加強縣財政局檔案管理的思考

隨著經濟體制改革的持續深化以及社會主義市場經濟的高速發展，財政局在社會公共服務中發揮著關鍵性作用。縣財政局根據政策組織該縣財政收入，確保財政支出，把財政資金管好、用活，促進縣域工農業生產以及各項事業的發展。檔案管理則是縣財政局的重點工作之一，推動財政局的規范化管理和深入建設，促使國家檔案管理不斷趨于制度化。所以加強檔案管理逐漸被縣財政局提上日程，工作緊迫性日益凸顯。

一、縣財政局檔案管理的不足之處

現階段很多縣財政局的檔案管理現狀并不樂觀，存在一些不足之處，制約檔案管理效率的提升。這主要體現在：第一，縣財政局對于檔案管理的重視度不夠，日常管理不到位，加上檔案管理制度不完善，執行力較差，降低工作效率。第二，在客觀條件的限制下，縣財政局檔案室的軟硬件設施配備有較大提升空間，檔案管理工作所用計算機、軟件系統等較為落后，無法滿足現代化辦公要求。第三，縣財政局檔案信息資源的利用以服務于內部為主，通常不會對外提供利用，阻礙檔案信息資源的開發、利用和共享，難以體現縣財政局檔案資源的價值和檔案管理的重要性。

二、加強縣財政局檔案管理的策略建議

（一）領導重視，完善檔案管理制度。縣財政局的各級領導應給予檔案管理高度重視，建立健全檔案管理制度，讓全體人員意識到檔案管理的重要性，讓各個科室收集文件、整理文件時有據可依。例如縣財政局辦公室專門安排檔案人員負責收集并整理檔案材料，指導各股室兼職檔案人員整理檔案，形成領導親自抓、辦公室人員具體負責、職能股室協助開展的檔案管理新格局。制定的檔案管理制度主要包括立檔歸檔制度、保管制度、查閱制度、利用制度、保密制度等，強化檔案人員崗位責任制，使其在制度的約束下規范立卷和管檔、用檔等行為，保證完整收集、有序整理。例如堅持由辦公室統一收發、登記文件材料，次年3月集中整理；每月整理當月會計憑證，隨時收集、整理照片與聲像資料，確保檔案完整齊全；嚴格執行檔案查閱制度，把責任落實到人頭，按照規定查閱財政檔案，如果需要外借必須出具所需單位的介紹信，有主管蓋章簽字；定期清理縣財政局的陳舊檔案，做好歸類工作，保證檔案資源的真實性、有效性。作為檔案人員也應積極更新工作理念，正確樹立服務意識、創新意識和學習意識，增強工作積極性，結合縣財政局實際情況采取有效的檔案工作策略，讓檔案管理更有效、更高效、更科學。

（二）統籌規劃，加強基礎設施建設。縣財政局應重視基礎設施的統籌規劃與建設工作，適當增加檔案管理的人財物投入，為檔案室配備統一的、齊全的計算機、打印機、傳真機等現代化設施，提高檔案管理效率，保證檔案工作的規范性、科學性。例如在檔案管理硬件上，縣財政局應做到三室分開，即辦公室、閱覽室、庫房，配備防塵、防火、防潮、防盜、防高溫、防蟲蛀、防光等設備，完善相應的管理策略，特別要加強庫房管理，保證檔案庫房整潔、設備充足適用。在檔案管理軟件上應使用專業系統軟件，基于檔案綜合管理系統加快縣財政局檔案信息化建設進程。當然，人員也是重要的軟件資源，縣財政局應定期選拔優秀人員開展檔案管理工作交流活動，或外出進修，提高工作能力。因為無紙化辦公應用越來越普及，檔案人員必須熟練掌握計算機網絡操作技能，利用財政局的資源和條件進行業務拓展訓練，為加強縣財政局檔案管理提供堅實后盾。當然，縣財政局要加強和技術人員的交流、溝通，做好檔案管理軟硬件設施設備的日常維護工作，保證其在可靠環境里運行。

（三）開發利用，發揮檔案信息價值。縣財政局檔案室應注意編寫縣財政志，通過科學的分類與豐富的內涵形成翔實史料，展現縣財政的全貌，發揮檔案管理服務于領導決策、股室業務和社會、個人等職能。為進一步促進縣財政局檔案信息資源的開發與利用，還需要建立檔案室信息資源開發利用制度和共享機制，整合室藏檔案資源，借助檔案數字化成果向各機關單位乃至全社會提供檔案信息資源的利用服務，提升縣財政局檔案管理的社會地位。例如可通過計算機與網絡等先進管理手段，分析、提煉縣財政局形成的檔案資源，建立信息庫，最大限度共享檔案信息資源，為檔案編研以及經濟發展、社會建設等提供優質服務。

由于電子檔案已經是縣財政局檔案管理的重要載體，在開發利用時必須重視安全問題，體現檔案信息的作用。例如在負責收錄縣財政局電子檔案信息的計算機系統之中安裝防火墻與殺毒軟件，定期備份電子檔案信息，和檔案人員簽訂責任書，使其強化責任意識，保障檔案信息的安全利用與共享。

三、結束語

縣財政局在檔案管理工作中務必要提高領導重視度，完善檔案管理制度，同時統籌規劃軟硬件設施建設，提高基礎設施水平，通過有效的開發與利用充分發揮檔案信息資源的價值，彌補不足，實現必要的、卓有成效的改革，從而持續提升檔案管理質量和水平，促使檔案工作一年上一個新臺階，奠定做好縣財政工作的堅實基礎，更好地適應經濟發展需要。