高的要求，只有保證自身具備良好的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力，才能提高文秘質(zhì)量和工作效率，推動企業(yè)良性發(fā)展。