被轉發文在文書檔案管理中的處置方法

一、轉發文、被轉發文、文書檔案的定義

筆者在整理收文的同時，區別轉發文、被轉發文經常主要包括行政、黨群、生產技術、經營四個方面，主要是指所屬單位和公司在企業管理過程中和生產經營活動中形成的具備各種不同參考價值的材料文書。具體包括了通知、文件材料、標準、辦法、規定、紀要、記錄、方案等，均屬于文書檔案的種類。其中，管理類文件更容易被轉發，廣東省檔案局出臺了這類文件，《廣東省水運建設項目文件材料立卷歸檔管理方法》（粵交辦〔2003〕842號），被轉發文是《廣東省水運建設項目文件材料立卷歸檔管理方法》，轉發文便是指〔2003〕842號。

二、企業文書檔案整理的重要作用

及時分類、清點、排列、組卷、編制保密室需要接收的各種文件材料，例如《關于做好中央企業棚戶區摸底調查工作的通知》，其中文號是船規〔2014〕70號，經過中國船舶重工集團公司的轉發則改組函號為〔2014〕38號，而如果需要查找相應的信息時輸入“〔2014〕38號”就不能檢索到相關文件，因此需要及時整理與分類，以避免“死檔”現象。相關企業單位的生產、經營、科研保管、利用開發的重要內容便是該企業的文書檔案。開發利用和案卷質量直接關系著企業文書檔案的整理，這是案卷存在的必要性，這關系著文書檔案的安全、實用、準確等，為企業的工作和決策提供了依據。因此，積極整理文書檔案，可以促進文書檔案的后續開發和具體分類，能提高文書檔案的利用率，這是做好文書檔案的重要憑證，能積極運用文書檔案。而文書檔案主管責任部門是行政部（或總務辦公室），主要負責訂立各單位檔案文書管理制度，組織各類考核和實施效果。文書檔案責任人主要負責文書檔案制度的管理實施，接受行政總部的考核和業務指導。企業可根據實際工作需求設立兼、專職文書檔案工作人員，工作內容包括整理、收集、歸檔、立卷、檢索、保存、銷毀、統計等各方面。各單位專門制定兼（專）職檔案人員，直接上報行政部門備案。

三、我省水運建設的基本情況

改革開放后，隨著市場經濟的發展，珠江航運發生了翻天覆地的變化。在更新船舶、建設港口、導航通信、整治航道、管理航務等各個方面都有了進展。截至2018年，我省全水系共有通航里程15222公里，擁有大量的一類、二類口岸。

四、整理被轉發企業文書檔案的具體情況

（一）分類原則。可以以年度-問題為標準合理分類水運文書檔案，參照這些文件的具體內容具體分類。行政管理、生產技術管理、經營管理、黨群工作這四類共同組成了文件內容。每一類下面都包含著幾小類，例如，行政管理類可表示為A類，其中的收文可表示為A1類；A1類下面又有子分類，A1可表示為收到上級轉發文類，A12可表示為收到平行部門或下級上報的轉發類文件。對于歸檔文件而言，需要以“件”為基礎，合理分配整理文件，整理歸檔文件時最主要的內容便是確定“件”數的多少，更需要把握好“件”的尺度，防止過松或者過嚴，具體可以參考一份文件。可以按內容、時間、來源的不同對各個方面實行歸檔文件，作為整理歸檔文件的基本步驟，將其分成若干類別或層次，這樣便能構成有機體系。

（二）整理規則。不同單位的“同類”文件中包含著主要聯系和共同特征，方便將其組合成一個案卷。卷內文件可以遵循整理歸檔的方法，每份文件為一件，定稿和文件正本為一件，附件和正文為一件，復制和原件為一件，被轉發文和轉發文為一件。會議記錄一本為一件，例如：涉及具體項目的工程資料檔案，施工方和管理單位的會議記錄、項目前期和施工過程的會議記錄、監理方往來會議記錄、項目竣工前會議記錄、通航核查會議等，將會議記錄一本為一件，如項目竣工前會議記錄或項目前期和施工過程的會議記錄等，區分成套的會議材料用件，重要文件的歷次修改稿和正文都能為一件。文件處理單和正文也能為一件。復文和來文（批復或請示、復函和函、批示或報告）都為一件。各種名冊、圖表、成冊的編寫需要按照原來的裝訂方法，一冊就是一件。相同樣式未裝訂好的表格，必須以具體的時間或部門為單位，裝訂在一起也就是一件。可以積極整理和積累文件材料，帶入相關管理制度，引進具體工作流程，相關單位的檔案人員可以實行崗位責任制。積極采取“四同時”步驟，實行下達任務計劃、審判、鑒定結果、獎勵考核等多種方法，完成歸檔目標，才能收集到完整、齊全的資料。企業單位的檔案人員應遵循“辦理完畢隨時收、及時收發會議文、定時收發常用文件、合理調整人員變動、人員變動提前收、約束時按時收、跟蹤重要文件、檢查時集中收、蓋章時立即收、落實到人頭督促收、催促收‘賬本外’文件、整理前全面收。”整理這些基礎文件時，應遵守文件的基本規律，加強各文件之間的聯系，按照不同的種類，積極區分整理，加強對這些文件的利用和保護。

（三）政府類企業單位的檔案記錄方法。例如水運工程檔案記錄方法多種多樣，內容形式十分廣泛，記錄方法也多種多樣。各種報告、來往文件、說明、批文這部分資料以鉛字印刷為主，施工流程、工程內容、施工方法、竣工結算以表格、圖紙為主。材料檢測記錄、保證原始記錄的隱蔽記錄各種資料采用手寫的方法。當前科技不斷發展，為了表達出工程的具體效果，可以使用音視頻等資料記錄工程檔案。

（四）收集原則。整個過程中需要做好各項收集工作，等到辦理流程結束后，可以將這些具有保存價值的文字材料集中收集起來。在具體的收集過程中需要保證材料、內容的真實、完整。裝訂文書檔案“件”數時，需要規定“件”，方便其利用和保管。裝訂前，可以及時修補那些已經破損的文件，積極復制易褪色或字跡易模糊的文件或者加固處理字跡，不破壞文書檔案的情況下復制、修整文件。修整件時，及時修裱破損文件，及時復刻易褪變或字跡模糊的文件，去掉文件上易腐蝕的金屬物。及時拆卸不方便的文書檔案，一般來說，金屬物被密封在封裝箱內，一旦拆釘容易損壞原貌，因此最好不重裝拆釘。當其文件較大時，折疊這些文件時應該減少折疊次數。

五、整理被轉發文書檔案的方法和順序

（一）筆者所在企業整理文書檔案的步驟（改進前）。筆者參考企業文書檔案的整理步驟（改進前），具體設計到卷內目錄格式、組卷工作力度、電腦輸入界面等幾個方面。就輸入界面而言，就廣東水運檔案管理來說，轉發的《廣東省水運建設項目文件材料立卷歸檔管理方法》（粵交辦〔2003〕842號》這一文件，文件填寫的是〔2003〕842號，作者可以這個文件為依據，具體整理企業文件時，根據自身需求分類。

（二）政府類企業單位整理文書檔案的順序（改進后）。改進后翻開電腦輸入界面，檔案管理系統中可以增加被轉發文的名稱、文號，在管理系統中可以錄入轉發文，在檔案管理系統中可以搜尋“主題詞、文號”等詞語，方便查閱轉發文所在的案卷。檢索編制文號時，同樣可以處理轉發文和被轉發文這兩種類型，這樣便直接解決了轉發文號的盲點問題，自然也不存在死檔問題了。運用此項方法，便能優化文件查找速度，提升文件查準率、查全率，檔案管理人員便能準確、迅速調整其中的步驟。基于此種方法，整理檔案文書必須加大檔案管理人員的工作量，同時要求檔案管理人員具備高度的責任心和意識，然后積極仔細地完成各項活動。

六、總結

本文淺談了轉發文在檔案管理中的作用，并舉例說明了涉及水運的企業檔案文書的管理，提出了加強檔案管理的方法。具體整理檔案文書時，應遵守文件的基本規律，加強各文件之間的聯系，按照不同的種類，積極區分整理，加強對這些文件的利用和保護。作為檔案管理人員，更應該樹立高度的責任感，養成認真仔細的習慣。