運用品管圈進行衛生健康檔案管理的效果觀察

一、品管圈的來源

美國質量控制部的概念開始于1954年，戈蘭教授的品管圈理論應運而生。1962年出現在日本后，被日本稱為質量管理小組。品管圈包括質量控制、可靠性和各個領域的專家。在日本，它的作用不僅限于培訓工程師和經理，更重要的是提高生產力。作為一種管理工具，美國建立了品管圈（QCC）體系，并將該體系傳播到日本。品管圈是日本質量控制的主要組成部分，長期以來為日本生產力增長提供助力。近年來，我國企業也開始對質量管理部門的管理起到了一定的作用，認為品管圈為提高系統效率創造了條件。

二、品管圈在檔案管理工作中的重要性

在普通人的情況下，要在單位中建立一個品管圈，這一小組相互協助和整合，由類似的檔案管理人員組成，還要做額外的質量控制工作。在這個非機構團隊中，當有人遇到困難時，每個人都會頭腦風暴，以某種方式解決所有問題。最終目標是提高了檔案管理質量，實現高效的文件管理。

當醫院決定創建一個復雜的檔案系統時，往往沒有專業的管理團隊和適當的管理系統，沒有符合要求的場所和物品，收集區域不清等。事實上，創建一個綜合檔案室的任務是非常復雜的。醫院為了有效減少時間、降低能耗，存在著亟待解決的問題。這尤其包括對歸檔文件質量的認識。如何有效地開發文件和使用文件，以改善部門的規劃和歸檔目標。品管圈作為一種管理工具，可以提高管理質量，提高效率，降低勞動成本。

三、運用品管圈進行衛生健康檔案管理的方法

（一）品管圈的建立。品管圈的建立可以分為以下幾點：首先，檔案管理必須基于部門工作的性質和關系。第二，選擇組織、協調和保持高水平工作的服務主管作為全體成員的聲音。第三，任命部門指揮員領導品管圈，解釋每個人的具體分工。第四，要明確部門名稱，設置口號和標識。第五，必須確定目標正常運行的目標值。目標不能太高，不能太大，應該是可實現的。

（二）準備管理主題，制定行動計劃。首先，每個衛生檔案品管圈必須在活動循環中有一個主題。每個人都應該關注這個主題，每個人都應該在工作中添加歸檔目標，每個人都會問關于管理、成本、效率和其他方面的各種問題。其次，要確定期限，以及登記員和登記方法。第三，事件結束后，每個人都必須按照約定的職責收集數據，并核實數據，禁止欺詐。

（三）組織資料收集和質量部，為衛生檔案工作作出貢獻。在這個過程中，有幾個要點需要注意：首先，檢查品管圈收集的質量控制點。第二，必須完成和更改質量控制點中的問題，以便能夠輕松收集所有數據。第三，由于重要原因，品管圈成員必須集體學習、分析并提交書面報告。

（四）在有利于存檔的品管圈中制定規則。第一，根據質量部的分析研究結果，對分工、品管進行探討。第二，根據討論，將人員輪換組織成詳細的實施計劃和改進的思路，包括具體的步驟和目標，指出責任人和實施者。第三，經周轉負責人檔案管理部門批準后，通知品管圈有關人員執行實施計劃。

（五）結果總結與驗證。第一，通過合理化建議的管理流程、總結和編制報告，以確認部門指揮官的影響。第二，應根據已實施改進措施的數據，使用品管圈能夠有效總結總體效果。第三，為了保持對策的有效性和確保一致性，必須包括一個循環策略，以有效地控制衛生檔案管理系統。第四，必須總結出不同的成果形式，并相應地進行轉化，同時有必要制定一份結果比較表，顯示品管圈內成員未獲得的結果，并反映改進前后的比較，最好是以雷達圖的形式。第五，更新和修訂總結報告，并進行討論。

四、運用品管圈進行衛生健康檔案管理的效果及問題

（一）院方對品管圈不夠重視。在傳統的醫院衛生檔案管理中，往往采用人力歸檔、主觀評價的方式，這種方式組織結構簡單，對中小型醫療衛生機構的醫療衛生檔案管理有一定的實踐意義。但對具有一定規模的醫院來說，這種方法管理檔案較為粗糙，難以較好地滿足診療與緩解醫療糾紛的需要。由于品管圈在中國較為新穎，領導不了解質量管理部的活動，沒有引起衛生健康歸檔部門的注意。衛生健康檔案的管理者只重視品管圈的工作時間及短期成果，難以發揮出品管圈的真正作用。

（二）應加大衛生檔案管理的學習力度。檔案系統應提高工作場所培訓水平，確保質量控制活動的技術內容。眾所周知，檔案管理的質量往往反映了檔案系統人員的素質。檔案工作是一個服務業，對檔案員的專業培訓非常重要。衛生健康檔案系統品管圈中，管理者對檔案管理人員有進行再培訓的責任。只有在體系中加強對檔案工作人員的培訓，確保有效的檔案管理周期，才能提高質量控制活動的技術效率。

（三）提高對衛生檔案品管圈的經濟支持。品管圈的工作結果對檔案管理工作有一定的參考價值。檔案系統的管理人員必須給予參與品管圈的人精神上或物質上的獎勵，這樣他們才能增加檔案管理人員的興奮感，并準備承擔更多的工作。