淺談陜西廣電網絡公司檔案管理工作的創新與發展

摘 要：檔案管理工作是公司管理工作的重要組成部分，因此公司檔案管理的工作的創新對公司經營發展具有重要意義。本次對公司檔案管理工作的現狀進行分析，并提出創新應對策略，有效地提升了公司檔案管理水平，使公司檔案管理進一步規范化，正規化，確保了公司檔案資料的完整，提升公司檔案管理水平和利用效率。

關鍵詞：檔案管理;檔案現狀;創新措施

陜西廣電網絡公司經過十年的創新發展，業務范圍已從原來單一的有線電視傳輸服務業務，逐步拓展為包含視音頻業務、信息服務、集團專網、互聯網接入、節目運營、股權投資在內的全媒體、多網絡、綜合性業務。隨著公司業務的轉型升級，各項工作正在深化體制機制改革，其中檔案管理工作正在朝著專業化、標準化、規范化的方向發展。隨著信息時代的到來，本文將就如何做好文公司檔案管理工作的創新與發展。

一、陜西廣電網絡公司檔案管理工作的現狀

從公司成立到2012年，由于廣電網絡處于快速發展時期，新建項目較多，檔案資料分散在各業務實施部門，管理分散，資料存檔不規范，極易造成重要資料的丟失近年來，集中表現在以下幾個方面：

1.檔案管理制度不健全。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值;二是因保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現象屢屢發生;三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

2.檔案管理人員專業能力不強、綜合素質素質不高。一是公司缺乏專門的檔案管理人才，全網檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業知識的培訓，在日常檔案收集整理中都是根據摸索邊整理，二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性，責任心不強，易導致資料的丟失，影響到檔案歸檔的資料，阻礙了檔案管理事業的發展。

3.檔案庫房硬件設施有待提高。目前部分分支機構沒有專用檔案庫房，檔案庫房硬件設備不規范，沒有相應的庫房管理制度和應急預案，檔案庫房沒有預留3-5年的儲存空間，沒有達到檔案管理要求標準，不能適應檔案管理工作的要求。

二、加強檔案管理工作的意義

1.檔案發展的必要性。在檔案管理工作中，檔案管理是企業管理工作的一部分，屬于一項基礎性工作。檔案真實記錄著許多重要的歷史事件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，科學規范管理檔案，是衡量一個企業管理水平的重要尺度，加強檔案管理工作可以改變過去檔案資料分散、不系統、不完整、調閱利用不便的局面，做到人員流失檔案不丟失、檔案管理的規范、可以提高公司日常工作效率，也為公司的發展做出貢獻。

2.檔案管理的規范性 。公司建立健全各項檔案管理制度，包括檔案管理辦法，各項檔案規章制度、歸檔范圍及保管期限表，以及檔案借閱利用制度、保密制度、庫房管理制度等，建立公司三級檔案員隊伍，檔案集中統一培訓，大力推進公司檔案管理工作。

3.檔案管理的重要性。 下發各項管理辦法和制度《全網檔案管理規范指導意見》和《專項檔案管理指導意見》，提升了檔案管理意識和利用率，通過分支機構實地調研，推進了檔案管理工作規范化、標準化，加強檔案人員的安全意識，通過檔案達標工程和檔案業務培訓，提高了學員的專業技能和業務水平，全網基本實現檔案標準化，通過這幾年持續不斷的努力，我公司檔案管理已經走上了高效、規范的軌道，并取的了一定的成效，給公司也培養了一批檔案管理人才，逐步實現我公司檔案管理的科學化、標準化和規范化。

三、檔案管理工作的創新途徑

為適應新形勢，更好地發揮檔案的作用，針對檔案管理中存在的各種問題，公司采取了相應的創新措施來規范檔案管理工作，在完善各項規章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質等方面狠下功夫。制定工作標準及操作方法，下發管理辦法、加強業務培訓、實地指導、檔案達標工程等工作，逐步實現我公司檔案整理的規范化、標準化，具體措施主要有以下四個方面：

1.實行檔案集中統一管理，實現檔案管理的規范化

省公司2012年10月成立檔案室，建立了專用檔案庫房，配備了必要的硬件設備，確定了檔案管理人員，健全完善了各項檔案管理制度，進一步提高規范檔案管理水平。一是根據我國《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準。檔案管理工作的發展趨勢是逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，就要有明確的分類標準，同時借助先進的檔案管理技術，逐步建立和完善檔案建立完善的檔案收集、整理、利用、鑒定、銷毀、保密等制度、規范，并對檔案管理人員進行了培訓、指導，實現了公司檔案集中統一管理。

2.開展檔案管理達標工程，建立全網檔案管理體系

根據《檔案法》等相關法律、法規，結合本單位實際情況、公司檔案管理工作實行集中統一與分級管理相結合的管理模式，2014年6月，公司下發了《關于開展分支機構檔案管理情況摸底調查表》，根據調查表反饋，選取西安、咸陽、漢中、商洛等單位進行實地調研，發現檔案資料收集不齊全完整，檔案整理不規范等問題，為了加強公司檔案規范管理，公司制定并下發《全網檔案管理規范指導意見》，明確工作職責、理順工作程序，要求各分支機構確定分管領導，建立綜合檔案室，指定專（兼）職檔案管理人員，建立并完善規章制度，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等工作流程，按照《全網檔案管理規范指導意見》執行，建立了全網檔案管理體系，并開展檔案達標活動。

3.開展專項檔案工作，實現重要檔案、核心檔案分級創新性管理

專項檔案是檔案的重要組成部分，對公司經營發展起到重要的作用，具有重要的利用價值，專項檔案包含重要專項檔案和核心專項檔案。

一方面針對公司重要專項檔案管理。2017年下半年專項檔案管理工作正式啟動，目前在收集公司重要專項檔案的過程中，發現檔案資料存在不齊全、不完整的現象，其原因主要是各部門對專項檔案重視程度不夠，收集內容要求不清晰、不明確。

另一方面針對公司核心專項檔案管理。對外合作單位基本情況是公司核心專項檔案，近年來，公司對外合作不斷增多，而相關合作資料和文檔由于涉及的部門和人員較多，材料分散在各個經辦人手中，難以有效利用，項目結束后不能及時收集，存在丟失現象，給公司造成損失。避免重要檔案資料的遺失，用制度規范專項檔案的管理工作，確保專項檔案資料的完整。

4.創新檔案管理思路，建立存管分離新模式

一是由于全網所有的項目檔案都集中在省公司相關部門管理，資料繁多，而省公司檔案室存儲空間有限，現對這些項目檔案的管理實行公司檔案室統一管理，分地存放。項目責任部門把檔案移交檔案室后，檔案室清點、檢查、核對、打碼、歸檔后返回原辦公室存放，調閱利用按公司檔案利用制度統一調閱。

二是公司是省、市、縣三級管理模式，分支機構檔案資料多，地理位置較遠，運輸比較困難，集中統一存放難度很大，調閱也不方便，公司實現了統一領導，統一制度，分級異地存放管理模式。分支機構按照《全網檔案管理規范意見》要求，建立檔案室、確定兼職檔案管理員，檔案管理員負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，檔案存放地點在分支機構檔案庫房分級存放，實現了分支機構檔案的統一管理，便于保管利用。

作者簡介：

徐菜娟（1973--）女，漢族，本科學歷，中級職稱，陜西廣電網絡傳媒（集團）股份有限公司，主要從事檔案管理工作。