基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理的機(jī)遇挑戰(zhàn)和發(fā)展

丁麗娜

摘? ?要：基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理有利于有利于形成社會(huì)檔案觀(guān)，為電子文件的有效管理開(kāi)辟新途徑，但存在檔案信息數(shù)量和類(lèi)型明顯增多、檔案存儲(chǔ)安全與風(fēng)險(xiǎn)防控的壓力加大和明顯提升檔案資源的利用率等挑戰(zhàn)，這要求我們應(yīng)強(qiáng)化大數(shù)據(jù)管理檔案思維教育，實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公系統(tǒng)融合，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，建立大數(shù)據(jù)檔案資源平臺(tái)，全面引入云存儲(chǔ)與云服務(wù)，優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)準(zhǔn)入及監(jiān)管制度建設(shè)，提升檔案信息化水平，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 信息化? 大數(shù)據(jù)技術(shù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）06（a）-0167-02

挖掘并有效利用檔案信息蘊(yùn)藏的數(shù)據(jù)，可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理的發(fā)展要求。檔案管理的發(fā)展必須不斷適應(yīng)科技發(fā)展需求，不斷更新管理理念和方式，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，釋放檔案信息蘊(yùn)含的潛在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的價(jià)值。必須應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)提高科學(xué)規(guī)范檔案管理水平和能力，必須面對(duì)新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，這是檔案管理的發(fā)展方向。

1? 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理的機(jī)遇

1.1 有利于形成社會(huì)檔案觀(guān)

大數(shù)據(jù)技術(shù)使人們重新認(rèn)識(shí)到應(yīng)用該技術(shù)于檔案管理的重要性，也推動(dòng)檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)能有效記錄檔案數(shù)據(jù)，隨著檔案資源類(lèi)型和數(shù)量的增多，檔案管理人員的工作量也隨之增加。檔案管理部門(mén)要緊跟檔案管理技術(shù)的未來(lái)發(fā)展方向，并采取行之有效的方法，使利用者能從檔案管理大數(shù)據(jù)中成功提取所需要的重要信息，這是檔案管理的核心內(nèi)容，也是大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理帶來(lái)的重大機(jī)遇。

1.2 為電子文件的有效管理開(kāi)辟新途徑

檔案管理人員可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，能有效提高檔案管理效率，豐富檔案管理相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，通過(guò)特定系統(tǒng)可使檔案管理人員直接分析管理檔案資料，有利于促進(jìn)科學(xué)管理技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，減少原始檔案丟失而造成的不必要的損失。

2? 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理的挑戰(zhàn)

2.1 不斷增多的檔案信息類(lèi)型和數(shù)量

檔案電子化數(shù)字化管理可以?xún)?chǔ)存海量的檔案資源和再加工信息，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)可以不斷提高檔案信息資源數(shù)量和類(lèi)型。這種管理模式確實(shí)提高了檔案管理效率，但有時(shí)難以從中汲取利用者需求的有價(jià)值的檔案信息。文件鑒定人員不可能逐一閱讀文件，用傳統(tǒng)的“直接鑒定法”來(lái)閱檔將會(huì)成為歷史，大量異構(gòu)數(shù)據(jù)增加了檔案管理的難度。基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)所產(chǎn)生的檔案資料已經(jīng)不局限于紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案類(lèi)型，更多的體現(xiàn)為圖片、圖表、音視頻等新型檔案形式。

2.2 檔案存儲(chǔ)安全與風(fēng)險(xiǎn)防控的壓力

檔案管理的基礎(chǔ)和重要內(nèi)容是高效穩(wěn)定的存儲(chǔ)檔案及其再加工后的檔案信息，只有這樣才能完成后續(xù)的檔案信息的加工、整合和提供不同需求者利用等工作。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理類(lèi)型和數(shù)量龐大的檔案信息，對(duì)存儲(chǔ)安全和風(fēng)險(xiǎn)防范提出了更高的要求。所以，傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式和方法必須適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)處理的要求進(jìn)行變革，通過(guò)改進(jìn)存儲(chǔ)和管理技術(shù)，形成適應(yīng)新時(shí)代的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理模式。保證檔案信息資源安全，做好風(fēng)險(xiǎn)防控是順利開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)和有機(jī)組成內(nèi)容之一。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息存儲(chǔ)多采用數(shù)字化技術(shù)，由于與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)聯(lián)系緊密，可能會(huì)出現(xiàn)難以察覺(jué)發(fā)現(xiàn)的檔案信息泄露、丟失和篡改的現(xiàn)象，增加了檔案存儲(chǔ)安全與風(fēng)險(xiǎn)防控的壓力。

2.3 明顯提升檔案資源的利用率

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息終端共享，徹底改變了傳統(tǒng)的封閉的檔案管理模式，終端共享成為檔案管理的新模式。檔案信息利用者可以根據(jù)自身的權(quán)限和需求檢索、獲取和利用檔案信息，尤其是從海量的檔案數(shù)據(jù)資料中獲取蘊(yùn)含的再加工的豐富檔案信息，這不僅顯著提高了檔案信息的利用率，更為利用者所接受和歡迎。

3? 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作的發(fā)展

3.1 強(qiáng)化大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理思維教育

轉(zhuǎn)變觀(guān)念和思維是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)。所以檔案管理部門(mén)和檔案管理者必須樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念，強(qiáng)化應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案思維教育力度，認(rèn)識(shí)到應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的重要性，提高檔案信息化管理的能力和水平。要邀請(qǐng)專(zhuān)家開(kāi)展形式多樣的培訓(xùn)教育，重點(diǎn)講解并使之掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)概念、應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢(shì)和基本操作步驟及其注意事項(xiàng)，不斷提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力。要爭(zhēng)取其他部門(mén)支持，相互之間進(jìn)行密切配合。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公系統(tǒng)的融合

兩個(gè)系統(tǒng)的有機(jī)融合，能夠?qū)崿F(xiàn)電子公文流轉(zhuǎn)體統(tǒng)檔案管理過(guò)程。這不僅可以提高電子檔案歸檔工作效率，而且能夠保證檔案存儲(chǔ)和備份管理可以按照公文起草、簽發(fā)、擬辦過(guò)程形成符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案，保障公文類(lèi)檔案內(nèi)容的完整性和被利用性。

3.3 逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化

根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的實(shí)際和要求，應(yīng)建立數(shù)字化管理平臺(tái)，切實(shí)做好檔案信息數(shù)據(jù)的采集、管理、發(fā)布、分析和利用，經(jīng)過(guò)這種高科技處理形成數(shù)字化檔案，使檔案管理人員和利用者能隨時(shí)檢索和閱讀檔案信息，逐步提高檔案管理和利用效率以及為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的水平。

3.4 建立大數(shù)據(jù)檔案資源平臺(tái)

我國(guó)已經(jīng)建成開(kāi)放的檔案信息資源共享平臺(tái)，通過(guò)直連檔案館開(kāi)放平臺(tái)高度共建共享不同地區(qū)檔案資源。大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理提供了強(qiáng)有力的工具，為充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)形成的龐大的檔案信息資源，必須建立符合實(shí)際并考慮遠(yuǎn)期發(fā)展的檔案資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不同館藏檔案信息資源的共建共享，供不同利用者的查閱使用。要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案信息共享平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融合到檔案信息共享平臺(tái)之中，進(jìn)一步完善平臺(tái)的功能與服務(wù)，以強(qiáng)有力的功能為利用者提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。

3.5 全面引入云存儲(chǔ)與云服務(wù)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算是信息化建設(shè)的主要方式和手段。引入云存儲(chǔ)和云服務(wù)于檔案管理過(guò)程中，能夠更好地適應(yīng)檔案信息化數(shù)字化的要求。要主動(dòng)吸收借鑒當(dāng)前一些大型企業(yè)在云存儲(chǔ)方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，定制檔案管理云存儲(chǔ)服務(wù)器，提高檔案信息處理能力，為優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

云服務(wù)的交互性較為強(qiáng)大，能夠促進(jìn)提高服務(wù)效率和質(zhì)量。所以，當(dāng)建立檔案信息云儲(chǔ)存模式后，檔案管理部門(mén)要高度重視并合理運(yùn)用云服務(wù)，保證檔案信息有效利用，不斷提高檔案信息的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，提高服務(wù)效率和質(zhì)量，全面提高檔案管理水平。

3.6 優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，提高其綜合素質(zhì)

大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過(guò)程，要求檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)不同的方式熟練掌握相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能，不斷提高職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。更為重要的是要引進(jìn)與大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行檔案管理，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的數(shù)據(jù)處理能力，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和其他技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，使檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才整體素質(zhì)得到提升。

3.7 加強(qiáng)準(zhǔn)入和監(jiān)管制度建設(shè)

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息管理面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，是一把雙刃劍，具有兩面性。檔案大數(shù)據(jù)信息的開(kāi)放性和多樣性決定了應(yīng)保證其安全，相關(guān)主管部門(mén)要做好頂層設(shè)計(jì)，做好大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的準(zhǔn)入和理監(jiān)管制度的建設(shè)，防范各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

總之，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展是尤為重要的，檔案管理部門(mén)要高度重視檔案信息化建設(shè)，深入分析大數(shù)據(jù)技術(shù)，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提升檔案信息化水平，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

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