新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)初探

新時(shí)期，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)和社會(huì)的不斷進(jìn)步，我國(guó)水利工程建設(shè)正呈現(xiàn)出前所未有的蓬勃發(fā)展新趨勢(shì)，這對(duì)我國(guó)水利工程檔案信息化管理建設(shè)提出了新要求。

一、新時(shí)期檔案信息化管理建設(shè)的意義

水利工程檔案是指水利工程自立項(xiàng)至完工整個(gè)建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的具有一定保存價(jià)值的原始文件資料，包括項(xiàng)目前期申報(bào)批復(fù)文件、地質(zhì)水文勘測(cè)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙及施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，為政府開展水利工程建設(shè)與管理提供重要的歷史憑證和科學(xué)決策依據(jù)。水利工程檔案信息化管理，是將傳統(tǒng)紙質(zhì)的實(shí)物檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，通過(guò)軟件系統(tǒng)管理，及時(shí)為水利工程建設(shè)與管理提供調(diào)檔、查閱服務(wù)。

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案信息化管理有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)：一是檔案信息化管理可以簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案管理的工作流程，提高檔案管理的效率。通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件自動(dòng)完成對(duì)檔案進(jìn)行分類、組合、編號(hào)等工作程序，既節(jié)省了大量時(shí)間，又減少了錯(cuò)誤率；同時(shí)，還可以解決傳統(tǒng)檔案管理的防塵、防蟲等難題。二是檔案信息化可以減少檔案儲(chǔ)存的占用空間。采用微縮等技術(shù)，利用光盤、移動(dòng)硬盤等載體，極大程度地?cái)U(kuò)大檔案儲(chǔ)存空間，這更有利于檔案儲(chǔ)存和攜帶，為建立龐大的檔案信息庫(kù)檢索創(chuàng)造客觀的技術(shù)條件。三是檔案信息化可以方便檔案的利用，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。運(yùn)用信息化功能通過(guò)計(jì)算機(jī)為查檔人進(jìn)行快速而準(zhǔn)確的檢索，有效地瀏覽檔案內(nèi)的各類文件資料，也有利于查檔人通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)快速異地查閱特定檔案資料。總之，在時(shí)間和空間上都極大地提高了檔案的利用率。

二、新時(shí)期水利工程檔案的特點(diǎn)及存在的問(wèn)題

相對(duì)其他檔案而言，水利工程檔案具有三大特點(diǎn)：1.水利工程檔案的內(nèi)容很復(fù)雜。水利工程建設(shè)涉及工程規(guī)劃、勘察、施工、管理等相關(guān)部門，甚至與拆遷征地等社會(huì)事務(wù)有關(guān)，其相關(guān)檔案內(nèi)容也特別復(fù)雜。2.水利工程檔案的社會(huì)價(jià)值很高。水利工程涉及民生、社會(huì)乃至國(guó)防等重要領(lǐng)域，對(duì)推動(dòng)社會(huì)各方面的發(fā)展有著十分重要的意義，水利工程檔案對(duì)工程建設(shè)和社會(huì)發(fā)展有著重要的參考價(jià)值，其社會(huì)利用價(jià)值很高。3.水利工程檔案管理的難度很大。水利工程管理的主體是水利部門，但工程建設(shè)需要各行業(yè)共同參與才能完成，其產(chǎn)生檔案的綜合性強(qiáng)，包括水利、交通、城建等方面的檔案。水利工程建設(shè)的周期長(zhǎng)，工程涉及較多的水下隱蔽性因素。因此，水利工程檔案在收集和完善等方面管理難度很大。

根據(jù)這三大特點(diǎn)，以及水利工程建設(shè)、管理的需要，應(yīng)加快水利工程檔案信息化管理建設(shè)。但目前水利工程檔案管理相對(duì)滯后，普遍存在以下問(wèn)題：一是意識(shí)不強(qiáng)、認(rèn)知不夠，缺乏專業(yè)人員和信息化技術(shù)支持。二是檔案信息化管理制度不夠完備，檔案基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后。三是水利工程檔案管理軟件個(gè)性化設(shè)計(jì)不強(qiáng)，信息化安全措施不足。這些問(wèn)題的存在都制約著水利工程檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

三、新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)的幾點(diǎn)思考

為了提高水利工程檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮水利工程檔案的應(yīng)有職能和社會(huì)效益，應(yīng)從以下四方面加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)：

（一）加強(qiáng)檔案信息化管理的宣傳力度。檔案信息化管理是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)，水利工程檔案信息化建設(shè)在新時(shí)期也要緊跟時(shí)代步伐。管理層要引起高度重視，加強(qiáng)宣傳力度，將檔案信息化建設(shè)列入單位發(fā)展的整體規(guī)劃，明確時(shí)間表，確保制度、人員、經(jīng)費(fèi)等各項(xiàng)措施落實(shí)到位，充分發(fā)揮水利工程檔案的應(yīng)有效能。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理的制度建設(shè)。抓好檔案信息化管理，關(guān)鍵是要建立和完善檔案信息化管理制度，確立檔案信息化的科學(xué)管理理念，規(guī)范檔案信息化管理各個(gè)環(huán)節(jié)程序，明確檔案人員的工作職責(zé)、安全責(zé)任，落實(shí)檔案信息化保密、安全管理的預(yù)防措施，確保信息化管理制度的完善和與時(shí)俱進(jìn)。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理的資源投入。加強(qiáng)檔案信息化管理需要加大人力資源和物質(zhì)資源的投入。人力資源是檔案信息化管理最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，加大對(duì)水利工程檔案信息化管理人才的培養(yǎng)力度，才能從內(nèi)在機(jī)制上提升其工作效率，確保檔案信息化管理不斷進(jìn)步和發(fā)展；物質(zhì)資源是檔案信息化管理的基礎(chǔ)保障，加大對(duì)檔案信息化管理各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，包括局域網(wǎng)的建設(shè)以及互聯(lián)網(wǎng)的接入，確保檔案信息化管理的硬件設(shè)施不斷地改進(jìn)和完善。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防范。伴隨著檔案信息化管理的發(fā)展，檔案的安全管理也越來(lái)越受到關(guān)注和重視，水利工程檔案的高社會(huì)價(jià)值決定了其信息化管理要有極高的安全性。檔案人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化安全管理制度，防止資料收集遺漏及檔案丟失、泄密等現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)做好系統(tǒng)軟件升級(jí)，落實(shí)檔案的復(fù)制備份工作，杜絕檔案損毀事故的發(fā)生。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，水利工程檔案信息化管理既是時(shí)代發(fā)展的要求，也是社會(huì)發(fā)展的需要，加快檔案信息化建設(shè)不僅可以對(duì)水利工程建設(shè)與管理起到推進(jìn)作用，而且對(duì)社會(huì)其他領(lǐng)域的發(fā)展也能起到借鑒作用，檔案信息化管理建設(shè)的意義極其深遠(yuǎn)。