大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案信息化建設思考

信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，社會發(fā)展逐漸進入大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)模式成為當前學習和生活的重要手段，高職院校作為重要的教育機構(gòu)，要想獲得理想的進步，需要充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)武裝自己，必要情況下，重視檔案管理在校園文化建設中的重要性，確保數(shù)據(jù)得到有效的應用。

一、當前高職院校檔案信息化建設現(xiàn)狀

根據(jù)當前高職院校檔案信息化建設的需求，在整個階段需要明確基本建設要求，考慮到各項管理指標的內(nèi)容和其他要求等，突出信息化建設的意義，提升可行性。但是可能存在很多問題，增加難度，以下對具體建設現(xiàn)狀進行分析。

（一）檔案管理存在局限性。在新時代背景下，高職院校的管理以培養(yǎng)高素質(zhì)人才作為主要目標，學校管理需要掌握各種資料，對學生的日常行為習慣以及心理狀況等進行記錄，檔案管理內(nèi)容比較繁瑣。當前部分院校的檔案信息化建設比較緩慢，檔案管理停留在紙質(zhì)階段，在數(shù)字化管理的過程中，各項工作的落實以數(shù)據(jù)檔案為核心，因此信息化建設成為教育事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

（二）管理基礎比較薄弱。高職院校的經(jīng)費管理是個全面的過程，在操作過程中將重心放在校園建設中，但同時可能存在設備無法及時更換的現(xiàn)象。此外系統(tǒng)陳舊，數(shù)據(jù)收集需要大量的時間，在管理過程中可能存在劣勢，高職院校檔案管理存在多樣化和復雜性等特點，依靠傳統(tǒng)的方式無法實現(xiàn)動態(tài)化管理，檔案本身缺少真實性，對校園建設起不到理想的借鑒作用，導致整體管理失去了意義。

（三）管理人員綜合素質(zhì)有待提升。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理的影響因素比較多，考慮到專業(yè)管理知識和其他方面內(nèi)容等，在整個過程中需要工作人員提升自身綜合素質(zhì)，以信息化建設作為基礎，合理進行管理。但是在當前實際管理中，忽視了計算機技術(shù)的開發(fā)和整體利用，導致自身管理體系和社會脫節(jié)，此外檔案管理人員的水平不高，依賴計算機繪制圖表，在數(shù)據(jù)分析中，很多軟件得不到有效的應用，沒有為管理人員提供學習和調(diào)研的機會，導致管理人員的服務水平降低，不能發(fā)揮檔案信息的最大化作用。

（四）制度上存在缺陷。在檔案管理中應具備完善的制度，檔案中涉及到收集、整理和歸檔管理等，電子檔案管理包括數(shù)據(jù)交換、共享等方面內(nèi)容，高職院校要想提升整體水平，要求結(jié)合自身具體情況制定科學有效的制度。但是在實施過程中存在重視度不足的現(xiàn)象，重點項目得不到落實，進展遲緩。

二、如何做好高職院校檔案信息化建設

針對當前背景下高職院校檔案信息管理的現(xiàn)狀，必須明確具體管理要求，按照信息化建設流程和需求等落實。以下對具體措施進行分析。

（一）構(gòu)建完善的檔案管理信息模式。結(jié)合當前社會大環(huán)境的需求和角度，在檔案管理中，以紙質(zhì)文件作為基礎，和其他國家相比，檔案管理處在初期階段。針對管理實際內(nèi)容和其他方面因素等，需要強化對信息技術(shù)的利用，為檔案信息化建設提供機遇。在大數(shù)據(jù)理念下，設立獨立的部門，強化對檔案的集中化管理。學校可以建立信息系統(tǒng)模式，強化網(wǎng)絡宣傳，另外一方面做好學生信息的收集工作，對各種數(shù)據(jù)信息進行有效的應用，提升檔案管理的整體服務水平。

（二）制定科學有效的檔案管理目標。管理目標的制定和落實也是關(guān)鍵，在具體管理中，需要對學生的具體情況進行評估。但是在當前實際管理中缺少有效的執(zhí)行標準，導致檔案管理內(nèi)容缺少針對性和實用性。互聯(lián)網(wǎng)作為當前應用廣泛的媒介方式，在數(shù)據(jù)管理中確定統(tǒng)一的標準。檔案管理內(nèi)容直接反映出學生心理的變化，在院校檔案管理中需要突破傳統(tǒng)的管理方式，在現(xiàn)有基礎上充分挖掘現(xiàn)有的資源，對管理體系進行擴充。檔案的管理和落實等必須滿足個性化發(fā)展需求，提升效果。

（三）提升工作人員的綜合素質(zhì)。管理人員要想提升自身的綜合管理能力，需要制定長遠的發(fā)展計劃，以專業(yè)知識學習作為基礎，發(fā)揮現(xiàn)有激勵機制的最大化作用，提供更多的進修和學習機會。管理人員提升自身安全管理意識，崗位工作人員嚴格按照現(xiàn)有的規(guī)定要求進行操作，保證檔案管理得到充分的保證。在實踐工作中，不斷學習和進步，只有制定完善的發(fā)展目標，才能提升綜合管理能力。在科學化管理的過程中，樹立統(tǒng)一的標準。由于內(nèi)容缺少真實性，可以進行文檔調(diào)查和分析，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗，提升綜合能力，促進進步。

（四）強化制度的落實和管理。為了實現(xiàn)對檔案管理工作的引導和積極落實，工作人員建立完善的管理制度，對崗位工作責任進行明確。此外年度考核也是關(guān)鍵，確保本部門和其他部門建立良好的合作，做好各個部門的交流工作，保證信息的真實性和有效性。學校在檔案信息管理中提供必要的資金和技術(shù)支持，采購光盤，提升信息安全硬件以及磁帶機的應用優(yōu)勢。在后續(xù)管理中，明確網(wǎng)絡安全問題的影響因素，安裝防病毒軟件，對系統(tǒng)進行加密，實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的分離處理。只有保證數(shù)據(jù)的安全，才能在當前基礎上實現(xiàn)安全監(jiān)控，將監(jiān)控記錄作為檔案管理的基本，妥善落實。

三、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，高職院校的檔案信息化管理是個全面的過程，兼顧到建設內(nèi)容和其他方面的具體情況，要求凸顯出信息化管理的優(yōu)勢，合理實施，促進進步。