芻議新時(shí)期民政檔案信息化管理及利用

互聯(lián)網(wǎng)在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景下發(fā)揮著不可小覷的作用，甚至影響整個(gè)世界，改變?nèi)藗儸F(xiàn)有的工作、學(xué)習(xí)和生活方式。如果現(xiàn)代人們和企業(yè)無(wú)法充分了解互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)和技術(shù)，那么就無(wú)法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)信息化和全球化，注定會(huì)被激烈的競(jìng)爭(zhēng)而淘汰。民政檔案也需要借助信息化實(shí)現(xiàn)管理，進(jìn)一步提高民政檔案利用率和管理質(zhì)量。

一、完善檔案管理信息系統(tǒng)，改變工作人員認(rèn)識(shí)

民政檔案在新時(shí)期信息環(huán)境下面臨較多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，尤其不斷加快的社會(huì)發(fā)展節(jié)奏對(duì)民政檔案資料獲取和處理也增添了準(zhǔn)確和快速等要求。傳統(tǒng)民政檔案管理無(wú)法滿足新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)變化和民政檔案管理信息化要求，因而需要民政檔案部門(mén)建立涵蓋檔案資料收集分析、檔案存儲(chǔ)與檔案管理等內(nèi)容的信息管理系統(tǒng)，由此精確獲取、分析和處理民政檔案資料信息。即使我國(guó)民政檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，但運(yùn)用的技術(shù)軟件較為落后且在某種程度上無(wú)法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況。所以在新形勢(shì)背景下開(kāi)展民政檔案信息化建設(shè)需要建立在自身基礎(chǔ)上，并善于借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)檔案管理軟件，或和其它部門(mén)聯(lián)合運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息管理軟件，實(shí)現(xiàn)高效管理。此外，還需優(yōu)化檔案管理工作人員思想意識(shí)，在構(gòu)建檔案管理信息化之前需對(duì)管理人員的認(rèn)知能力進(jìn)行培養(yǎng)，使其從內(nèi)心深處理解構(gòu)建檔案管理信息化的必要性。在開(kāi)展工作之前使其明確檔案管理信息化緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，更好地滿足經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展需求。民政部門(mén)內(nèi)部也需對(duì)員工定期開(kāi)展培訓(xùn)和交流，或聘請(qǐng)優(yōu)秀檔案管理咨詢團(tuán)隊(duì)對(duì)員工開(kāi)展培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案管理效率和質(zhì)量。此外各級(jí)民政部門(mén)還需重視檔案信息化建設(shè)并將此工作作為年底考核重點(diǎn)指標(biāo)，并在此基礎(chǔ)上逐步建立各個(gè)地區(qū)檔案信息平臺(tái)，提升檔案管理工作效率和水平。與此同時(shí)，根據(jù)《檔案法》規(guī)定并結(jié)合民政系統(tǒng)實(shí)際工作情況健全完善檔案信息化管理規(guī)章制度，促使民政檔案信息化工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化以及規(guī)范化方向不斷發(fā)展。

二、建立檔案安全保障體系，注重信息人才培養(yǎng)

民政檔案在實(shí)現(xiàn)信息化管理中也不可避免地面臨內(nèi)部和外部安全風(fēng)險(xiǎn)，民政檔案管理部門(mén)必須構(gòu)建安全保障體系才能降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率。在此過(guò)程中，需建立嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)控制度，促使檔案管理信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)安全運(yùn)行，該制度還涉及檔案管理信息化硬件管理和軟件開(kāi)發(fā)以及人員管控和計(jì)算機(jī)病毒消除與預(yù)防等方面，由此更好維護(hù)民政檔案管理信息系統(tǒng)。與此同時(shí)，民政部門(mén)應(yīng)注重培養(yǎng)信息化人才，長(zhǎng)期以往檔案信息化管理人員經(jīng)常被瑣事纏身，沒(méi)有時(shí)間接受培訓(xùn)教育，以致于信息素養(yǎng)能力不足。對(duì)此管理人員自身應(yīng)樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)并將其內(nèi)化為動(dòng)力，使自身水平可以緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，游刃有余解決工作中面臨的問(wèn)題。檔案管理信息化最為主要的要求即工作人員熟練掌握計(jì)算機(jī)使用方法，民政部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)必須意識(shí)到信息化在民政檔案管理中的優(yōu)勢(shì)作用，響應(yīng)對(duì)檔案管理人員開(kāi)展的關(guān)于計(jì)算機(jī)培訓(xùn)和組織提高檔案管理人員素質(zhì)的實(shí)踐活動(dòng)、講座、獎(jiǎng)勵(lì)制度等，采取多種方式提高工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用和系統(tǒng)維護(hù)。檔案管理者應(yīng)發(fā)自內(nèi)心熱愛(ài)檔案管理這項(xiàng)工作，積極參與計(jì)算機(jī)知識(shí)和能力培養(yǎng)，增強(qiáng)工作人員對(duì)電子技術(shù)的掌握程度，進(jìn)一步提高檔案管理工作能力。

三、明確檔案信息管理定位 完善民政檔案基礎(chǔ)工作

毫無(wú)疑問(wèn)，民政檔案管理信息化在于更好地為社會(huì)發(fā)展和大眾服務(wù)，提高民政檔案管理效率和質(zhì)量。檔案管理負(fù)責(zé)人在開(kāi)展信息化建設(shè)之前應(yīng)結(jié)合檔案實(shí)際工作情況和同領(lǐng)域信息化建設(shè)情況明確自身定位，挖掘檔案管理真正需求，只有明確自身需求并結(jié)合其他信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)才有利于后續(xù)信息化軟件購(gòu)買(mǎi)和后期維護(hù)。由于信息化有較多系統(tǒng)功能，民政部門(mén)在建設(shè)應(yīng)用初期必須結(jié)合實(shí)際情況并專注于這些功能推進(jìn)，其他功能可以一邊使用一邊添加，以點(diǎn)帶面推動(dòng)信息化建設(shè)，避免前期設(shè)計(jì)過(guò)于理想化后期功能應(yīng)用不符實(shí)際而出現(xiàn)失敗。與此同時(shí)，民政部門(mén)需建立標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)，即統(tǒng)一規(guī)范信息化系統(tǒng)操作，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)資源共享。除此之外，民政部門(mén)還應(yīng)健全完善檔案基礎(chǔ)工作，如果基礎(chǔ)工作沒(méi)有落實(shí)到位，必然影響信息化運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，信息化在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì)，因而行政部門(mén)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷完善管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化工作人員思想意識(shí)，建立安全保證體系，創(chuàng)新檔案信息管理，注重培養(yǎng)高質(zhì)量信息檔案管理人員，由此才能更好地滿足現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求。