淺析新時期高校院系辦公室檔案管理的開展

徐曉文

摘要：大數據發展模式下信息的處理方式多種多樣，檔案管理就是信息處理的一種手段。高校學生流動性大，高校檔案管理工作十分重要。從分析高校院系辦公室檔案管理中現存的問題著手，提出相應對策，以推進校園檔案管理系統建設。

關鍵詞：高校院系 辦公室檔案 檔案管理機制

中圖分類號：G647 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009—5349（2019）18—0120—02

檔案管理在新時期的辦公室工作中占有越來越大的比重。高校院系中開展辦公室檔案管理工作，主要是對學生及教師的檔案進行管理。檔案管理機制的完善與創新，能夠為高校師生檔案更為妥善地保管提供保障。

一、存在的問題

高校院系辦公室在開展工作的過程中，不可避免地會產生檔案資料，這類檔案資料具有種類多樣化和信息多元化的特征。其中，種類多樣化是指高校院系辦公室的檔案資料包括行政文件、教學資料和科研檔案等多種類型;信息多元化是指高校院系辦公室的檔案資料涉及文字、圖像和視頻等形式，具有一定的開發利用價值。在高校院系辦公室管理工作中，檔案管理工作是基礎性工作，對檔案資料的利用及辦公室發展產生重大影響，高校院系辦公室管理人員要加以重視。在實際管理工作中，由于受理念、環境和條件的限制，高校辦公室檔案管理存在如下問題：

1.制度不完善

管理制度不完善體現在檔案收集、存放、提取、查看、移交等方面。高校院系由于缺乏系統化和程序化的檔案管理機制。在檔案管理中沒有具體的計劃，不能在合適的時間對師生檔案進行收集、存放等一系列工作，導致檔案工作呈現無序狀態;在檔案管理中沒有完整程序導致了檔案管理散亂，檔案處理工作分工不明確情況的出現。

2.方法不先進

管理方式不先進導致處理檔案時工作量激增。學校由于學生的流動性較大，人員變更頻繁，檔案的處理工作量巨大。工作人員在處理檔案時面對如此繁雜的工作，使用落后的檔案處理方式難免出錯，不僅容易造成高校人員檔案收集程度統計困難和存放混雜問題的出現，還可能出現檔案丟失現象的發生。

3.人員素質不高

檔案管理人員素質高低直接影響檔案管理工作的質量好壞。部分高校存在低素質管理人員對檔案工作缺乏足夠的重視，在工作中玩忽職守，對高校文化建設造成不良影響。檔案處理人員沒有良好的服務意識，也加劇了高校師生對檔案管理的負面情緒，不利于日后高校師生的檔案工作的順利開展。再加上信息化發展背景下，大部分院系檔案管理人員都不具備信息素養，難以開展信息化檔案管理工作，影響檔案資源的開發與利用。

二、解決的辦法

1.完善檔案管理制度

通過完善檔案管理制度，實現系統、有序地開展高校院系檔案管理。第一，由學校管理班子組建專門的檔案處理辦公室，明確人員構成。在檔案的收集、存放、提取、查看和移交等流程中確定專人或小組負責，如此能夠在遇到檔案問題時第一時間追責到檔案工作負責個人，以此提升檔案管理工作的嚴謹性。第二，制定高校院系檔案管理規范。[1]將檔案管理工作內容具體化，做到有計劃的、有安排的開展檔案內管理工作。例如，我國每年高校新生開學季在9月份，通過結合學校工作教學安排合理開展檔案工作，明確各個階段檔案處理工作的開展時間。第三，實時更新檔案管理工作辦法，現代社會科技發展迅速，通過學習和借鑒優秀管理辦法對檔案工作進行更先進的管理，能有效提升高校院系檔案管理工作的效率，降低工作失誤率，為高校師生提供便利，增加高校師生對學校管理模式的好感度。

2.使用先進的檔案管理辦法

使用先進的檔案管理辦法，能夠大規模節省人力在檔案資源上的使用，大幅提升工作效率。現代社會互聯網的使用已經相當發達，信息技術在人們的生活中的利用率也越來越高。高校院系檔案管理信息化，無疑能為檔案管理工作開辟新的管理模式。拋棄落后的管理模式是順應時代發展的具體體現。第一，延長保存期限。通過將檔案內容的掃描保存，使檔案內容信息化，能夠有效降低檔案丟失和損壞的概率。傳統的保存模式，不僅存在由于檔案數量巨大導致的存放難問題，還存在忽視防蟲防潮工作造成的檔案損毀情況。信息化檔案內容能延長檔案的保存期限;第二，方便調取。實現檔案的信息化能快速地在電腦終端調取檔案，節省檔案翻找時間，在移交檔案時能快速獲得存放位置信息，從而降低檔案工作難度。

在此基礎上，高校院系辦公室管理人員需要配置完善的設備，如圖文掃描儀、數字音像制作系統等硬件設施;局域網和互聯網等軟件設施，并做好檔案數據庫的建設，實現電子檔案的規范化存儲，實現檔案管理的信息化發展。比如，某高校政法學院構建了教學檔案數據庫，用于存儲任課教師的教學進度計劃以及申報課題等資料的存儲，可以實現公開化的檔案資料管理，實現檔案管理的統一化及規范化。

3.提高檔案管理人員素質

提高檔案工作人員素質，可以促進檔案工作隨現代科技發展。高素質的檔案工作人員能夠快速地接受先進科技在檔案工作中的應用，也能夠以積極的眼光看待檔案工作，從而建立檔案工作人員積極進步的思想觀念。從以下兩個方面對提高檔案工作人員素質提出建議：第一，組織檔案工作人員學習借鑒其他先進檔案管理模式。通過學習可以提升檔案管理工作質量，對檔案管理人員對管理工作傳統枯燥的工作氛圍有所改觀;第二，提升服務意識。在檔案管理人員投入工作之前對其開展服務意識培訓，通過思想教育讓其意識到檔案工作中服務的重要性，從而在檔案工作人員和高校師生之間形成和諧融洽的氛圍。

比如，某大學文理學院辦公室針對檔案管理工作開展了檔案規范化管理講座，組織辦公室檔案管理人員參與講座，邀請檔案管理專家根據《高校檔案業務知識》《檔案數字化管理》《高等學校歸檔范圍和歸檔程序》等政策文件進行詳細講解，結合該大學文理學院的實際，為檔案管理人員提供實物檔案的規范整理流程，有效加深了檔案管理人員對院系辦公室檔案管理的認識，在很大程度上提升了檔案管理人員的素養，為院系檔案管理工作提供了可靠的人力支持。

三、結語

總而言之，在新時期開展高校院系檔案管理工作，能明顯提升檔案管理工作效率，通過采用先進的工作模式能讓檔案管理工作向更加嚴謹高效的方向邁進。融洽上進的工作模式能形成良性循環，從而節省檔案工作中的人力資源，提升檔案工作管理質量，促進各高校文化發展進程。

參考文獻：

[1]孫海.信息化背景下事業單位辦公室檔案的日常管理與應用對策[J].辦公室業務，2018（19）：90.

責任編輯：于蕾