信息化條件下文書立卷模式轉變研究

隨著網絡技術的普及和信息技術的滲透，尤其是OA系統在辦公室工作中的廣泛應用，文書檔案管理工作已然發生了天翻地覆的變化。文件電子化、數據庫管理檔案化、文件“雙套制”歸檔模式，給文書立卷工作帶來了巨大的改變。傳統的文書立卷方式越來越不能適應檔案信息化管理發展的進程。目前，文書立卷模式的轉變適應了檔案管理信息化的需要，以“件”為單位的整理方式代替案卷級整理，調整和簡化了歸檔文件的整理方法，是在實踐的基礎上對傳統立卷模式的歸納、總結、提高。對于提高館藏檔案的質量打下良好的基礎，對于促進機關歸檔文件整理和檔案管理信息化、規范化、科學化發展及緩解檔案人員的工作壓力，具有十分重要的意義。

一、傳統文書立卷模式中存在的問題

傳統的立卷模式是將辦理完畢后的公文、內部請示、會議文件、上級或平級單位往來文件、零散文件材料等按照文件來源、時間、內容特征、內在聯系、保管價值等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層級關系分類組成案卷的系統整理過程。它是文件材料整理過程中最重要的環節，立卷質量的好壞直接影響到檔案的利用和保管。一般情況我們要先建立案卷單位，就是按照文件之間的有機聯系，將文件在年度-保管期限下，按問題、題名、名稱等特征組卷，這對于檔案人員來說是有一定難度的，同一個人在不同的時間對同一問題的看法是不一致的，難免造成立卷的誤差，影響今后案卷查詢、檢索。因此案卷如何確立，是否符合標準要求，是不容易掌握的。

按照立卷的要求要將卷內文件進行排列、編號、填寫案卷題名、卷內文件目錄與備考表、進行案卷封面的編目與案卷的裝封等項工作。這些工作是屬于比較繁雜而又必須重復勞動的工作，傳統立卷模式是要求必須完成立卷工作后才能開始排列、編號，無法將工作流程分解，導致整理工作緩慢，人為影響檔案利用的及時性；編寫案卷題名要將同一卷的數十份文件內容濃縮至40個字以內，是需要一定的時間來思考和研究的，案卷題名檢索在手工檢索中是重要的檢索手段，直接影響檔案的查全率、查準率，因此案卷題名擬寫必須要包括文件的責任者、內容（問題）、名稱（文種）三部分才能夠起到檢索的功能。每年檔案人員都要花費大量的時間、精力來完成這些重復性的工作，而且人為因素較為明顯。

文書檔案管理系統的使用，大大簡便了檔案檢索查詢途徑，縮短了查詢時間，提高了查詢質量，但是目前它還只是起到了輔助工具的作用，傳統的立卷方式使得歸檔工作中計算機管理系統的應用與手工操作經常會產生重復性勞動，計算機無法按照標準規范自動組卷，需要檔案人員重新整理文件、重新核對數據，費時又費力。例如，計算機自動組卷功能一般是以200頁為一卷的，這種硬性的要求往往會造成內成聯系密切的文件被分割成兩卷，如：請示、批復，同一事由文件，會議文件，統計報表等，這就需要用手工進行調整，重新錄入卷號或更改檔號，造成時間上、人力上的重復勞動。

二、文書立卷模式轉變的優越性

文件級管理是對文書立卷模式的一次重大轉變，是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。它充分發揮計算機技術在檔案管理工作中的優勢，以件為單位對檔案進行整理、歸檔、保管、利用和統計。每年預立卷部門將OA系統中屬于歸檔范圍的文件材料逐份下載、鋪獲、歸檔至檔案管理系統中，包括文件題名、收發文日期、收文號、文件編號、密級、責任者、文件頁數、主題詞、附件文號等數據項。并標注出類號和保管期限，檔案部門按照同一年度同一保管期限的順序編制檔號，按順序放入盒中，排列上架。今后再也不用將檔案裝訂成卷、編寫整卷頁碼了。

文件級管理取消了案卷整理過程，不需要擬寫案卷題名、編制案卷目錄、填寫案卷封面等等一系列繁瑣而又復雜的工作。大大簡化了歸檔文件的整理，減少了檔案人員的工作量，減輕了預立卷部門的立卷難度，提高了館藏檔案的質量。使檔案人員能夠有大量的時間對檔案進行開發利用，進行深層次加工，強化了檔案的利用功能。

文件級管理充分發揮了信息化技術的優勢，簡化了檔案的整理工作，提高了工作效率。立卷部門辦理完畢的文件能夠做到“隨辦隨歸”，將文書處理階段生成的數據項自動生成為檔案數據項，檔案管理環節無需再做錄入卷號、打印案卷題名等大量重復的數據準備工作。

文書立卷模式的轉變，減少了案卷級檢索的環節，使文件檢索更加方便、快速、簡便，提高了文件的查全率、查準率、查詢速度及檔案人員的工作效率。

三、對文書立卷模式轉變的幾點看法

推行文書檔案文件級管理方式，并不是要將所有館藏檔案全部按文件級重新整理，只是從實行的年度開始整理，以前的檔案可以從加強信息化管理，增加檢索途徑、以件為單位進行全文數字化掃描等方法來強化檔案查詢、利用效果。

傳統的立卷方式雖然滯后于信息化管理方式，但不能全盤否定，“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”這一立卷原則是不變的。為了確保檔案的完整、系統、規范、安全，便于查找與利用，應按照同一年度、同一保管期限、同一事由將歸檔文件排列擺放在一起，保持文件之間的有機聯系。

簡化整理細節、強化檢索功能，是檔案管理信息化發展的趨勢，但并不是要消弱檔案基礎管理工作，只是減少了立卷這一整理功能，相應的要加強對檔案信息管理工作，不僅要增加錄入數據項，要按照“存量數字化，增量電子化”的要求做好文書檔案的信息化管理，并要有專人做好數據的檢查、驗收工作，以保證數據的準確、完整、齊全，便于檢索利用。

沒有案卷級管理，單份文件作為一個保管單位進行歸檔，但檔案盒作為一個保護檔案的盒具，應標注盒號，不僅可以對文件進行排列，避免文件零散擺放，而且可以作為一個檢索項，按照檔案盒上標注的盒號和件號，快速準確的查找文件，方便利用。

目前文書立卷模式的轉變還應僅限于對文書檔案管理上，在產品檔案、基建檔案、科研檔案、設備檔案、照片檔案等門類中還應保持一個產品、一個建筑物、一臺設備、一個課題、一個重大活動的組卷方式，這樣有利于歸檔文件的配套齊全，也便于利用。

文件級管理必須是在信息化管理的基礎上才能充分體現它的優越性，但目前有許多單位由于各種原因，檔案部門雖然開始使用檔案管理系統，但與OA管理系統沒有接口，整理工作依然保持著手工操作，題錄式著錄依然是檢索的主要手段，現階段還需要案卷級管理，但這只是一個過程，隨著信息化技術的不斷發展，信息化管理必將代替手工操作。

目前大多數單位對檔案進行了題錄式管理，文書立卷模式的轉變，使文件級查詢成為檢索的唯一方式。隨著信息化、網絡化的發展，局域網的建立，用戶可以直接上網查詢檔案文件級數據項，但由于本系統檔案自身的特殊性，有些檔案題名本身是有密級的，例如：軍貿、型號名稱等，因此要加強文件題名的保密性，按照不同密級對文件進行權限管理，這就要求檔案人員與計算機專業人員相互配合，共同制定檢索系統的限定措施，來保證國家檔案的絕對安全。

隨著信息化技術的不斷深入，文書立卷模式的轉變不僅需要有計算機專業人才的參與，更要求我們檔案人員加強自身的學習，包括檔案業務知識、計算機管理知識的學習，只有這樣才能適應新時期、新形勢下檔案工作的發展，與時俱進，開拓創新，強化服務意識，為本企業的發展服務。