信息化時代辦公室文書檔案管理工作改革和創新

趙欣

摘要：當今我國經濟快速發展，科學技術突飛猛進，大量的新技術、新設備廣泛應用到社會生產、生活、工作中，其中就包括信息技術在人們生產、生活領域的廣泛應用。信息技術的出現對于辦公室文書檔案管理工作來講是一次改革和創新發展的機遇，同時辦公室文書檔案管理工作大量應用信息化技術，可以有效的提升文書檔案的安全性、有效性，使其更好的服務于企事業單位的發展。今天本文就是基于此背景下展開對信息時代下辦公室文書檔案管理工作創新發展的研究。

關鍵詞：信息化時代;辦公室;文書檔案管理;工作;改革;創新

前言：

辦公室文書檔案管理工作對于企事業單位的可持續發展意義重大，它是企事業單位規劃、發展、辦公等工作有效開展的重要依據，同時也是單位發展過程中各方面工作信息匯總的重要載體，可以說是整個單位檔案管理工作的重要組成部分。總之，辦公室文書檔案管理是一項相對復雜的工作，需要工作人員具有敏捷的思維，并且能夠借助現代化信息技術手段才能不斷提升辦公室文書檔案管理工作的水平。眾所周知，在傳統辦公室文書檔案管理工作開展過程中還存在諸多的不足之處，例如辦公室文書檔案管理工作效率較低、工作管理程序向谷底負責、存檔文件易丟失、損壞等問題，已經嚴重制約了單位的可持續發展，已經不能滿足單位當前檔案管理工作的發展要求。因此，我們有關單位、相關工作人員只有不斷創新工作理念、創新工作方法，將信息技術融入到辦公室文書檔案管理工作中，才能彌補傳統工作中存在的不足，才能更加便捷高效的開展辦公室文書檔案管理工作。

1.辦公室文書檔案管理工作現狀分析

辦公室文書檔案管理工作對于單位的發展起著至關重要的作用，但是就當前辦公室文書檔案管理工作現狀來看并不容我們樂觀，在具體開展工作過程中還存在諸多問題，下面我們就來詳細探討下當前辦公室文書檔案管理工作現狀。

1.1廣大工作人員對信息技術重要性的認識還有待提高。

眾所周知，當前信息技術的應用范圍在不斷擴大，但是人們對新技術的熟練掌握和接受還需要一定的時間，尤其對于一些年齡較大的工作者來講更加需要一段時間來接受和掌握。據了解，這一部分工作者對信息技術應用與辦公室文書檔案管理工作中的認識還很陌生，無法深刻的認識到信息技術給辦公室文書檔案管理工作帶來的影響和推動力，導致這些工作者無法以積極的心態去認識、學習信息技術，這就導致信息技術等現代化技術無法有效的應用到辦公室文書檔案管理工作中。

1.2單位缺少信息技術應用技能培訓。

工作人員信息技術應用能力的高低在很大程度上取決于自身，但是還有一部分取決于外部因素，例如單位缺少必要的技能培訓，導致工作人員無法及時了解和掌握新的技術，自認為還是傳統的管理方法實用有效。總之，信息技術不能在單位辦公室文書檔案管理工作中有效的推廣，究其原因就是工作人員缺乏對信息技術的認識，不能有效的展開自主學習，同時單位沒有建立一套與信息技術應用相關的工作人員培訓機制，導致信息技術無法得到有效的支持，推廣阻礙力較大。

1.3信息化技術背景下辦公室文書檔案安全得不到保障。

我們知道，采用信息化網絡技術開展辦公室文書檔案管理工作過程中，很多單位還沒建立起完善的檔案安全保障體系，因此，辦公室文書檔案信息化建設過程中紅存在安全風險，一旦信息網絡出現病毒等，就會造成檔案數據的丟失或者損壞，影響文書檔案的完整性。同時也影響了辦公室文書檔案在管理過程中的共享性，影響了檔案的應用范圍，使信息化檔案無法發揮出其應用的作用。

2.信息化時代辦公室文書檔案管理工作改革和創新的措施分析

2.1在信息化時代，應該不斷提高工作人員對文書檔案的認識水平。

當今時代，已經逐步步入信息化時代，同時高度的信息化也是經濟社會發展的必然趨勢，是生產力不斷進步和發展的重要表現，同時也是提升辦公室文書檔案管理工作效率的要求所在。因此，在信息化時代，單位應該加大對文書檔案管理工作的基礎設施建設，包括人力、物力、設備的投入，同時不斷提高工作人員對信息技術的認識水平，為檔案管理工作的信息化、數字化打下堅實的基礎。

2.2強化工作人員信息化技術培訓工作，提高信息化技術水平。

眾所周知，檔案管理人員處于檔案信息化建設的核心地位，其掌握信息技術水平的高低將直接影響到辦公室文書檔案管理信息化、數字化工作的建設水平。因此，只有不斷提高工作人員的信息化認識水平、操作能力以及信息化技術在檔案管理工作中的管理程序，才能實現辦公室文書檔案的有效存檔、歸檔，同時也可以確保檔案信息化建設過程中的安全。

第三，構建科學信息管理平臺，提高檔案安全性。科學信息管理平臺的構建，能夠使得檔案信息管理更加科學化和嚴密化，確保檔案管理工作的有效開展，并有效提高檔案信息的安全性首先，應建立檔案信息的加工系統，通過對檔案資料的數字化建設，并對其進行有效分類、整理，建立檔案文件的收發軌道;其次，應構建文件檔案的存儲系統，將檔案信息完整地存入檔案資料庫，既保證資料的完整性，還能確保其安全性此外，構建檔案信息的查詢和保密系統，實現檔案信息查詢的便捷性和保密性。

結語：

在當前的時代背景下，將信息技術運用到文書檔案管理中具有非常現實的意義，不僅可以有效提升文書檔案的管理效率，同時也是時代發展的必然需求。因此，在未來辦公室文書檔案管理工作開展過程中，我們一定要將檔案管理工作的信息化建設重視起來，真正實現文書檔案的信息化、數字化。

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