如何正確認識科技檔案利用的經濟效益分析

時海云 昆明有色冶金設計研究院股份公司 650051

科技擋案是在科技活動中形成的珍貴資料，是企業寶貴的資產、權益憑證。在企業的發展中不能缺少檔案的管理，無論是在企業的生產、建設、科研、設備以及人力資源的管理都離不開檔案。對于檔案的正確管理可以節省很多的時間降低經濟的消耗。我們以企業中的科技檔案的管理進行分析探究，企業在生產中，要想對原有的技術進行研發，就要找到之前技術的檔案記錄。在記錄中得到原有技術的水準以及構造，減少企業在新技術研發中的投入，正確的利用科技檔案的技術不僅可以使企業新技術開發時節省時間更可以降低新技術的研發成本。這種科技檔案的使用可以為企業帶來巨大的經濟效益。對于科技檔案的正確使用也存在很多的方法，我們對此進行具體的分析。

1. 科技檔案的管理使其具有可讀性

每一個企業的檔案管理都應有其專門的檔案室以及管理人員。對于檔案的管理都是采取以卷、盒、冊、袋等多種收集管理方式。在檔案的管理中，將不同類型的檔案進行整理分類、按序擺放。檔案管理人員根據檔案利用者所要查找檔案的內容、關鍵字，可以快速地進行查找工作，使檔案具有可讀性。

2.科學的管理方式使科技檔案具有檢索性

檔案的科學擺放以及記錄可以使檔案具有檢索功能，對于類別多、量大的檔案可以進行計算機數據的輸入，將檔案的信息進行記錄存貯，建立檔案數據庫。檔案利用者在計算機數據庫中通過輸入題名、關鍵字等信息進行檢索，根據檢索結果確定檔案的擺放位置，快速地找到自己想要查找的檔案。另外，為了提高工作效率，利用者可以按照計算機數據庫中檔案的分類、高級查找、邏輯查找等功能進行檢索，將檢索的效率以及人工的檢索失誤降低。

3.影響科技檔案經濟效益的原因

檔案管理人員的意識影響著檔案利用的經濟效益，很多檔案的管理人員缺乏主動服務、上門服務的意識。通常情況下，利用者的檔案意識較為薄弱，不能根據實際的需求去查找檔案。在檔案的使用中很多的利用者不能注意到檔案使用的時效性。雖然將檔案查找出來，但是只有根據實情況進行研究，才可以降低因為檔案過了時效引起的滯后性。減少因為滯后性帶來的企業利益損失，要辯證的看待科技檔案的使用，對于檔案中的有效處加以提煉，簡化企業科技相同部分的研發費用，增強檔案的實用性。

4.提升企業科技檔案利用經濟效益的方式

在科技檔案的應用中，一定要有完整的檔案文件。科技檔案是在科技活動中形成的真實記錄和成果反映，具有一定的連續性。企業在進行科技檔案的管理中，要任用專業的人員對檔案進行收集、管理，使檔案的保存具有完整性。同時管理人員還要具備專業的檔案管理能力和學習能力，不斷地學習新進的管理理念，并結合本企業的實際情況，對檔案進行科學地管理，使檔案發揮最大的效用。同時，在檔案的管理中要兼顧檔案的安全性。首先，要制定《科技檔案管理辦法》，從檔案的收集、整理、保管以及利用等方方面面進行規范，使檔案管理人員有章可循，減少安全隱患。實際工作中，在檔案庫房的管理方面，計算機數據庫的管理方面，以及檔案的利用過程中容易出現安全事故，故應制定相應的《檔案庫房安全管理制度》、《檔案庫房應急救援預案》、《檔案借閱制度》，從制度上加以保障。另外，企業應配備必要的檔案安保設施和安全系統，全方位確保檔案的安全。

5.科技檔案利用經濟效益形成的體系

對于科技檔案如何產生經濟效益，一直是我們企業思考的問題。這些思考的相互作用促進企業的科技檔案經濟效益構成的體系。科技檔案的使用價值是根據之前所產生的經濟效益為再次使用的基礎。使企業可以根據科技檔案解決當前技術中所面對的問題，強化科技檔案的使用。企業的科技檔案作為一種信息的載體存在于企業的檔案管理中，是企業在進行下一階段生產經營的具體科技生產要素。要想發揮科技檔案的效益，為企業創造新的經濟效益，就要有科技檔案具體的計算方式。將科技檔案中的生產以及科研通過計算轉換為全新的經濟效益。

6.開發、利用科技檔案的研究途徑分析

對于科技檔案的管理不能缺少創新觀念的融入，企業的科技檔案管理人員，只有將創新的理念融于科技檔案中，才可以為過去的科技檔案帶來新活力以及新使用價值。在檔案的管理模式上利用現代化的信息管理技術來改變傳統檔案管理的不足之處，使檔案的查找以及保存方式更加便利。在科技檔案的收集中，一定要保存其完整性，使新技術研發可以根據原技術檔案計算方式、原始信息記錄為全新技術研發的依據。同時在科技檔案的管理中嚴格把握檔案的質量關，使科技檔案有保存的價值與再使用的意義。對于科技檔案中有價值的信息進行研究、加工與提煉，使原本的靜態科技檔案管理轉換為能夠帶來經濟效益的動態科技檔案，從而擴大企業的經濟效益與社會效益。

結束語：科技檔案的管理對于企業未來的技術研發具有重要的作用，管理人員要改變傳統的工作思路加強對于科技檔案的整理以及保存。使科技檔案利用現代技術更好的為企業服務，不斷的提高科技檔案的利用水平，在科技檔案的管理中充分的發揮其積極作用，為企業創造更多的經濟效益。