勞動人事爭議仲裁檔案規范化管理方法初探

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檔案管理是行政事業單位工作內容的重要組成部分，其中勞動人事爭議仲裁檔案管理是重要方面，構建完善的勞動爭議仲裁檔案管理體系，需要勞動人事爭議仲裁工作可以在法律規定范圍內依法行事，妥善解決勞動人事爭議仲裁問題。但是目前這方面的工作還沒有得到落實，工作效果也還不理想，這對勞動人事爭議仲裁檔案的規范化管理十分不利，需要我們結合新的工作形勢作出工作策略分析。

一、勞動人事爭議檔案的管理現狀

(一)檔案管理人員素質還有提升空間

基層檔案機構一般配備管理人員2-3名，實際上依照我國法律規定，每10000份檔案需要配備1名專業人員實施管理工作，超過部分為每15000份檔案再另外配備1名檔案管理人員，但是受部門編制等因素影響，檔案管理人員數量嚴重不足，如果人員需求過大，則由其他部門人員兼職。其他部門的人員在專業能力上普遍不足，一般來說只具備簡單的封裝、記錄以及存取工作能力，對檔案的具體功能和管理辦法了解不夠，這就使得目前我國勞動人事爭議仲裁檔案管理缺乏規范化特點，檔案管理工作浮于形式、管理隊伍力量薄弱。隨著社會發展，企事業單位人員在法律意識上逐步增強，因此利用法律武器維護自身權益的問題也比較常見，勞動人事仲裁案件產生的卷宗數量急劇增加，這對勞動人事爭議仲裁檔案管理工作人員來說，顯然工作量增加。勞動人事爭議仲裁檔案有關于勞動人事糾紛的詳細案件處理信息，部分檔案管理人員認為這部分檔案的在使用率較低，因此在日常管理工作中也存在疏忽。勞動人事爭議仲裁檔案管理中檔案內容缺失的問題比較普遍，影響了再啟動案件的仲裁效果。

(二)檔案管理信息化程度有待提高

基層勞動人事爭議仲裁檔案目前在信息化建設上還存在不足，對紙質信息和人工依賴性較大，案件信息記錄不詳細，有需求的人員去查詢的檔案的時候，需要親自去檔案管理機構，檔案查詢費力、費時。在檔案保存媒介以紙質為主的時候，一些意外情況或者常規外部條件都會造成檔案的意外和常規損害。

(三)工作人員對檔案的重視程度不足

勞動爭議仲裁部門的關鍵工作在于處理勞動糾紛和調節勞動糾紛，在檔案管理工作上存在盲點，忽視檔案管理工作重要性的問題時有發生。然而仲裁檔案的完整性為勞動人事爭議仲裁提供了重要依據，如果檔案出現損壞或者丟失對案件解決無疑帶來更大難度，影響人事爭議仲裁處理結果。

(四)仲裁工作中仲裁檔案的利用率較低

檔案管理部門對勞動人事爭議仲裁檔案管理不重視，因此勞動人事部門在案件仲裁的時候也少用部門檔案作為證據。信息化管理水平不足，也導致案件檔案信息無法現實共享，檔案信息查詢和調取難度大，這使得人事爭議仲裁檔案使用效率低下。

二、勞動人事爭議仲裁機構檔案管理規范化的策略

(一)做好仲裁案卷歸檔信息化工作

勞動人事爭議處理案卷是勞動人事爭議處理的重要書面記錄，它反映了勞動人事爭議處理的全過程。案件仲裁的檔案需要管理人員在案件處理完畢后，按照要求將勞動爭議案件檔案進行規范立卷、歸檔，錄入計算機系統，提升檔案查詢和調取效率。建立仲裁案卷歸檔信息化系統，一方面利于保證勞動人事爭議案件處理的合法性：勞動人事爭議處理案卷既針對程序問題，又針對實質問題，既有訴訟意義，又有法律效力，因此在勞動人事爭議處理的各個階段，監督辦案人員可以在檔案管理制度要求下，合理使用檔案，依法處理相關爭議問題，為案后審查提供依據。另一方面，勞動人事爭議處理工作的制度化和法律化目標更容易達成。勞動人事爭議處理是一項法律程序，辦案過程中需要遵循嚴格的法律規定，依法處理勞動人事爭議問題，檔案是監督工作合法性和程序性的書面依據。第三是利于促進勞動爭議仲裁檔案的數字化管理。每一個案件卷宗，都是案件具體翔實的記錄，強化歸檔管理，對勞動人事爭議處理制度的完善發展十分有利，為仲裁人員的工作經驗總結以及檔案管理工作數字化發展十分有利。

(二)提高工作人員專業能力

檔案管理人員自身的素質能力決定著勞動人事爭議仲裁檔案管理的規范化水平，但是目前我國的勞動人事爭議仲裁檔案管理人員專業知識不足，導致檔案管理工作的規范化管理水平低下，可見提升檔案管理人員的專業能力是我們目前需要我完成的工作目標。目前我國已經有了專業的檔案管理課程，可以為勞動人事爭議仲裁部門的檔案管理人員學習提供更多契機，利用培訓機會強化學習，了解檔案規范化管理的意義和方法。檔案管理工作人員需要不斷優化工作流程和內容，細化勞動人事爭議仲裁檔案管理中存在的問題。勞動人事爭議仲裁檔案管理不僅僅包括接受和儲存工作任務，也包括整理、歸類和歸檔、借閱等環節，因此只有科學的檔案管理方法才可以有效實現管理目標，促進檔案的價值發揮。勞動人事爭議仲裁檔案的規范化管理需要長期的制度和機制作為約束，因此有關部門要依據實際工作需求和流程進行制度建立和機制建立。

(三)建立健全的檔案管理制度

檔案管理制度是實施檔案管理的依據和剛性文件，但是當前我們在勞動人事爭議仲檔案管理工作中發現，依據立卷立卷、歸檔、分類、查閱和保密等方面制定的制度還不健全。我們在針對立卷進行制度建立的過程中，需要對案件記錄信息情況的翔實程度提出要求，如材料不足要及時收集，保證案卷記錄完整性。歸檔工作需要按照流程進行，依照規定進行檔案的接受、分類，歸檔后做好記錄并錄入系統，對紙質文件和數字化文件進行收集、整理。建立查閱制度，對查閱需求進行審核，并將查閱檔案的人員和需求等做好記錄，利用數字化系統查閱文件并查看借閱文件的匹配程度，需要借閱的時候人員要填寫案卷使用申請書。歸還案卷的時候，工作人員要詳細對比材料是否完整和齊全，并重新做好歸檔工作，更改相應的系統信息。檔案文件和系統信息要相互匹配，且具備相互驗證的功能，保證檔案信息管理工作的安全性和穩定性。

(四)實現地區間幫扶、均衡發展

勞動人事爭議仲裁檔案管理在區域發展過程中體現出不均衡性，因此我們要采取地區間幫扶和均衡發展的策略平衡這一現象，以發展速度快的區域帶動發展速度慢的區域，區域間實現帶動發展，促進檔案管理工作水平的不斷提升，體現檔案管理工作的科學發展。

三、結語

綜上所述，勞動人事爭議仲裁檔案管理工作在新形勢下需要轉變以往的工作模式，解決目前仲裁處理中檔案效力不足的問題。基于這樣的要求，本研究在上文中主要針對勞動人事爭議仲裁檔案規范化管理路徑展開分析，僅僅依據筆者的經驗提出以上四點策略，雖然研究結果還有待完善，但是也希望能夠在促進我國勞動人事爭議仲裁檔案管理工作水平提升上起到積極作用。