高等院校干部人事檔案信息化建設初探

賀慶琳　龍學文

【摘 要】干部人事檔案整理與保管工作是高等院校管理的重要工作之一，做好干部檔案人事管理具有重要意義。黨的十八大以來，隨著我國人事制度改革的不斷推進，紙質人事檔案管理方式已無法滿足新時代人事檔案管理的需求，傳統的紙質人事檔案管理亟須改革。人事檔案信息化管理已經成為未來人事檔案管理的必然發展趨勢。本文從高校人事檔案信息化改革的必要性出發，提出了做好高校人事檔案管理信息化轉型的幾點措施。

【關鍵詞】人事檔案;信息化

中圖分類號： G270.7文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）30-0190-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.30.097

A Preliminary Study on the Informationization Construction of Cadre Personnel Files in Colleges and Universities

HE Qing-lin LONG Xue-wen

（Hunan huaihua college， Huaihua Hunan 418008， China）

【Abstract】The collation and preservation of personnel files is one of the important tasks in the management of colleges and universities. It is of great significance to do a good job in the management of personnel files. Since the Eighteenth National Congress of the Communist Party of China， with the continuous advancement of personnel system reform in China， the paper-based personnel archives management mode has been unable to meet the needs of personnel archives management in the new era， and the traditional paper-based personnel archives management urgently needs reform. Personnel archives information management has become the inevitable trend of future personnel archives management. Starting from the necessity of the informationization reform of personnel archives in Colleges and universities， this paper puts forward some measures for the informationization of personnel archives management in Colleges and universities.

【Key words】Personnel files; Informationization

0 引言

高等院校人事檔案是教職工職稱晉升、工資晉級、工齡計算、工作調動及各種社會保險辦理等項目的重要依據。同時，人事檔案也是國家和單位選拔人才的重要依據。干部人事檔案管理是高校管理工作的一個重要組成部分，人事檔案管理水平的高低無疑會對高校的管理及發展產生比較大的影響。由于人事檔案管理非常重要，因此必須著力加強人事檔案管理建設，提高人事檔案的管理水平。目前我國高等教育事業蓬勃發展，前景廣闊。隨著我國高等教育迅速發展和人才需求劇增，因傳統的紙質檔案管理過程中，很多工作需要靠手工完成，效率低下，已不能滿足新時期高等院校人事檔案管理的需要。為適應高等院校快速發展發展對人才管理提出的新要求，人事檔案管理信息化建設勢在必行。本文從人事檔案管理信息化數字化建設出發，提出了人事檔案管理信息化數字化建設的基本要求、措施和建議。

1 人事檔案管理信息化轉型的必要性

人事檔案作為重要的文件資料需要占用大量的空間存儲。一般各單位都會把檔案集中存放在檔案庫房內。庫房要防火、防潮、防蟲和防盜。紙質檔案容易受到環境因素的影響，高溫、潮濕、蟲蛀、有害氣體都會使紙張壽命變短，從而造成人事檔案不同程度的損毀。另外，我們常常會遇到由于保存時間過長，字跡發生擴散、模糊的現象。這些都給紙質人事檔案的完整性帶來巨大的威脅。日常工作中，要定期整理、清點和加入新材料，如果遇到變動，檔案還需要改變存放地點，或通過機要投遞到其他單位，不僅工作量大增加，還會增加人事檔案丟失、損壞的風險。總之，紙質人事檔案的管理需要耗費檔案管理者大量的精力和勞力。由于社會的進步，信息產業的發展，紙質檔案的使用受到了一定程度的沖擊，各種資料采用電子文檔備份和貯存，辦公無紙化是一種必然趨勢。傳統的紙質檔案數字化信息化后，優勢十分明顯的。首先，電子檔案方便檔案查找。電腦及相應軟件具有查找搜索功能，不僅查找速度快，而且查找得非常徹底，不會有任何遺漏。人事檔案數字化信息化之后，可以方便地川用“搜索”功能來進行查找，因此能大大地提高人事檔案管理的工作效率。再者，隨著高等院校的快速發展，院校間的交流、人才的流動日益頻繁，人事檔案的轉移越來越多。數字化的人事檔案即查即用、傳輸方便，因而人事檔案信息化建設有助于不同單位間人事檔案資源的快速傳遞，有助于提高檔案資源的利用率，有助于工作效率的提高。最后，電子化檔案便于存儲、節約空間。電子化檔案可做備份，不易丟失、不易損毀。

2 人事檔案管理信息化建設的幾點注意事項

人事檔案信息化建設是指用掃描設備和數碼設備把紙質檔案信息數字化，將其保存在可以被電腦識別的磁盤或光盤等介質上，是一種圖像與文字數字化的加工過程。信息化建設對現有檔案管理人員提出了新的要求，不僅要保證紙質檔案存放的安全性，更要增強數字檔案管理的能力，兩手都要硬。

2.1 檔案管理信息化轉型的軟硬件基礎

人事檔案管理信息化需要一定的人力和物力，需要學校領導的重視、支持和配合。首先要按計劃完成電腦及信息化設備的采購、網絡的組建、軟硬件的調試等一系列前期工作。另一方面要調配人手或請有相關資質的專業公司掃描人事檔案，進行數字化建設。在此過程中，單位一定要保證資金到位，要積極購進先進的信息化設備，積極更新原有的落后設施，積極調配人手。

2.2 信息化檔案管理人員的培養

要實現高校人事檔案向信息化數字化轉型，就要求高校人事檔案管理人員具有較高的專業技術業務能力，即要求其既要掌握新時代人事檔案管理知識，又要擁有較強的計算機和信息數據系統操作處理能力。由于高等院校人事檔案數字化轉型正處于起步階段，部分高校人事檔案管理工作人員尚且不具備這種能力，部分管理人員甚至抵觸計算機技術和信息技術的學習，也不愿意了解數字化檔案管理系統，這些都影響了高校人事檔案信息化數字化轉型的效果。各個高校可以采取引進和培養相結合的方法。一方面要主動出擊網羅人才，既可以從本校相關部門或校外引進綜合素質較高、特別是具有檔案管理知識和經驗，具有良好計算機技術和信息化技術背景的人才。另一方面要深挖自身潛力，對現有的檔案管理人員開展計算機技術、網絡技術、信息安全技術等方面的培訓。從而建立一支素質過硬、覺悟高的人事檔案管理隊伍。

2.3 加大管理力度強化保密意識

人事檔案內容具有保密性，要抽調政治覺悟高、原則性強、工作細致的黨員專門從事檔案信息數字化工作，也可以參照《檔案數字化外包安全管理規范》的要求，外包給其他企業或機構負責。采用外包方式開展數字化工作的，人事檔案數字化加工等業務應選擇具有國家秘密載體印制資質的單位。要切實加強對數字檔案的安全保密管理，數字檔案的密級等同于相應的紙質檔案，數字檔案的保管保護和系統的使用維護等必須符合相應密級的安全保密要求。

3 結論

綜上所述，隨著我國高等教育迅速發展和人才需求劇增，傳統的紙質檔案管理方式已不能滿足需要，人事檔案管理信息化建設勢在必行。人事檔案管理信息化建設需要硬件設施的升級和完善、人員觀念的轉變和專業技術能力的提升。只有這些因素共同作用，才能真正做好高校人事檔案信息化數字化轉型工作。

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