淺議大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化

大數(shù)據(jù)是隨著網(wǎng)絡技術高度發(fā)展而產(chǎn)生的一個新概念。如今，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被大眾所接受，大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)也朝著成熟化和大眾化方向不斷邁進。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代需要，所以檔案管理模式亟待做出改變。那么，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理模式有何變化？如何優(yōu)化檔案管理模式呢？下面是文章的回答。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化

（一）管理體系發(fā)生的變化

在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，檔案的類型非常多，檔案管理以人工、手工管理為主，檔案管理手段缺少技術支持。由于檔案管理工作非常復雜，涉及的方面非常多，所以，許多檔案資料經(jīng)常會出現(xiàn)丟失、破損等情況。大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量大、快速響應、數(shù)據(jù)多樣性等特點。在大數(shù)據(jù)時代，企事業(yè)單位的檔案數(shù)量和類型都不斷增多，檔案主體也由紙質(zhì)檔案變成了電子檔案。大數(shù)據(jù)時代的來臨，也給檔案管理體系帶來了強烈的沖擊，這也必將引起檔案管理理論和管理模式變革。在這種情況下，出現(xiàn)了新的檔案管理理論如文件連續(xù)體論、宏觀鑒定理論等，加上信息技術的支持，管理部門可以將檔案統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理，檔案管理出現(xiàn)了周密性、系統(tǒng)性等特點，檔案管理的信息化水平也不斷提高。

（二）檔案資源體系變化

館藏資源豐富，是提高檔案管理部門工作效率的關鍵。過去，企事業(yè)單位的檔案資源渠道主要是內(nèi)部資源積累和搜集，檔案資源來源渠道狹窄，所以，許多檔案館的資源都殘缺不齊，缺少層次感、實用性。大數(shù)據(jù)時代的到來，導致信息資源以井噴之勢出現(xiàn)，企事業(yè)單位的檔案來源不再局限于內(nèi)部，他們可以從面積廣泛的互聯(lián)網(wǎng)世界獲取更多有用的資料。因此，許多檔案館紛紛啟動了新的數(shù)據(jù)搜集渠道，這不僅拓寬了單位檔案數(shù)據(jù)資源獲取路徑，也使得單位檔案內(nèi)容和采集方式發(fā)生了明顯的變化。

（三）檔案安全保障體系有所變化

對于檔案管理來說，安全保障是一個古老而嶄新的命題。過去，企事業(yè)單位在檔案安全保障方面，有一系列嚴格的對內(nèi)制度，如要求庫房建筑牢固，館內(nèi)防水防潮，防火防盜。為了更好地保管檔案，許多單位就庫房構建、檔案用紙要求、副本匱藏、裝裱修復等都有嚴格的要求，這體現(xiàn)了人們對檔案安全的重視。大數(shù)據(jù)時代的檔案雖然種類和數(shù)量繁多，但是許多數(shù)字檔案都可以長期保存。不過，檔案安全管理卻要面臨更多來自外界的挑戰(zhàn)，如要嚴防數(shù)據(jù)系統(tǒng)的檔案信息泄露，病毒污染，這也給檔案管理安全保障提出了更高的要求。檔案管理部門只有發(fā)揮現(xiàn)代化技術的優(yōu)勢，打造高品質(zhì)的檔案安全保障體系，提高檔案管理安全系數(shù)，才能提高檔案管理質(zhì)量。

（四）檔案服務體系的變化

檔案是歷史的記錄，檔案管理的最終目的是服務國家和民眾。但是，傳統(tǒng)的單位檔案覆蓋面較小，檔案服務途徑單一，檔案服務較為被動，有時候，由于時空距離，很難為檔案用戶提供及時便捷的檔案服務。此外，單一的文字、圖片很容易影響用戶的使用體驗。大數(shù)據(jù)時代下用戶檔案需求更加多樣化、個性化，不過，企事業(yè)單位的檔案覆蓋面更加寬廣，他們的檔案信息形式也日益多樣，此外，許多企事業(yè)單位在檔案服務方面也改變了傳統(tǒng)的被動服務、單一服務模式，走上了主動服務、精準服務之路，與此同時，他們的檔案服務形式和內(nèi)容也發(fā)生了改變。如他們可以為用戶提供包括文字、語音、視頻、圖片、超鏈接在內(nèi)的信息，檔案服務已經(jīng)突破了時空限制。

二、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化檔案管理模式的方法

（一）完善檔案管理制度

有法可依，有章可循，可以提高檔案管理效率。如今，許多企事業(yè)單位在檔案管理方面已經(jīng)走上了信息化管理之路，但是檔案管理制度建設卻相對滯后，關于檔案信息化管理的許多事項都存在不確定性。鑒于此，企事業(yè)單位要與時俱進，從以下幾方面入手，完善檔案信息化管理制度，（1）完善檔案管理制度，明確檔案注意事項、規(guī)范化管理流程，由檔案管理部門、專業(yè)管理人員按照管理制度對檔案進行統(tǒng)一管理。（2）建立檔案歸檔制度，就文書檔案歸檔格式、時間、范圍和保管期限等作出明確規(guī)范。（3）建立文書檔案安全保密制度，以制度的形式，將檔案調(diào)閱、摘抄、復制等事項及要求落實下來。（4）建立健全檔案查閱借閱制度，實施檔案管理崗位責任制，落實好檔案安全領導負責制，細化檔案管理權限，實施明確的檔案管理分工制度，確保檔案管理工作有章可依，有例可循。

（二）建立檔案保密安全體系

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作具有一定的復雜性、挑戰(zhàn)性，如它對管理人員的綜合素質(zhì)、對設備的技術水平要求更高，傳統(tǒng)的檔案管理設備和方法已經(jīng)無法滿足新時期的檔案管理工作需要。所以，企事業(yè)單位的領導干部要提高認識，充分認識到檔案管理工作的重要性和復雜性，為檔案安全管理提供資金支持和安全保障。然后，加大檔案管理投入，按照《檔案館建設標準》加強檔案館、庫房建設，為檔案庫房配備高水平的檔案管理設施、安全設施，包括電腦、掃描儀、光盤柜、密集架、應急設備等，提高檔案館的防火防盜、防潮防蟲能力。然后，細化檔案安全管理工作制度，建立檔案庫房管理制度，健全電子檔案文件安全管理制度，確保檔案管理設備、軟件安全可用，并要求檔案管理人員嚴防死守各種安全隱患，實施有效的檔案安全管理措施，嚴格檔案借閱和入庫管理。此外，針對檔案管理制定應急事件突發(fā)預案，并將檔案管理隊伍組織起來，定期開展突發(fā)事件應急預案演練，提高檔案管理隊伍的應急處置執(zhí)行能力。

（三）加大檔案服務創(chuàng)新力度

檔案管理工作的兩個重要任務就是檔案安全管理和檔案服務。在大數(shù)據(jù)時代，信息公開已經(jīng)成為社會潮流，也是民眾的愿望。如今，關于檔案管理與信息公開，我國政府已經(jīng)出臺了一系列的安全條例，這也為企事業(yè)單位的檔案信息公開提供了政策支持。所以，企事業(yè)單位也要緊跟時代發(fā)展腳步，加大檔案服務創(chuàng)新力度，滿足民眾信息公開的需求。這也要求企事業(yè)單位檔案管理部門要進一步健全檔案利用與服務體系，通過對用戶身份的鑒別與登記，防火墻設施，提高檔案管理安全系數(shù)。然后，爭取在公平公正公開的前提下，了解用戶的檔案信息需求，并根據(jù)用戶需求為服務對象提供個性化、遠程式的檔案服務。允許用戶通過網(wǎng)站安全鏈接、信息資源與檔案館聯(lián)系，為用戶通過網(wǎng)絡查詢檔案信息提供便利，以提高檔案利用效率，最大化實現(xiàn)檔案資源的價值。

（四）重視檔案管理隊伍建設

在大數(shù)據(jù)推動下，檔案資源從結(jié)構化實現(xiàn)了半結(jié)構化、非結(jié)構化，檔案管理模式也實現(xiàn)了自動化。這些，都給檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。檔案管理部門要重視檔案管理隊伍建設，給予檔案管理隊伍建設以重視，引進專業(yè)的檔案管理人才，同時開展專業(yè)化培訓，促使檔案管理人員通過培訓和學習，提高他們的專業(yè)管理能力和信息素質(zhì)，從根本上提高單位檔案管理水平。然后，落實檔案管理績效考核、監(jiān)督機制，以提高檔案工作人員的工作熱情。此外，重視檔案管理隊伍的思想政治教育，提高他們的思想認識，要求他們嚴守組織紀律，做好檔案保密管理和服務工作。針對那些泄露國家秘密、玩忽職守的檔案管理人員，要依法給予嚴懲，以確保檔案管理工作的嚴肅性。

三、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作在工作環(huán)境、模式和理念上都發(fā)生了變化。檔案管理部門只有積極踐行創(chuàng)新管理理念，有所作為，才能找到正確的檔案管理路徑，才能經(jīng)受住時代的考驗，更好地服務大眾。