對醫(yī)院檔案管理信息化的思考

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在黨務(wù)、行政、醫(yī)療技術(shù)、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、會計等活動中直接形成的，對醫(yī)院和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及其電子文件等不同形式、不同載體的歷史記錄。是醫(yī)院管理工作中的原始憑證，是醫(yī)療機構(gòu)服務(wù)情況與患者健康狀況等信息的真實記錄。

一、醫(yī)院的檔案管理信息化現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容及分類。醫(yī)院檔案文件材料基本分為八大類：黨政管理類、醫(yī)療技術(shù)類、教學(xué)類、科學(xué)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、財會類、特種載體類，歸檔材料包括紙質(zhì)、照片、錄像帶、錄音帶及其電子文件等各種載體形式。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化的基本情況。1.軟硬件情況。所謂醫(yī)院檔案管理信息化就是把醫(yī)院檔案資料信息進行收集、存儲、檢索、管理、利用，并為醫(yī)院行政工作提供借鑒及參考等，再通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)化傳輸進程進行綜合記錄的過程。但目前醫(yī)院檔案系統(tǒng)建設(shè)停留在單機版模式，內(nèi)網(wǎng)控制終端，數(shù)據(jù)上傳及下載停留在軟硬盤的拷貝，如將系統(tǒng)升級后，能使檔案系統(tǒng)與院內(nèi)終端系統(tǒng)打通，只能達到電子版互通模式。這種單純的檔案系統(tǒng)不能有效利用信息數(shù)據(jù)可持續(xù)化的作用。2.機構(gòu)與人員情況。醫(yī)院檔案管理的機構(gòu)基本下設(shè)在黨辦或院辦公室，管理人員2-4人，學(xué)歷本科以上，兼職檔案員1人分布在各個科室負責(zé)收集材料，信息化相關(guān)人員0-1人，學(xué)歷本科以上，檔案管理學(xué)人員1-2人，學(xué)歷本科以上。專業(yè)檔案管理人員占全院人員比例1：2000。3.資金投入情況。近5年來，醫(yī)院檔案管理信息化的資金投入，保持在較低、甚至不投入的狀態(tài)。要進行信息化建設(shè)，首先要提高檔案信息化管理的質(zhì)量與水平，同時要進行機器設(shè)備的更新和應(yīng)用。目前，國內(nèi)已有較穩(wěn)定的檔案信息系統(tǒng)，但引進或升級，需要一定的資金投入。如更換或升級檔案信息系統(tǒng)后，可提高檔案利用性。檔案管理是有效利用和可持續(xù)化的，以達到檔案管理的常態(tài)化、科學(xué)化、數(shù)據(jù)化。

二、醫(yī)院檔案管理信息化的不足表現(xiàn)

（一）對檔案管理信息化的認識不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對該項工作的不夠重視，對檔案管理信息化的重要性和長遠意義認識不夠。檔案管理系統(tǒng)是否能應(yīng)用在檔案信息管理中，取決于院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各科室主任的積極參與，特別是領(lǐng)導(dǎo)思想意識的提高至關(guān)重要。如果一個部門沒有一名思想理念更新迅速的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息管理工作的關(guān)注，醫(yī)院的檔案管理信息化就是一句空話。

（二）醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的投入不足。軟硬件設(shè)施設(shè)備老化，資金投入不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)滯后，無法滿足醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展要求，檔案管理的效率不高，制約著檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展。舍得投入財力，配置與之相適應(yīng)的軟硬件，才能實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理。使用專業(yè)醫(yī)院檔案系統(tǒng)可以有效并且減少檔案介質(zhì)占用的空間，從而使保存方便快捷并有效保密，儲存量也十分豐富而廣泛，無論是對醫(yī)院本身查找資料，還是對其他查閱和利用檔案的人都會快捷而準(zhǔn)確。醫(yī)院要從實際出發(fā)，創(chuàng)造優(yōu)良的條件，運用檔案系統(tǒng)管理工具，把醫(yī)院各類資料貯存于其中，才能更好實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

（三）醫(yī)院檔案管理信息化的人才缺失。醫(yī)院檔案管理工作人員的信息化專業(yè)水平不高，對新興的大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用不夠，無法將新技術(shù)與檔案管理工作有效結(jié)合，也無法充分發(fā)揮新興科學(xué)技術(shù)作用，從而阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化進程。從醫(yī)院檔案管理工作的人員專業(yè)分布來看，幾乎無檔案管理專業(yè)人才，甚至對檔案管理知識缺乏。加強人員專業(yè)培訓(xùn)才能更好地改變這種狀況，才能有效快速改變?nèi)藛T組織素質(zhì)架構(gòu)，從而適應(yīng)工作需要。

（四）檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃。檔案管理信息化建設(shè)呈現(xiàn)隨意性，受領(lǐng)導(dǎo)意志、建設(shè)資金等多方面因素的影響較大，缺乏檔案管理信息化的長遠規(guī)劃，未能將信息化建設(shè)與當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，存在盲目性。

三、加強醫(yī)院檔案信息化管理與建設(shè)的意見

（一）提高醫(yī)院檔案管理信息化重要性和必要性的意識。一方面，是增強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子、員工的認識；另一方面，是加強與地方醫(yī)療監(jiān)管部門的溝通協(xié)調(diào)，積極取得監(jiān)管部門對醫(yī)院檔案管理信息化工作的支持。特別是在具體檔案管理工作上，指定專門的主管領(lǐng)導(dǎo)，重點抓現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理。實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)將成為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化和高質(zhì)量醫(yī)療服務(wù)工作重中之重的基礎(chǔ)，逐步搭建起醫(yī)院檔案信息管理平臺，有效提高工作水平和效率、從而提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新的挑戰(zhàn)。

（二）建立醫(yī)院檔案管理信息化長遠規(guī)劃。立足醫(yī)院自身情況，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)，建立并完善檔案管理信息化近期、中期、遠期發(fā)展與建設(shè)規(guī)劃，且納入醫(yī)院各階段建設(shè)范疇，合理安排建設(shè)資金、人力、物力，有序推進規(guī)劃落地實施。爭取政府和上級部門的支持，從而使醫(yī)院檔案管理工作水平提升，為醫(yī)院提升服務(wù)質(zhì)量打下堅實基礎(chǔ)。

（三）加強醫(yī)院檔案管理信息化人才培養(yǎng)。醫(yī)院檔案管理信息化工作涉及醫(yī)學(xué)、信息科學(xué)、檔案管理學(xué)等多學(xué)科知識，應(yīng)通過脫產(chǎn)學(xué)習(xí)、輪崗學(xué)習(xí)、外派交流等多種形式，加強對檔案管理工作崗位上的人員培養(yǎng)，不斷提高醫(yī)院檔案管理信息化人才的綜合能力，另外培養(yǎng)和招聘醫(yī)院檔案管理專業(yè)型人才，做好人才儲備工作，才能把基礎(chǔ)性的檔案管理工作做好。醫(yī)院檔案管理的形勢已趨于現(xiàn)代化，這也迫使檔案管理工作人員發(fā)奮刻苦學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)有效的檔案管理綜合服務(wù)技能。

（四）充分發(fā)揮新興信息技術(shù)特點，提升檔案管理信息化水平。大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)方興未艾，如何發(fā)揮新技術(shù)的特點和優(yōu)勢，快速提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平，是醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)積極探索思考的問題，應(yīng)密切關(guān)注新技術(shù)的發(fā)展，特別是新技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的推廣應(yīng)用情況，積極借鑒新技術(shù)的成功應(yīng)用經(jīng)驗。

四、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進取，以足夠的專業(yè)知識和豐富的信息數(shù)據(jù)、計算機操作等技能，靈活運用于檔案工作中，從而提高新時期檔案工作者的自身綜合素質(zhì)與技能，以滿足社會進步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理不斷提高的要求。