基層法院檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

近年來(lái)，隨著公民權(quán)利意識(shí)的不斷增強(qiáng)，基層法院訴訟案件量逐年增多，檔案利用率隨之上升，檔案工作日益繁重。在現(xiàn)有的工作條件下，信息化時(shí)代電子檔案的推廣和利用更是對(duì)檔案工作提出了更高的要求，基層法院檔案工作中存在的問(wèn)題較為普遍且急需解決。

一、基層法院檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度落實(shí)不到位。檔案管理制度是開展檔案工作的依據(jù)，也是各基層法院檔案管理工作制度化、規(guī)范化的前提保障。近年來(lái)，我省各基層法院為通過(guò)機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位測(cè)評(píng)，均按要求制定了《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保密工作制度》等一系列的規(guī)章制度。但是這些規(guī)章制度大多是為了應(yīng)付檢查，在日常工作中往往流于形式，并未對(duì)實(shí)際的檔案工作產(chǎn)生積極的影響和作用。造成檔案管理制度不到位主要是由于以下原因：一方面是院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠。法院各項(xiàng)工作主要圍繞審判工作開展，檔案室作為后勤管理部門，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，不少領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只要不出問(wèn)題就行，并未從根本上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，從而導(dǎo)致其他部門成員視規(guī)章制度于無(wú)形，有部分工作人員甚至對(duì)本部門產(chǎn)生的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限都不清楚，致使文件材料歸檔不全，檔案工作很難開展；另一方面是由于檔案工作并未納入全院工作人員績(jī)效考核中。檔案管理制度需要相關(guān)政策的制定保障其落實(shí)，而在實(shí)際工作中，很多審判員和書記員并不重視歸檔工作，認(rèn)為檔案工作和其切身利益關(guān)系不大，不會(huì)影響到其績(jī)效考核，致使檔案管理制度落實(shí)不到位。

（二）檔案員配備不足，業(yè)務(wù)水平有待提升。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展、公民法律意識(shí)的不斷增強(qiáng)，各基層法院的全年收案數(shù)都逐年上升，以我院為例，2018年收案數(shù)上漲近20%。而法院由于案多人少以及編制限制，每年招錄的正式干警和聘用制人員基本都輸送到業(yè)務(wù)庭，很少有法院招錄檔案學(xué)專業(yè)人員，各基層法院檔案室都面臨著人員不足、工作量大等現(xiàn)實(shí)困境。現(xiàn)階段各基層法院主要依靠檔案數(shù)字化外包來(lái)分擔(dān)檔案人員的工作，檔案數(shù)字化外包能在一定程度上緩解檔案員的工作壓力，但同時(shí)存在人員流動(dòng)性較大、責(zé)任心不夠強(qiáng)、專業(yè)化程度不夠高等問(wèn)題。檔案員業(yè)務(wù)水平有待提升，一方面是針對(duì)專職檔案人員，各基層法院都很少有檔案學(xué)專業(yè)出身的檔案員，不少法院都是從書記員中抽調(diào)人員從事檔案工作，而書記員考試主要考察打字水平，和檔案工作關(guān)系不大，書記員對(duì)檔案相關(guān)知識(shí)了解甚少，大多只能從事相對(duì)簡(jiǎn)單的檔案收集、整理工作；另一方面是針對(duì)兼職檔案人員，兼職檔案員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平參差不齊，以訴訟檔案的歸檔為例，各業(yè)務(wù)庭的書記員都要整理訴訟案卷，然后移交檔案室歸檔，在實(shí)際工作中，不少年輕的書記員進(jìn)入單位后就直接進(jìn)入業(yè)務(wù)庭，并未學(xué)習(xí)過(guò)如何整理卷宗，連基本的歸檔要求都不清楚，歸檔的案卷問(wèn)題眾多，造成專職檔案人員工作負(fù)擔(dān)重。

（三）檔案利用方式較為單一。在上級(jí)法院的要求下，我市各基層法院基本完成了訴訟檔案的數(shù)字化工作，告別了以前完全依靠紙質(zhì)檔案查檔的情況。針對(duì)當(dāng)事人、代理人查檔以及法官辦案調(diào)卷，檔案員能夠提供電子檔案，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上閱卷，較過(guò)去檔案利用更加便捷、高效。但是和“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代其他政府部門提供的服務(wù)相比，法院檔案利用方式還是較為單一。例如法官辦案經(jīng)常需要用到其他的訴訟案件卷宗，本院的法官無(wú)需借閱實(shí)體卷宗，只要利用檔案系統(tǒng)電子借閱功能，提交申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)檔案室的審批，就可以瀏覽和打印相關(guān)卷宗。而其他法院辦案需要某一卷宗，還是需要單位出具介紹信，工作人員帶上工作證來(lái)現(xiàn)場(chǎng)查閱，這對(duì)于外地甚至省外的辦案人員來(lái)說(shuō)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。在日常的工作中也有當(dāng)事人從遙遠(yuǎn)的北京特意趕回來(lái)調(diào)取自己當(dāng)年的離婚判決書，這一系列的問(wèn)題都反映目前基層法院檔案利用方式單一，不能和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展相融合，不能借助一些技術(shù)手段提供多元化的服務(wù)形式。

二、應(yīng)對(duì)基層法院檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）健全檔案管理體制，保障檔案管理制度的落實(shí)。檔案管理制度的制定是高質(zhì)量開展檔案工作的前提，而建立健全檔案管理體制、保障檔案管理制度的落實(shí)才是重中之重。1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。檔案工作不僅是對(duì)審判工作強(qiáng)有力的支撐，還是司法公平、公正的有效依據(jù)，代表著法院的形象，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，能夠促使各部門在日常工作中積極配合檔案工作。2.制定與本院實(shí)際情況相適應(yīng)的檔案管理制度。在制定訴訟檔案歸檔辦法時(shí)，應(yīng)該著重將本單位檔案歸檔過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行梳理，逐條列出詳細(xì)的歸檔要求，制定出便于理解、實(shí)用性和操作性強(qiáng)的規(guī)章制度。3.將檔案工作納入績(jī)效考核，制定合理的獎(jiǎng)懲制度。檔案工作的開展需要全院的配合，無(wú)論是業(yè)務(wù)庭還是后勤管理部門，在日常的工作中都會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料，只有將文件材料及時(shí)歸檔，才能更好地保護(hù)檔案，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。各項(xiàng)工作也只有和績(jī)效考核掛鉤，才能引起工作人員的足夠重視。4.建立審判員對(duì)訴訟案卷歸檔負(fù)責(zé)制。各基層法院基本是“一審一助一書”審判模式，書記員基本是編外人員，流動(dòng)性較強(qiáng)，有的書記員在離職前往往還有大量卷宗未歸檔，讓審判員對(duì)訴訟案卷歸檔負(fù)責(zé)，能夠督促書記員及時(shí)歸檔，保證案卷質(zhì)量。

（二）提高專、兼職檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。1.招錄檔案專業(yè)人才。無(wú)論是正式干警還是外聘人員，各基層法院應(yīng)單獨(dú)招錄檔案人員，不能以招錄書記員的形式招錄專職檔案員，而應(yīng)該制定相應(yīng)的招聘要求，招錄檔案專業(yè)人才，減小對(duì)檔案外包的依賴，保證專職檔案人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性。2.積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。針對(duì)專職檔案人員，應(yīng)該積極參加上級(jí)法院和檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，及時(shí)了解檔案管理工作最新知識(shí)，掌握法院檔案管理的專業(yè)要求，提升自己的業(yè)務(wù)水平。3.提高自主學(xué)習(xí)能力。主動(dòng)邀請(qǐng)上級(jí)法院檔案人員對(duì)基層法院工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并整改。對(duì)于檔案管理工作效果突出的法院，檔案員可以通過(guò)短期學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)分享等形式積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，借鑒外單位優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合本院的情況，提升自身檔案管理能力。4.提升兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。對(duì)本院新上崗的兼職檔案人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。在日常工作中，針對(duì)工作中存在的普遍問(wèn)題，定期由專職檔案員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，還可以借助微信、QQ等社交媒體建立檔案工作群，幫助兼職檔案人員及時(shí)解決工作中的難題。

（三）持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，探索檔案服務(wù)新模式。各基層法院都在如火如荼地開展庫(kù)藏檔案數(shù)字化工作，為建設(shè)5A數(shù)字檔案室做準(zhǔn)備，也為提供多元化的檔案服務(wù)奠定基礎(chǔ)。這不僅要求各基層法院做好訴訟檔案數(shù)字化工作，同時(shí)也要開展文書、視頻、照片等各門類檔案的數(shù)字化工作，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。與此同時(shí)，各基層法院應(yīng)積極探索檔案服務(wù)新模式，借助法院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)共享平臺(tái)，讓法院工作者能夠遠(yuǎn)程調(diào)檔，節(jié)省物力和人力，提高電子檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。對(duì)于當(dāng)事人和代理人查檔，可在法院官網(wǎng)以及微信、微博等熱門社交媒體上開設(shè)便民查檔窗口，通過(guò)當(dāng)事人驗(yàn)證個(gè)人身份信息，代理人上傳介紹信、律師證、當(dāng)事人委托書、當(dāng)事人身份證復(fù)印件的形式，經(jīng)由檔案員審核，在線查閱檔案。或者當(dāng)事人或代理人去就近的法院，由法院工作者驗(yàn)證身份信息后，通過(guò)法院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，幫助當(dāng)事人或代理人遠(yuǎn)程查檔，避免公眾花費(fèi)大量時(shí)間和精力去原審法院調(diào)檔。

三、結(jié)語(yǔ)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，法院不僅要做好各門類檔案的收集、整理工作，還要不斷加強(qiáng)檔案管理制度化建設(shè)，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力，積極探索檔案服務(wù)、利用的新模式，創(chuàng)新各項(xiàng)便民工作，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，保障法律的公平、公正，為助力智慧法院建設(shè)添磚加瓦。