規范教務檔案數字信息化管理的實踐研究

對教務進行管理能夠確保教學機制運行正常，教務檔案則在其中發揮著提供管理決策、統計分析、查證參考等重要的教育教學作用，提供給教學分析評估所需的重要評價依據和數據支撐。伴隨教育事業飛速發展和辦學規模擴大，當前教學模式得到了更新與豐富，而教務檔案的作用也越來越大，應做好信息化管理。

一、當前教務檔案管理的概況

在學校進行教育教學工作時，教務檔案是不可或缺的工作資源。近年來，信息技術的普及使得教務檔案管理向著數字信息化不斷邁進，但是其信息化管理工作或多或少存在一些問題，妨礙了教務檔案規范化、信息化的管理，具體表現為：第一，學校缺乏教務檔案信息化平臺，離開了平臺，信息化管理便無從談起。第二，學校教務檔案安全性低，由于網絡具有不安全性，因此信息化管理也存在不安全性。第三，信息化發展不全面，未對各種技術充分運用。第四，缺少信息化軟件支持，導致教務檔案降低了信息化管理的效果。

二、運用數字信息化規范教務檔案管理的策略

（一）建立教務檔案信息化平臺。依托數字信息化的巨大優勢，學校應建立一個教務檔案信息化平臺，用于共享檔案中的信息資源，這樣一來，既可以提供給教育教學所需的平臺支持，還能提供學校領導層制定教務方案所需的依據與標準。從這里不難看出，建立教務檔案信息化平臺，能夠讓不同學校做到資源共享，讓校內資源缺乏的現狀得以改善。與此同時，教務管理部門需要和學校具體狀況相結合，創建一個集教案管理、教學管理、課程管理于一體的規范化教務檔案體系。依托信息化技術，促進不同學校間的教務往來及溝通，建立起跨地區的教務檔案信息化平臺，將其盡早列在學校發展日程中，從而讓不同學校通過交流與溝通教務檔案實現資源共享與取長補短。例如，某醫學院校建立了“班班通”教務檔案信息化平臺，此平臺能夠發揮校內教師的集體智慧，全面提高教師備課效率與質量。進行課堂教學時，該校教師能夠在多媒體設備中直接選取平臺上的優質教學視頻、課件等資源，讓醫學課程的教學趣味性大大提高。

（二）確保教務檔案信息化安全。現階段，教務檔案信息化的系統有一定安全隱患存在，可能被他人破解、竊取密碼與用戶名。對于數字化檔案、電子文件來講，信息系統、存儲器、計算機、網絡是其重要的組成部分，與其安全性有著十分密切的關系，只有保證了系統與網絡的安全，數字化檔案、電子文件才能夠更加安全，由于它們都存儲在教務檔案系統中，因此維護信息化系統安全成為安全建設的重點內容。這要求教務管理人員不斷強化教務檔案系統的定期更新和維護，發現系統漏洞應及時修補，實現信息化系統中具有完整齊全、真實準確的教務檔案內容。

（三）加強教務檔案信息化發展。現階段，人們進入了信息化時代，運用信息技術后，各行各業都獲得了不同程度的發展。因此，教務部門也要充分運用信息技術，加強教務檔案信息化發展，在這一過程中，對教務檔案進行網絡化與數字化是首要環節。通過多媒體技術、數據庫技術、掃描技術、計算機技術的全面支持，教務檔案正在朝著信息管理的全新形態轉變，把檔案資源向數字檔案進行轉化并存儲，然后以網絡化方式連接各種檔案信息的存儲設備，借助計算機系統來開展統一管理的工作，讓檔案信息庫更加規范，打破時間、空間等多種限制來共享教務檔案資源。

（四）開發教務檔案信息化軟件。規范化、信息化發展教務檔案過程中，應加強其信息化建設，軟件則是信息化建設的基礎與前提。為了有效開發教務檔案信息化軟件，需要教務管理人員對本校數據庫的管理系統進行充分利用，建立一個教務檔案信息化的數據庫。學校在共享教務檔案信息時需要通過網絡檢索來進行，這樣才能更好地獲取數據庫中的教務檔案信息。構建的數據庫應包括全文信息、卷內文件、立案卷等目錄數據庫，這樣有利于推動教務檔案的一體化管理。與此同時，不同的教學檔案種類會需要不同的著錄項目，因此教務檔案在構建數據庫系統時，應加強其靈活性和可擴展性，從而符合當前教務管理的實際需要，讓存儲的數據得到標準管理與靈活訪問。

三、結語

總而言之，研究運用數字信息化規范教務檔案管理的策略具有十分重要的意義。相關人員應對當前教務檔案管理的概況有一個全面了解，通過建立教務檔案信息化平臺、確保教務檔案信息化安全、加強教務檔案信息化發展、開發教務檔案信息化軟件等途徑來做好教務信息化檔案的相關管理工作，從而推動教育事業的長期、穩定發展。