公安機關數字檔案室建設思考

■孫 超 李家川/南京市公安局浦口公安分局

面對如今互聯網時代和大數據時代的沖擊，傳統的紙質版的公安檔案搜集、記錄、整理方式已經不能滿足時代的進步，公安機關的檔案管理也要向數字模式轉變。公安機關建立數字檔案室，可以把紙質版的檔案轉為電子版的檔案，保存到計算機中，運用現代的網絡、信息管理、計算機技術對公安電子檔案進行分類、歸檔、整理，統一保存到數字檔案室中，實現公安檔案的信息化管理，便于檔案的長期保存以及檔案信息的快速查閱。建設公安機關檔案室，為公安機關以及人民群眾提供便捷的檔案查閱服務，提高公安機關的工作效率，為人民群眾提供更好的基層服務平臺。

一、公安機關數字檔案室

國家對機關數字檔案室的建設提出了要求，一是要把之前保存的相關機關檔案全部數字化、信息化處理，利用現代的信息化技術把紙質版的傳統檔案轉換為數字檔案，當然還包括之前保存的音頻、視頻的歸檔整理，統一存儲在數字檔案室中。二是增量機關檔案的電子化處理，在機關工作過程中直接形成電子版文件，這些電子文件會與檔案管理系統相連接，形成電子檔案后直接保存到檔案管理系統中，便于保存管理。

公安機關也要建設相關數字檔案室，以此來順應時代的發展，緊跟社會前進的步伐。公安機關數字檔案室的建設同樣要借助網絡技術、數字信息處理技術等現代技術手段，公安檔案管理的有關部門必須依靠網絡信息、檔案文件管理平臺和業務系統的綜合應用，實現公安機關檔案的電子化、數字化處理，實現傳統檔案、歷史檔案的數字化轉換，利用信息化的檔案管理模式，實現公安檔案的長期保存。建立公安檔案數據庫，建立完善的數字檔案管理體系，對公安檔案實現科學化、信息化、數字化的管理，提供更好的服務平臺是建設公安數字檔案室要達到的目標。

二、數字檔案室建設的意義

公安機關檔案主要是記錄公安機關日常工作，是工作實踐中的產物，對于公安機關的工作來說至關重要。公安機關的工作離不開檔案的支撐，如何更好地利用公安檔案的信息資源，建立公安機關數字檔案室，通過數字和信息化的文件檔案管理系統為人們提供更好的服務。

數字檔案室的建立改變了傳統的服務模式，并運用最新的現代技術對公安檔案進行管理，提供更便捷的網絡檔案信息查詢服務，充分體現公安機關工作中公安檔案的價值。公安機關數字檔案室實際上是信息時代公安檔案的創新發展，不僅包含了傳統檔案管理的功能作用，它也符合時代的發展，符合現代公安機關的新要求。

數字檔案室的建設具有現實指導意義，推進了檔案管理實現信息、網絡、數字管理一體化的進程，推動了檔案管理模式的轉變，滿足了人們對檔案的不同需求。隨著互聯網信息化的發展，人們對于公安檔案的求知欲也在不斷增強，多元化的公安檔案需求便要求公安機關檔案管理創新發展，建立數字檔案室是創新檔案管理的方式，有助于公安檔案的科學化、數字化、信息化管理，推動公安機關檔案向前發展，充分發揮其作用。

三、存在的問題

目前，公安機關數字檔案室的建設并不是一帆風順的，仍存在一些問題需要關注。

（一）現代檔案管理意識薄弱

公安機關檔案管理部門存在時間較長，檔案管理人員容易受之前傳統的檔案管理理念的影響，對于現代的檔案管理理念認識不足，沒有過多的重視，導致檔案管理工作者現代檔案管理意識薄弱。此外，公安機關的重點是打擊違法犯罪，維護社會治安，因此對基層檔案的管理投入的精力不夠，沒有認識到檔案科學化管理以及建設數字檔案室的重要性，沒有真正懂得公安機關檔案的內在價值。有些公安檔案管理者會對檔案管理存在誤解，認為只是簡單的整理檔案，其實不然，檔案的管理需要細心、耐心、踏實肯干，對檔案管理的誤解也可能成為建設數字檔案室的阻礙。基層公安機關要想真正建立數字檔案室，就要重視，投入精力，需要有現代檔案管理意識的、細心、有耐心的相關管理人員，不要讓數字檔案室的建設空談，真正做到。

（二）缺乏專門的檔案管理人才

公安機關數字檔案室的建設最不能缺少的就是相關的檔案管理人才，但是基層公安機關專門的檔案管理人才較少，存在警力不足，讓民警對相關檔案進行的管理的現象。民警沒有接受過專門的檔案管理知識，也不是檔案管理相關專業，對于建設數字檔案室不能提供專業支撐。公安部門在檔案管理人員的培訓方面不夠全面，只是單純的檔案管理知識不能滿足建設數字檔案室的條件，培養檔案管理人員的相關信息技術和網絡技術也是必要的，這樣員工就可以學會運用現代技術，以此來適應新的檔案管理模式。

（三）缺少完善的規章制度

公安機關建立數字檔案室，要制定完善的規章制度，檔案管理有完善的規章制度提供理論支持，可以促進數字檔案室的建設，提高工作人員的工作效率，發揮數字檔案室的作用。檔案管理人員的工作必須有明確的安排，負責人應對自己負責的部分承擔相應的責任，檔案管理部門的工作流程還不完整，沒有明確的工作安排以及工作流程，會影響數字檔案室建設的進程，檔案信息管理也存在一些安全隱患，檔案信息的安全性需要提高。

四、解決的策略

基層公安機關數字檔案室的建設還在推進過程中，缺少專門的檔案管理人才，檔案管理理念需要創新，沒有完善的規章制度作為理論支撐，但是建設數字檔案室的步伐不能停下，仍要繼續向前，克服存在的阻礙，實現公安機關數字檔案室的真正建設。

（一）培養檔案管理意識

公安檔案管理人員需要轉變傳統管理理念，接受現代新的檔案管理理念，公安機關要高度重視，投入足夠多的精力，相關領導要正確認識公安檔案的價值，并認識到建設數字檔案室的重要性，成立專門的部門負責數字檔案室的建設，并把它作為重要任務推進。提高公安部門工作人員的檔案意識，定期對檔案管理人員以及公安機關工作人員進行檔案知識的普及，利用視頻、文本、網絡等多種形式，讓整個公安部門都有檔案意識，改變公安機關的觀念，同時也可以對人民群眾進行檔案知識的普及，縮小公安機關與人民之間的距離，消除思想層面建設數字檔案室的障礙。

（二）建立全面的培訓體系

公安機關數字檔案室的建設無論是建設前期宣傳、真正實施還是后期維護都需要有專門的人員來進行，沒有專門的檔案管理人員會寸步難行。公安機關要引進檔案管理人才，建立全面的人才培訓體系，為建立數字檔案室提供人才。設立專門負責數字檔案室建設的部門，面向社會招募專業的檔案管理人員，同時要開展檔案管理部門內部人員的培訓工作，邀請檔案管理專業的“大神”前來講解檔案管理的理論知識，另外也不能忘記網絡技術、信息技術的相關培訓，理論與技術同時進行，定期對檔案管理工作人員進行培訓，提高其理論與技術水平，為建設數字檔案室培養人才。

（三）完善相關規章制度

建立健全的檔案管理規章制度，為數字檔案室建設提供理論和制度保障，確保數字檔案室的順利建設。根據公安機關檔案管理的實際情況制定規章制度，明確檔案管理人員的工作以及要負的責任，防止檔案管理人員不明確任務而消極怠工。建立完善的監管機制以及檔案信息安全管理體系，對檔案管理人員的相關工作進行監督，同時要確保公安檔案信息的安全，防止機密文件的外泄。

五、結語

推進公安機關數字檔案室的建設進程，有利于加快建立公安檔案管理網絡信息服務平臺，培養具有現代管理理念的人才，加強檔案管理人員管理觀念的轉變，為建設公安機關數字檔案室創造條件。建設數字檔案室是滿足時代的需求，是提高公安機關工作效率的方法，也是公安機關更好為基層服務的體現。