“雙一流”建設中優化院系辦公室工作研究

為加大改革力度，完善推進機制，實現我國從高等教育大國到高等教育強國的歷史性跨越，2015年10月24日，國務院印發《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，提出堅持“以一流為目標、以學科為基礎、以績效為杠桿、以改革為動力”為基本原則，加快建成一批世界一流大學和一流學科，即簡稱的“雙一流”建設。2017年1月25日，教育部、財政部、國家發展改革委制定了《統籌推進世界一流大學和一流學科建設實施辦法（暫行）》，以貫徹落實黨中央、國務院關于建設世界一流大學和一流學科的重大戰略決策。2017年9月21日，教育部、財政部、國家發展改革委公布了“雙一流”建設名單，清華大學入選一流大學建設高校中的A類。2017年10月27日，在中國共產黨第十九次全國代表大會上，習近平總書記指出：“建設教育強國是中華民族偉大復興的基礎工程，必須把教育事業放在優先位置，深化教育改革，加快教育現代化，辦好人民滿意的教育……加快一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展。”加快一流大學和一流學科建設被寫入黨的十九大報告，彰顯了黨中央對這一工作的高度重視，是黨中央準確把握世界發展新態勢、我國經濟社會發展新要求、全球高等教育發展格局新變化作出的重大戰略決策。2017年12月29日，清華大學發布《清華大學一流大學建設高校建設方案》，被視為中國大學“雙一流”建設邁出的又一實質性步伐。本文以清華大學“雙一流”建設為背景，討論如何優化院系辦公室工作。

一、院系辦公室工作的主要特點和重要性

院系辦公室工作千頭萬緒，大致可以歸納為如下四個主要特點：

（一）綜合性。綜合性是院系辦公室最典型的特點，院系辦公室是高校的基層綜合事務管理機構，學校的大部分教學、科研、組織、人事、外事、財務、工會、思想政治等工作都包含在院系的管理工作之中，這就使得院系辦公室的工作內容包羅萬象、工作頭緒多、綜合性強。

（二）服務性。服務性是院系辦公室工作的另一典型特點。一方面，由于院系絕大部分領導是教學科研、行政管理“雙肩挑”，工作任務很繁重，因此，辦公室要為領導做好服務工作，起到領導參謀助手的作用，協助領導作好決策；另一方面，辦公室要為教師和學生服務，做好信息傳遞、政策執行、教學管理等工作。

（三）協調性。協調性也是院系辦公室工作的顯著特點，由于院系辦公室處于學校上傳下達、內外聯絡的樞紐地位，是教師、學生和學校職能部門之間相互聯系的紐帶。因此，辦公室對協調與學校各職能部門、其他院系、本院系內部的科室部門、院領導與教職工之間的各種關系上，起著非常重要的作用。

（四）多層性。院系辦公室工作的多層性體現在工作可分為日常工作、臨時任務與突發事件三個層面。日常工作是指學校各職能部門下達給院系辦公室的經常、例行工作；臨時任務是指在常規工作之外，由于特殊的、偶然的場合或事情而出現的工作；突發事件是指發生了重大意外事件，如果不及時妥善處置可能產生嚴重的后果和影響，使得行政人員必須立即處理，具有最高的優先級。

二、院系辦公室工作的現狀和存在的問題

（一）普遍存在的情況。1.院系辦公室工作瑣碎繁雜。需要處理的關系復雜，而這些看似“小事”，卻代表了學校、院系的形象，還可能直接影響有關教師和學生。辦公室工作無小事，小事如果處理不認真、不細致，也會釀成大事。因此，辦公室工作壓力大。2.受關注度低，創新性不強。行政人員相對于一線教師來說工作待遇較低，領導的關注程度也不足，辦公室工作容易陷入被動，以“不出岔子”為目標，活力和創新能力不足。主觀上缺少更加積極、主動的想法，客觀上沒有額外的時間和條件，兩方面因素共同造成辦公室工作多是陷于執行層面，“參謀助手”的職能發揮不足。3.文檔電子化程度不高，不同部門機構間信息共享程度不足，形成了“信息孤島”。傳統的文檔保存模式依靠紙質，但紙張容易因為外部原因導致毀損，從而導致信息丟失。在分享、查詢、整理的難易度和便捷性上，紙質文檔也不如電子檔。不同的部門和機構之間信息共享也不充分，降低了工作效率。

（二）存在的問題。1.辦公室人員流動性較大，影響工作順暢開展。清華大學校機關和院系各部門辦公室均已廣泛實行行政人員合同制，由于工作環境、工作壓力、工資報酬、職業前景等各方面因素影響，合同制的行政人員流動性較大，如果新進人員未能及時補上原有空缺，該辦公室將處于超負荷運轉狀態。2.辦公室人員易陷入事務性工作中，難以更積極主動地對工作進行反思和提升。清華大學校機關和院系辦公室均十分重視并踐行“管理育人、服務育人”的理念，以服務師生、讓師生滿意為宗旨。然而，不少辦公室工作涉及大量事務性操作，十分費時費力，這往往讓有關行政人員深陷其中，能按時并保質保量完成工作已經很有挑戰，想跳脫出來對工作進行反思和提升很有難度。3.新聞、資料的采寫和編纂較為臨時，查找和歸檔較為不便。這個現象主要見于院系辦公室層面，其做法通常是在需要的時候才找人寫稿或準備資料，是一種特別的、臨時的，而不是專職的、常態化的做法，造成有關新聞、資料不能及時發布、不能系統化留存，不便查找和整理歸檔。

三、優化院系辦公室工作的措施

院系辦公室工作應當助力清華大學“雙一流”建設。一流的辦公室工作，是一流師資、一流學科、一流成果不可或缺的“服務員”和“保障者”。針對以上調研和訪談所發現的問題，可以嘗試從以下三個方面優化辦公室工作，助力高校“雙一流”建設：

（一）出臺激勵措施，減少流動性。行政人員隊伍的穩定性是辦公室工作有序開展的前提，當前，清華大學人員的流動性主要來自于合同制人員。通過完善工資結構、拓展晉升通道、加強激勵表彰等激勵措施，可以緩解流動性大的問題，包括把行政人員的工作績效與其工資補貼、福利待遇、晉升晉級等掛鉤，通過榮譽、表彰、嘉獎等手段，增加行政人員的成就感和歸屬感，進而充分調動行政人員的工作熱情和工作潛力。

（二）分流事務工作，提高創造性。根據工作涉及的事項，分為提升型和常規型兩大類，提升型工作涉及整體策劃、設置和決定等，不能由他人代替，必須由行政人員親自處理；而常規型工作不具有屬人的性質，可交由學生助管執行，行政人員進行指導、監督和審核。通過分流純粹的事務工作，行政人員得以抽身，更新工作理念，將辦公室工作中長期被忽視的“參謀助手”作用充分發揮出來。

（三）增強規范流程，加強信息化。辦公室行政人員身兼數職，工作雜亂瑣碎，容易產生失誤。為適應“雙一流”建設的新要求，可將企業管理中使用的SOP（Standard Operation Procedure）即“標準作業程序”運用到辦公室管理中，將某一工作崗位的標準操作流程和要求以統一的格式描述出來，指導和規范日常的工作，使得這個崗位工作的任何一個人，經過崗前培訓后能夠很快勝任工作要求，從而提高管理運行效率。事后及時總結、歸納，不斷提高辦事、辦會、辦文的質量。同時，推進辦公室工作的信息化、數據化，使得信息流通、共享、查找、歸檔更加便利。

四、結論

院系辦公室工作十分繁雜，既有例行的日常工作，也有更加緊迫的臨時任務與突發事件，而辦公室是學校和院系的窗口，體現了學校和院系的形象。在清華大學“管理育人、服務育人”的宗旨下，辦公室工作無小事，為師生服務、讓師生滿意是辦公室工作的根本目標之一。通過調研和走訪，發現目前辦公室工作存在的主要問題有三個：一是人員流動性較大，工作效率降低。二是陷于事務性工作，主動性和創造性不足。三是院系層面的資料采寫和編纂多為臨時性，查找和歸檔都不方便，信息化程度不高。鑒于此，可以相應地從三個方面優化辦公室工作，通過出臺激勵措施，減少流動性；通過分流事務工作，提高創造性；通過增強規范流程，突出信息化。在現有的人力資源和辦公條件下，將行政工作制度化、規范化、前瞻化，樹立職責意識，對辦公室進行新的定位，使辦公室不僅完成上級部門安排的任務，還能夠起到“智囊團”的作用，當好領導的行政助手。