高校教學評估與檔案工作

高校檔案是高校在教學、科研、管理活動中直接形成的，是高校各項工作的原始記錄，從微觀上反映了各項具體工作的開展情況，從宏觀上反映了高校的辦學質量和水平。隨著高校的不斷發展，檔案因其特定的價值和作用在高校的各項工作中發揮著越來越重要的作用，與學校的運行和發展有著密切的聯系，對高校教學評估也有著重要的意義。

一、高校教學評估與檔案工作的辯證關系

高等院校教學評估對于高校發展有著重要的意義，能夠提高高校教學質量、提升社會聲譽和美譽度、拓展發展道路等。隨著高等教育事業的不斷發展，教學評估越來越成熟和完善，各個學校對于教育評估也越來越重視。一方面在教學評估的過程中，專家組會根據評估指標和各個觀測點對學校進行打分和評價。無論評估指標和觀測點如何確定，都離開對原始檔案材料的綜合分析，最終得出全面、客觀、公正的評價，因此高校檔案材料是教學評估的重要參考依據，有著不可替代的作用，高校的檔案建設不容忽視。另一方面，評估的過程中不僅要有檔案材料的支持，檔案工作本身也要在評估中接受檢驗，所以教學評估工作不僅會促進校級領導和各個部門領導重新認識檔案和檔案工作的重要性，重視和支持檔案工作，加大對檔案工作的投入力度，學校檔案部門也會對自身的工作進行檢查，從中發現問題和不足，采取一系列有效的措施，加強對檔案的規范化管理，增強創新和服務意識，從而提高學校檔案工作水平。可以說，在教學評估的過程中，各個學校都把檔案資料建設作為重中之重，這為學校的檔案工作發展提供了一個良好的契機。檔案部門應該抓住這樣一個良好發展機遇，借助迎評促進的強大推動力，促進檔案工作更上一個臺階。

二、高校教學評估對檔案工作產生的影響

（一）提高學校檔案意識。高校檔案是學校教學、科研、管理各項活動的真實記錄，承載了學校發展方方面面的信息，是評估專家了解和研究學校發展狀況最為直接和可靠的依據。教學評估的方式有很多種，但是無論采取哪種方式都必須以檔案資料作為參考和依據，檔案材料的完整性、齊全性和真實性甚至能夠直接影響教學評估的結果。正是因為檔案在教學評估中的特殊地位和作用，高校領導開始對檔案的作用和價值有了重新的定義和認識，對檔案工作更加重視，潛移默化中提高了檔案意識。

（二）推動檔案管理規范化進程。幾乎所有的高校在迎評時都會成立專門的材料組準備相關材料。材料組除了要撰寫自評報告、工作總結等匯報性材料外，還要按照評估指標和觀測點的要求進行補充和完善大量檔案材料。學校一般按照評估內容和標準對各行政部門和教學院系的檔案工作進行規范，明確歸檔范圍、歸檔程序和歸檔要求等，而且檔案管理部門會以評估標準和觀測點的要求對各行政部門和教學院系的檔案工作進行業務指導，保證檔案收集、整理、歸檔等工作規范科學，符合評估要求，同時根據考評的內容，加強各部門的相互協調和配合，無形之中提高了學校檔案部門的地位和作用，推動學校檔案管理規劃化和制度化進程，為評估打下堅實的基礎。

（三）理順檔案管理機制和制度。為了順利通過教學評估，并在教學評估中取得好成績，各個高校在迎評時，對檔案部門和檔案人員的責任加以明確，促使學校將檔案工作納入學校整體的發展規劃中，納入部門的年度考核中，納入教學管理人員的工作職責中，并加強對各個行政部門和教學院系檔案工作的檢查，督促學校各部門做好檔案工作，同時通過建立激勵制度、驗收制度、責任制度等一系列制度來完善學校的檔案管理制度體系，為學校檔案工作提供有力的制度保障。

三、借教學評估之力提高檔案工作水平的建議

（一）進一步提高高校檔案意識。在教學評估時，高校各級領導非常重視檔案工作，但很多是受形勢所迫，被動去重視，而且重視是暫時的，評估結束后，對檔案工作的重視程度便回到原來的狀態。要在教學評估的過程中，從思想深處真正重視起檔案工作，充分認識到檔案在學校各項工作中的重要作用和地位，將檔案工作納入學校整體的發展規劃中，提供必要的人、才、物保證。在日常的教學、科研和管理各項工作中，都要不斷提高檔案意識，將檔案工作融入學校教育教學中，及時將檔案材料收集齊全，整理有序，把工作做好在日常，避免臨時突擊的現象出現。

（二）差缺補全不斷充實檔案資料庫。要借教學評估之際，對缺失的材料進行補充，動員全員參與，在對以往工作實踐進行回顧的基礎上，收集散失在部門和個人手中的原始材料，匯總整理并補充到學校檔案資料庫里。與此同時，迎評工作對于學校來講是一項極其重要的工作，學校投入了大量的人力物力進行資料準備，形成了包括近幾年的工作總結、特色做法、自評報告等能夠反映學校教學成果和實踐全貌的資料，這些資料是一筆無形的資產，在評估結束后應及時這些資料收集整理納入學校檔案材料體系中。在日常的工作中要時時關注學校發展的最新動態，多渠道積累、收集檔案信息，不斷豐富教學評估材料內容，為下次迎評打下堅實基礎。

（三）借迎評之機提高檔案管理水平。一是要建立健全檔案管理規章制度，通過制度來保障檔案管理的各項工作有序開展。二是要通過教學評估，推動各部門積極、主動收集整理本部門產生的檔案并及時向檔案部門移交，保障基層檔案工作質量，不斷充實和豐富館藏。三是要加強檔案服務水平，為全校師生提供優質的檔案信息服務，通過利用來化解師生對檔案工作的誤解，潛移默化地提高他們檔案意識，促使他們主動關心檔案工作，參與檔案工作，將檔案材料及時收集整理歸檔，形成全校師生共同關注、共同支持和共同參與檔案工作的良好局面。

（四）加強檔案編研工作為評估增色。積極開展檔案編研工作，將具有創新、特色、代表性的教學檔案信息納入編研主題，最后形成的檔案編研成果能夠突出學校的辦學特色、展示教育教學成果和實踐，走一條特色的檔案管理之路，為教學評估工作提供有力的材料支持，同時通過提供編研成果向學校領導和廣大師生宣傳檔案和檔案工作的重要性，提高他們建檔、存檔、用檔意識。

（五）推進檔案信息化進程助力教學評估。在信息時代，高校各類檔案信息與日俱增，傳統的手工模式已經難以滿足日益增長的檔案信息的存儲需要，難以滿足學校各項工作的服務需求，尤其是迎評時要對相關檔案信息進行快速查找、調取和利用的需求，實現檔案信息化管理已經勢在必行，因此，要加快高校檔案信息化建設，建立完備的檔案信息數據庫，實現檔案計算機管理，滿足教學評估中對檔案信息快速檢索、調取和有效利用的需要，助力教學評估。

四、結語

從高校教學評估的角度看，一些高校的檔案管理還存在一些問題，因此高校檔案工作有必要借教學評估的助推力，進一步增強全校檔案意識，差缺補全不斷充實檔案資料庫，不斷提高檔案管理水平，為教學評估增色，助力評估取得良好成績。