優化事業單位檔案圖書資料管理的措施探討

宋輝

事業單位檔案圖書資料的優化管理對于事業單位的未來發展具有重要作用，可以為事業單位的發展提供參考依據，在新時代檔案圖書資料管理逐漸向電子化發展的過程中，圖書資料的管理面臨新的挑戰，如何優化檔案圖書資料管理工作，提高圖書檔案管理的規范化和高效化，是事業單位檔案管理需要解決的問題。

事業單位檔案圖書資料記錄了事業單位的發展歷程，對于事業單位的未來發展具有重要參考意義。要實現對事業單位檔案圖書資料的優化管理，滿足事業單位對圖書資料使用、保存和管理的需求，就要在事業單位轉型階段，改善事業單位檔案圖書資料管理工作方式，滿足現代化發展需求，了解到當今事業單位對檔案管理的需求，積極創新管理工作方式。

一、事業單位檔案圖書資料管理的現狀

（一）缺乏完善的檔案圖書資料管理制度

事業單位缺乏科學完善的檔案圖書資料管理制度，檔案圖書資料管理不夠規范化，缺乏規范管理的依據，導致收集、整理和歸檔工作不能及時進行，影響到檔案圖書資料管理的效果，部分事業單位存在檔案管理制度，但是缺乏規范性和科學性，檔案管理制度的執行力不足，導致執行效果不佳。

（二）缺乏計算機技術的應用

近年來計算機網絡技術逐漸應用于檔案管理領域，大大提高了檔案管理的效率，但是在事業單位檔案圖書資料管理中，計算機技術還沒有得到廣泛的應用，許多檔案圖書資料的整理仍然采用人工方式，錯誤率較高，許多應用了計算機技術的事業單位檔案管理機構的軟硬件設施也比較簡陋，設備陳舊，缺乏對檔案圖書資料的完善的保存設施，對于檔案的收集、整理和保存工作都不利。

（三）檔案管理人員缺乏一定的專業素養

由于許多事業單位對檔案管理工作重視力度不足，檔案管理工作的專業性不強，檔案圖書資料管理人員缺乏專業的管理素養，影響到檔案管理技術水平，檔案管理人員對于檔案專業知識了解不深，工作態度不佳，檔案管理效率下降，人員變動頻繁，影響到檔案圖書資料管理的穩定性。

二、事業單位檔案圖書資料管理優化策略

（一）提高對檔案圖書資料管理的重視，完善檔案圖書資料管理制度

要優化事業單位檔案圖書資料管理制度，提高檔案圖書資料管理的高效化和科學化，就要提高對檔案圖書資料管理的重視，將檔案圖書資料管理列入事業單位的長遠規劃中去，明確由一名領導分管，責任到人的制度，針對性解決事業單位檔案圖書資料管理中遇到的問題。建立綜合性檔案管理機構，對于事業單位的各項檔案資料進行統一管理，建立事業單位檔案管理網絡，將圖書資料的收集、整理和歸檔都記入相關人員崗位責任制，并納入考核中。形成單位實行予立卷制度，制定文件的保存范圍和管理標準，全面優化檔案管理各環節。做好圖書資料借閱登記制度，資料出庫入庫都要進行登記，防止圖書資料丟失。

（二）引進先進的檔案管理制度和設備

隨著計算機技術的高度發展，檔案管理工作也逐漸開始使用信息技術來提高工作效率和減少錯誤率，現代化的檔案管理制度可以減少員工工作量，應用信息化的檔案管理方式，建立信息化的檔案管理模式，將計算機技術應用于事業單位檔案圖書資料管理制度中，引進先進的軟硬件設施，改進工作方式，由人工操作向計算機操作，從而提升管理效率。在檔案圖書資料管理過程中，配備復印設備，利用計算機技術進行數據信息檢索、查閱和分析，將圖書資料電子化，從而提升圖書資料利用率，提高檔案管理工作效率。開展多項檔案信息咨詢服務，配合事業單位其它部門，開展檔案管理優化宣傳工作。

（三）提升檔案圖書資料管理人員工作水平

檔案管理人員的專業素養對于事業單位檔案圖書資料管理工作具有嚴重影響，檔案管理人員是事業單位檔案圖書資料管理優化工作的主體。事業單位要通過檔案圖書資料管理工作的實際需求配備專業人員，并使其具備專業的檔案管理知識，全員都要經過檔案專業培訓和考核合格后才能上崗。檔案管理人員要得到與其他部門人員相同的待遇，激勵檔案管理人員的積極性，減少消極怠工、錯誤率高的現象，提高檔案管理人員的職業道德。定期做好管理人員的專業培訓，使管理人員可以了解前沿管理技術，提升檔案管理人員對計算機等設備的應用水平。

（四）建立良好的檔案圖書資料管理工作環境

由于事業單位對于圖書資料的保存管理工作并不十分重視，導致圖書資料在保存過程中經常出現丟失、損毀等等問題。要優化事業單位檔案圖書資料管理工作，就要建立環境優良的檔案管理室，保證管理室干凈整潔，建立專用的圖書資料庫房和閱覽室，引進符合標準的檔案裝具和設備，并做好防火防盜工作，保證庫房內合適的溫度、濕度，減少陽光照射，安裝消防設備，適當通風，并做到隨時調節庫房內環境。

三、結語

檔案圖書資料管理工作是事業單位檔案管理中的重要內容，對于事業單位的未來發展具有重要意義，要優化事業單位檔案圖書資料管理工作，就要首先提高對檔案圖書資料管理的重視程度，完善檔案管理機制，提高檔案圖書資料管理人員的專業技術水平，引進先進的軟硬件設施，為事業單位檔案圖書資料管理人員提供優良的工作環境和氛圍，從而促進事業單位當圖書資料管理工作的優化。（作者單位：松原市教育局教育裝備中心）