對實現小學檔案管理信息化的若干看法

梁華崢

摘 要：闡述傳統檔案管理模式存在的問題以及檔案管理創新走信息化發展道路的正面積極效果。檔案管理信息化雖然能解決傳統檔案管理模式中存在的問題，但是新事物也會產生新問題，檔案管理模式信息化工作需要檔案管理工作人員實事求是、因地制宜，不斷探索最適合檔案管理信息化的方式方法，保證檔案管理信息化過程順利開展。

關鍵詞：小學;檔案管理;信息化

一、對小學檔案管理信息化的幾點看法

1.與傳統教學檔案管理模式之比較

傳統的教學檔案收集工作是與教育教學活動相互分離的，一般情況下是在階段性教學任務比如一個學期或者學年完成后，檔案管理人員定期向相應的班級教師、教研室、教務部門、教學保障部門、學生管理部門收集原始材料，經過整合、加工后編撰完成。素材的多頭提供及人工采集存在失誤及疏漏使檔案信息缺乏系統性，準確性也經常無法保證，并且每個教學階段都會采集大量的檔案素材，這些素材要經過檔案人員加工、整理、編撰，會消耗大量的人力、時間成本。

檔案管理模式信息化更新后，檔案工作人員依據對應權限可以直接通過校園網調取教師及其他工作人員填寫的檔案信息，不再需要人工收集材料，以及后期大量的人工整理、編撰工作，這大大減輕了檔案工作人員的工作量。例如，教師在校園網上把學生需要存檔的最終版本期中考試成績直接上傳到本班級成績統計欄目下，教師的教學計劃、教學目標、完成情況等也可直接在校園網工作記錄欄目下填寫，提交后系統自動形成記錄。檔案管理人員直接從校園網調出階段性檔案材料利用電腦辦公軟件整理、整合入歷史檔案。

這種依托數字化校園網平臺的檔案管理工作大大減輕了檔案工作人員的工作量，幫助檔案工作人員從大量繁重的紙質材料整理、編撰工作中解脫出來，提高了工作效率，同時也大大減少了檔案編撰的錯誤率。

另外，檔案管理模式信息化更新后可大大提升檔案部門的服務水平，提高檔案再利用效率。傳統的紙質檔案都是記錄檔案材料名稱，建立索引及記錄存放位置。如果有人需要查閱一份檔案，需要通過檔案索引先找到對應的文檔名稱，然后再確定存放位置，最后去對應存放位置取得檔案。這一過程需要消耗大量的時間，而且經常會遇到在索引上能找到該檔案材料的記錄及存放位置，但是去實地找的時候卻找不到的現象。由此，大家對去檔案部門查資料產生海底撈針，有去無回的印象，造成了檔案資料再利用的效率極低。而且，傳統紙質檔案一般情況下只有一份，如果這份材料別人正在查閱或被借出時那其他人就無法再查閱利用，檔案的實時共享率特別低。

電子檔案能做到對檔案的實時查閱、調取，大大提高了檔案的再利用率，而且一份檔案材料可供多人同時調取查閱，大大優化了檔案管理部門的服務水平。

2.檔案管理工作信息化過程中出現的問題

檔案管理信息化確實減輕了檔案工作人員的很多工作量，大大提高了檔案工作效率。同時，建立的電子檔案可實現實時在網絡上被查閱，可同時供多人閱覽，大大提升了檔案的再利用率和檔案部門的服務功能。但在檔案管理信息化過程中也出現了一些問題：

（1）檔案管理人員從數字化校園中取得的教育教學材料往往不能完全滿足檔案管理對材料的要求，比如精度不夠或者對數據的統計缺少一個項目等;

（2）檔案管理中紙質檔案與電子檔案長期交織并存，紙質與電子版本需要在不同的檢索模式下被檢索、再利用。

針對檔案管理信息化進程中出現的問題，檔案管理工作人員要發揮創新思維、實事求是、因地制宜地探索適合檔案管理信息化的方式方法，保證數字化背景下的檔案管理工作順利開展：

針對問題（1），由于檔案管理工作內容相對來說比較固定，每年要收集的材料及相關指標基本不變，檔案管理人員可把階段性教學需要收集的材料整理成表格，標注出需要特別注意的點，比如數據精度、數據來源方式等，在每個教學階段開始時拿出來與材料填寫方，比如教師代表、教研室、教務部門、教學保障部門、學生管理部門工作人員代表，討論后最終定下來在接下來的教學階段需要在校園網上實時填寫、申報、記錄的材料。通過這種前期碰頭會的方式保證了教學階段結束后檔案管理人員可以得到符合要求的電子檔案材料。

針對問題（2），可以逐步把傳統紙質檔案檢索系統和電子檔案檢索系統合并成一個統一的檔案檢索系統。針對一份檔案材料如果既有電子版也有紙版蓋章原版，那就在檢索系統中標注，有需要借閱紙版蓋章原版材料的需要到檔案管理部門辦理相應的手續才能借閱;但是，針對一些容量大、書本式的檔案材料難以將全部內容轉化為電子檔案，只能以紙質的形式入庫，這種情況只要在電子檢索系統中建立該材料的索引，標注為“紙版，無電子版，需要查閱請到檔案部門借閱”就可以了。

二、總結

檔案管理模式走信息化提升道路在互聯網大背景下是大勢所趨，在更新過程中檔案管理工作走信息化道路顯示出了很多優勢，但同時也面臨一些問題，檔案管理工作人員需要因地制宜、發揮創造性思維逐個解決出現的問題，保證檔案管理信息化進程順利開展。

參考文獻：

[1]陸芳.基于數字技術發展背景探究高中學校檔案工作信息化管理模式[J].辦公室業務，2013（19）.

[2]劉洪.淺談學校檔案管理數字化[J].連云港職業技術學院學報，2009（4）.

編輯 張佳琪