“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究

■李 梅/山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代使各行各業(yè)的工作出現(xiàn)較大變化，能夠有效提升行業(yè)管理的水平和效率。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，需要認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”的重要性，通過先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案管理的工作效率和工作水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案資料的最大化利用，有助于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的變化

（一）傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理的不足

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理工作能夠?yàn)楦鞑块T開展工作提供參考資料，有助于管理者決策的合理性及可行性的提升。但是在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，普遍存在檔案管理信息化水平低下、檔案資料安全性偏低以及檔案信息資源得不到有效利用等問題，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作流于形式，難以發(fā)揮其在事業(yè)單位發(fā)展方面的重要作用。

信息化水平低下主要體現(xiàn)在人工檔案管理方面，在新時(shí)期發(fā)展背景下，事業(yè)單位大力推進(jìn)信息化辦公，檔案資料也從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮樱瑱n案管理部門并未結(jié)合事業(yè)單位工作實(shí)際，仍舊采用人工檔案管理方式，信息化水平低下；安全性偏低主要體現(xiàn)在檔案管理人員的安全意識(shí)偏低、安全防護(hù)技術(shù)落后等方面，很容易使事業(yè)單位的檔案資料被泄露或者篡改，不利于事業(yè)單位的正常經(jīng)營管理；開發(fā)利用效果差主要是指事業(yè)單位利用人工方式進(jìn)行大量檔案資料的歸檔，增加了檔案資料的查閱和開發(fā)難度，導(dǎo)致檔案資料的應(yīng)用效果較差。

（二）互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理創(chuàng)新中的促進(jìn)作用

針對(duì)檔案管理工作存在的上述不足，事業(yè)單位可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引進(jìn)，開展“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”工作，提升檔案管理工作效率及水平，保障檔案管理重要作用的有效發(fā)揮。具體而言，互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理創(chuàng)新中的促進(jìn)作用主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

第一，提高檔案管理工作效率“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”工作的開展能夠?qū)⑷斯n案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ剑瑱n案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)完成檔案資料的收集、整合及歸檔工作，能夠提升的檔案管理工作的效率和質(zhì)量，避免人為因素對(duì)檔案管理工作造成不利影響；第二，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”工作開展的過程中，事業(yè)單位會(huì)建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫及信息系統(tǒng)，檔案管理人員及事業(yè)單位的職工可以根據(jù)自身的權(quán)限，登錄數(shù)據(jù)庫及信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案資料的查閱和應(yīng)用，有效實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，有助于檔案資料的開發(fā)及利用，保障檔案管理工作作用的發(fā)揮。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

通過上述分析可知，傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作存在較多不足，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引進(jìn)可以有效改善管理問題，提升檔案管理水平，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供保障。由此可以看出，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，事業(yè)單位需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

（一）開展信息化檔案管理工作

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的首要?jiǎng)?chuàng)新內(nèi)容為檔案管理工作的信息化建設(shè)，檔案管理人員需要改變傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，緩解檔案管理人員的工作壓力，提升檔案管理工作的效率，避免檔案管理工作受到人為因素的影響，保障檔案管理工作的有效性。具體而言，事業(yè)單位的檔案管理人員需要借鑒檔案信息化管理的成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合事業(yè)單位的工作現(xiàn)狀，有針對(duì)性地開展事業(yè)單位信息化檔案管理工作。

以某事業(yè)單位開展的檔案管理工作為例，管理人員在認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理重要性后，邀請(qǐng)市檔案局的專業(yè)人員為檔案管理部門提供指導(dǎo)，結(jié)合事業(yè)單位的檔案資料類別和歸檔要求，進(jìn)行該單位電子檔案庫的建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，該事業(yè)單位的管理人員通過招標(biāo)的方式選擇信息技術(shù)企業(yè)開展檔案電子化處理，選擇有資質(zhì)的企業(yè)簽署檔案加工服務(wù)合同，在保障事業(yè)單位檔案資料安全保密的基礎(chǔ)上，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行信息掃描以及數(shù)據(jù)掛接等專業(yè)化處理，為事業(yè)單位檔案管理工作提供了技術(shù)支持。與此同時(shí)，為了提升檔案管理水平，該事業(yè)單位的管理人員利用信息技術(shù)創(chuàng)新了檔案管理模式，在信息系統(tǒng)中設(shè)置記錄表，各部門工作過程中產(chǎn)生的資料和數(shù)據(jù)將會(huì)完整記錄于記錄表中，通過檔案管理人員的整合及歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)化管理。

（二）提高對(duì)檔案安全的重視

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代在提升通信效果，實(shí)現(xiàn)信息化、無紙化辦公的同時(shí)，也為事業(yè)單位的工作帶來了安全隱患。尤其是事業(yè)單位的檔案管理工作，檔案資料是事業(yè)單位重點(diǎn)保密的內(nèi)容，會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展乃至國家安全產(chǎn)生影響，互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展是網(wǎng)絡(luò)信息安全受到威脅，事業(yè)單位的檔案資料也存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員需要提高對(duì)檔案安全的重視。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，事業(yè)單位需要保障紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間的密封性，安排專業(yè)人員管理檔案室，并加固檔案室的門窗結(jié)構(gòu)，在檔案室配備完善的消防系統(tǒng)及通風(fēng)系統(tǒng)，避免檔案資料被不法分子盜取或者出現(xiàn)火災(zāi)、腐蝕等問題。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位需要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，通過管理制度的完善和安全培訓(xùn)，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，避免檔案管理人員出現(xiàn)泄漏事業(yè)單位檔案資料或者利用工作計(jì)算機(jī)瀏覽非法網(wǎng)站等現(xiàn)象，保障事業(yè)單位的檔案資料安全。

與此同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理人員需要提高對(duì)檔案信息化管理安全性的重視，在檔案管理系統(tǒng)中引進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)、防火墻技術(shù)及病毒監(jiān)測(cè)軟件。其中，安全防護(hù)技術(shù)能夠避免非法用戶登錄檔案管理系統(tǒng)，保障檔案數(shù)據(jù)庫資源的安全；防火墻技術(shù)可以控制檔案管理系統(tǒng)的通信，保障檔案資料的安全；確保檔案信息管理系統(tǒng)的非法入侵能夠被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和有效預(yù)防，從而提升事業(yè)單位的檔案管理水平，保障檔案資料的安全。事業(yè)單位的管理人員還需要設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限，根據(jù)職能部門的崗位等級(jí)，進(jìn)行檔案資料查閱權(quán)限的設(shè)置，避免重要檔案資料被基層職工獲取，引發(fā)檔案資料泄露等問題，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。對(duì)于事業(yè)單位較為重要的電子檔案，檔案管理人員可以應(yīng)用加密技術(shù)對(duì)其進(jìn)行加密處理，并進(jìn)行信息的備份，避免檔案信息泄露或者篡改問題的出現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理人員可以通過數(shù)據(jù)庫的建設(shè)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的有效融合，真正實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”。具體而言，事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容和相關(guān)數(shù)據(jù)，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)，將信息平臺(tái)作為基礎(chǔ)建設(shè)數(shù)據(jù)庫，推動(dòng)事業(yè)單位檔案資料的電子化發(fā)展。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的背景下，檔案管理人員可以利用信息技術(shù)開展檔案資料的整合歸檔等操作，有助于檔案管理工作效率的提升。同時(shí)，在檔案管理信息平臺(tái)的支持下，事業(yè)單位的各部門可以共享數(shù)據(jù)庫的檔案資料，使事業(yè)單位檔案信息的開發(fā)利用更為便捷。

以醫(yī)療事業(yè)單位為例，管理人員可以將電子政務(wù)外網(wǎng)作為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案資料數(shù)據(jù)庫，將群眾健康信息和政務(wù)信息資源進(jìn)行有效融合，真正實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”，為醫(yī)療事業(yè)單位的相關(guān)工作提供幫助。比如，某醫(yī)院基于電子信息平臺(tái)，構(gòu)建了病理數(shù)據(jù)庫、電子病歷以及電子健康檔案等多項(xiàng)數(shù)據(jù)庫，為醫(yī)療人員進(jìn)行數(shù)據(jù)信息挖掘和醫(yī)療資料的利用提供幫助，有助于醫(yī)療工作質(zhì)量與水平的提升。

三、結(jié)語

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出較多不足，需要管理人員通過創(chuàng)新提升管理水平。通過本文的分析可知，事業(yè)單位需要積極推進(jìn)信息化檔案管理工作，提高對(duì)檔案安全的重視，并加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而整體提升事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位重要功能的發(fā)揮提供保障。