淺析檔案歸檔管理存在的問題與對策

吳敏

摘 要：隨著我國經濟和科技的不斷發展，各個行業在其發展道路上有了顯著提高。在面對各種經營發展問題，企業的規范化管理是必不可少的，而檔案歸檔管理是一種由專業人員對企業各項信息的收集與處理，它為企業的發展提供了有力地保障。對于企業檔案的科學管理是提高我國經濟水平的重要舉措。本文主要分析了我國企業檔案歸檔管理現存的問題，提出相應的科學對策。

關鍵詞：檔案管理;問題;對策

我國各項企業能發展到現在的水平，離不開檔案管理的幫助。為了幫助其更好的發展，企業的檔案管理工作必須落實到位。企業檔案主要是利用文字、圖片等形式對企業的發展情況、經營管理等相關資料進行記錄，它對提高服務質量，增加服務效率，為后期有關研究都具有非常大的價值。現階段我國的企業檔案管理發展較好，但是仍舊存在許多缺點，現在是一個信息化的社會，如何運用有效手段加強企業檔案管理，是一個重要的研究方向，本文通過對企業檔案管理存在問題的解決措施進行合理分析，希望可以幫助我國各類型更上一層樓。

1 企業檔案管理的現存問題

1.1 重視程度不足

企業對檔案管理重視程度不夠，導致檔案管理工作滯后。企業的發展本應該是和檔案管理工作同步發展的，兩者相輔相成才能促進更好發展。但是在規劃企業的發展時，只提到了擴展規模、人員配置還有技術方面的問題，導致大部分人員忽視了檔案管理的重要性，在工作中只在意專業工作，忘記了對各種材料進行收集，歸檔，在以后發生勞務糾紛時，不能拿出相關記錄證實清白，導致敗訴。還有一些人認為檔案的管理工作與自己無關，在對于檔案的審核、交接手續把關不講究等等，這些問題都是由于企業對檔案管理不夠重視引起的，在一定程度上阻礙了檔案管理的發展。

1.2 管理體系不健全

企業檔案管理跟不上企業的發展速度，有的企業早已運行成熟，但是在檔案管理上卻停滯不前，有關的檔案管理制度也只是為了敷衍上級檢查或者是挪用其他機構的管理體系，并沒有針對性的去制定，不能很好的發揮管理作用。管理體系不健全主要表現在兩個方面：一是沒有明確的管理標準。對檔案管理的要求只是對資料進行收集、歸檔、整合，但是要做到一個什么程度并沒有規范標準，有的工作人員不能嚴格要求自己，對于資料的填寫會出現錯誤或者缺漏的情況，在以后的查看中會在成嚴重不便;二是企業檔案管理部門不明確，有的企業沒有設置專門的檔案管理部門，而是讓一些工作人員兼職管理，這必然會造成檔案的管理出現混亂和紕漏。

1.3 缺少專業檔案管理人才

長期以來，我國企業檔案管理容易受到忽視，對于相關檔案管理工作人員的挑選更是不受重視，一些檔案管理專員缺乏系統的理論知識導致業務不熟練，工作中頻頻出錯，缺少專業知識和判斷力，這就會產生一種弊端，就是盡管工作人員花費了大量的時間和精力，但是因為對于具體工作業務和環節不熟練，很難保證工作質量，極大地降低了檔案管理的工作效率。在管理人員的培養上也存在一定問題，企業缺少嚴格的管理制度，導致管理人員素質低下，對于管理工作認識不足，工作中存在偷懶行為，這些都是企業檔案管理前進路上的絆腳石。

2 解決企業檔案歸檔管理的對策

2.1 提高對檔案管理的重視程度

每一個在企業工作的工作人員，都應該把企業檔案管理工作當成一件重要的事情。企業的檔案管理工作是不僅僅是一個人，一個部門就能完成的，它涉及企業各個層面、各部門、生產經營工作各個環節的系統工程，需要通過共同的努力做好這件事，而不是相互推脫。通過講座，匯報等各種宣傳方式，讓人們了解到企業檔案管理的作用，提出企業檔案是擺脫各項糾紛的重要依據，是衡量企業管理的重要指標，是未來研究的重要資料，將檔案管理擺在重要的位置上。

2.2 完善檔案管理制度和工作標準

我國雖然有《企業法》等法律，但是對于企業的檔案管理工作政策較少，缺乏一定的約束性。隨著時代的發展，企業管理體系也應該與時俱進，在未來的檔案管理中，應該加強相關管理制度，制定一套適合企業自身特點的工作標準。在制度中應該，每個企業都應該設立專門的檔案管理部門，明確分工，將責任細化，避免出現工作混亂的情況發生。制定一個明確的工作標準，讓所有管理人員按標準執行，減少偷懶、敷衍的心理。

2.3 建立專業化團隊

企業管理工作的進步離不開工作人員的專業水平，所以，我們應該設立完善的考核制度，在招聘時就嚴格篩選，設立完善的考核制度，招聘檔案管理專業人才，壯大企業檔案管理人才隊伍;對已經入職的員工，提供專門的崗后培訓，加強他們的理論知識和操作能力。檔案管理人員的素質培養也非常重要，在職期間，定期開展素質講座，制定相關規定，提高他們的工作積極性和工作注意力，促使檔案管理工作高效完成。

3 結束語

企業檔案歸檔管理工作是企業經營發展的重要組成部分，企業的發展與其有著密不可分的關系，現我國企業檔案歸檔管理在重視程度、管理體系、人才培養上都存在不足，這要求企業必須加強對檔案管理的重視程度，加大檔案管理宣傳力;制定完善的法律體系和工作標準，彌補之前的漏洞;對于檔案管理專員，不僅要進行專業上的培養，更要重視素質的提高，在政府、企業、個人的共同努力下，保證企業檔案管理工作儲蓄穩定的前進。

參考文獻

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