中學檔案管理信息化建設探討

史本忠

我國教育體制改革以來，中學檔案管理受到國家的重視，主要是因檔案能夠有效改善教學質量，提高教學管理水平，由此可以看出，進行中學檔案管理建設尤為重要。但是，我國中學檔案管理模式較為傳統，應將信息化建設融入到管理中，這對中學檔案管理質量的提升具有較大的促進作用，同時也為我國檔案管理的發展奠定良好的基礎。

我國教育事業在發展的過程中，檔案在其中扮演著較為重要的角色，主要是因檔案詳細記錄了學校每一個階段發展過程，這在較大程度上可使中學教學工作效率更高。隨著我國信息化技術的不斷發展，中學教育引入了信息化技術，為此檔案管理模式很難適應現代社會的發展，為此應將檔案管理進行信息化建設，使檔案管理模式具有較高的信息化程度。

一、檔案信息化管理特點

（一）取代傳統方式

檔案管理信息化在管理的過程中，主要是通過互聯網資源與超前眼光對檔案管理制度與準則實施有效的革新。在縱向方面，實施檔案管理系統的安全聯網與一體式對接，可使管理信息進行有效的共享，便于上級部門協調與落實;在橫向上，需要內部通過檔案管理信息化系統將一些業務進行有效的關聯，這在較大程度上可有效增加管理業務量。

（二）交互性特點

我國中學檔案管理由于受到傳統管理模式的影響，信息化管理系統應用不夠成熟，出現較多信息漏洞與信息失真，主要是因管理時效性無法得到有效保障，導致檔案管理出現一些問題。在檔案管理中引入信息化，不但能夠提高管理過程中的時效性，而且在較大程度上還可增強其交互性，在互聯網的基礎上更新速度更快，這在較大程度上能夠及時發現管理過程中的漏洞。

二、中學檔案管理信息化建設出現的問題

（一）檔案基礎建設待完善

我國中學檔案在進行管理的過程中，由于基礎設施建設有待完善，這在一定程度上無法為信息化建設提供較好的環境，這就需要有現代化的電子設備的支持。但是，較多中學將發展重點放在了擴建方面，在一定程度上忽略了檔案信息化基礎建建設，使檔案管理信息化很難順利實施。

（二）管理制度不完善

目前，中學檔案信息化管理制度還缺乏必要的完善，主要體現在兩個方面：1.由于檔案信息化建設標準還沒有形成有效的統一，會對檔案管理工作產生不同程度的影響;2.檔案信息審查機制不完善，對檔案信息審查不夠重視，導致檔案數據信息真實性在一定程度上降低，致使檔案管理工作無法有序實施。

（三）信息安全問題

中學在進行檔案信息化建設期間，校方在此過程中應對信息安全問題引起足夠的重視，主要是因檔案信息化建設是建立在網絡的基礎上，然而網絡具有較大的開放性與共享性，極易受到不法分子的攻擊，極易出現檔案信息被泄露問題，這對學校的發展造成不同程度的影響。

三、中學檔案管理信息化建設策略

（一）完善檔案基礎建設

首先，中學領導層應對檔案管理的重要性有全面的認識，并且將檔案信息化管理納入到學校日常管理中。其次，進行檔案基礎性建設，在管理的過程中，將師生日常工作與學習情況在檔案中詳細記錄。在此，對相關管理制度進行針對性優化，這在較大程度上能夠使檔案信息化管理工作質量的提高得到較好的保障。最后，學校還需要根據校方自身情況進行檔案管理流程的有效制定，實行電子檔案管理，并且將管理責任落實到實處。

（二）檔案管理制度的完善

檔案管理制度的完善主要是表現在以下幾個方面：1.根據檔案信息化管理需求，對建設標準與管理流程進行有效的明確，并在此基礎上實施全面的規定;2.進行檔案制度的有效構建，能夠為檔案信息化管理工作的順利實施奠定良好的基礎;3.構建檔案信息審查機制。對檔案信息實施全面檢查，以此保證檔案信息的完整與真實;4.為了使檔案管理制度有序實施，還應落實檔案管理責任制，從而對檔案管理有效的規范。

（三）檔案信息安全管理

在提高檔案信息安全管理的過程中，首先需要對檔案信息系統運行過程中的安全性進行有效的提升，以此確保檔案信息系統的先進性，這在較大程度上能夠避免系統運行漏洞的發生。此外，采取一些先進技術手段，比如身份認證技術、加密技術等，以此有效避免檔案信息受到黑客與不法分子的攻擊與竊取。檔案管理人員還應對檔案系統實施全面的維護工作，為檔案信息的安全奠定良好的基礎。

（四）培養檔案信息化管理人才

檔案信息化管理與管理人員自身管理素養與技術有較大的關系，為此校方應對管理人員進行計算機技術的培訓工作，確保管理人員能夠掌握檔案文件的傳輸。此外，還應引進一些優秀的管理人才，這對提升檔案信息化管理尤為重要，同時也為中學檔案信息化管理質量的提升奠定良好的基礎。

四、結語

綜上所述，我國科學技術在發展的過程中，中學檔案管理信息化建設是未來發展必然趨勢，在較大程度上也是檔案管理中較為重要的任務。此外，為了提升檔案管理信息化建設質量，管理人員需要對建設方案實施全面設計，在此過程中應認識到管理人員發揮信息技術優勢的重要性，這在較大程度上也是信息化水平提升較為重要的環節。（作者單位：山東省煙臺第二中學）