淺談企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理

竺翔宇 神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司 寧夏銀川 750001

引言

集團(tuán)公司辦公室作為一個(gè)行政管理的中樞部門,其管理能力和管理作風(fēng)直接影響到組織的運(yùn)行效率和質(zhì)量,而辦公室的內(nèi)部管理主要是面向行政人員的管理,做好人的管理,是企業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要前提。辦公室員工管理工作中,應(yīng)堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合的思路,針對(duì)現(xiàn)階段辦公室員工管理中的問(wèn)題,找出妥善解決的方法,才能切實(shí)做好辦公室員工管理工作。

1 企業(yè)辦公室管理中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏精細(xì)化管理意識(shí)

企業(yè)辦公室工作對(duì)于企業(yè)單位日常運(yùn)營(yíng)有著無(wú)可替代的重要作用,因此其也對(duì)企業(yè)單位辦公室管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)今我國(guó)絕大多數(shù)辦公室行政工作人員都不具備過(guò)硬的理論素質(zhì),同時(shí)存在注重管理、看輕服務(wù)的問(wèn)題,沒(méi)有樹(shù)立一個(gè)完善的精細(xì)化管理理念。這對(duì)企業(yè)辦公室管理工作的效率以及質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。第一點(diǎn),拖慢了企業(yè)單位制度建設(shè)工作進(jìn)程,不利于企業(yè)單位對(duì)自身內(nèi)部各項(xiàng)工作建立完善的體系;第二點(diǎn),不利于企業(yè)單位辦公室工作人員對(duì)工作流程進(jìn)行梳理,同時(shí)工作人員也無(wú)法有效完成自身的本職工作,和企業(yè)單位各個(gè)部門之間進(jìn)行良好的溝通與交流。最終導(dǎo)致企業(yè)單位之中出現(xiàn)嚴(yán)重的不擔(dān)當(dāng)、不作為問(wèn)題,不利于企業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

建議：應(yīng)常規(guī)對(duì)患者進(jìn)行術(shù)前的咨詢及教育，術(shù)前宣教的目的在于緩解患者緊張、焦慮、恐懼等不良情緒，通過(guò)對(duì)麻醉、手術(shù)、圍術(shù)期處理等治療流程的講解，使患者樹(shù)立治愈疾病的信心并在飲食、疼痛管理、術(shù)后活動(dòng)等方面給予理解、支持和配合。

4.2.2 特色建設(shè)對(duì)學(xué)校的師資配備也提出了更高的要求。要超出平常教學(xué)需要的投入才能保證工作的順利開(kāi)展。

1.2 缺少完整的行政辦公制度

管理制度是企業(yè)單位所有部門必備的規(guī)章制度,“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”,管理制度的完整性和合理性是辦公室工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。一些企業(yè)在運(yùn)行時(shí)缺少完整的行政辦公制度,致使辦公室的工作效率低下。有些企業(yè)沒(méi)有針對(duì)辦公室工作的性質(zhì)的不同制定出特有的規(guī)章制度,使得不同部門的管理制度雷同,影響工作效率。很多公司對(duì)辦公室的事務(wù)沒(méi)有明確的分工,使得有些工作缺少對(duì)應(yīng)的責(zé)任人,發(fā)生工作無(wú)人認(rèn)領(lǐng),相互推諉的情況,影響工作的順利進(jìn)行【1】。

細(xì)化、量化考核指標(biāo)對(duì)辦公室管理精細(xì)化至關(guān)重要。在辦公室管理精細(xì)化過(guò)程中,考核標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)精確定位,合理分配,細(xì)化責(zé)任,注意對(duì)辦公室崗位職責(zé)的設(shè)置,對(duì)每個(gè)工作步驟制定精確的標(biāo)準(zhǔn),科學(xué)化的考核,落實(shí)責(zé)任到位,同時(shí)做到獎(jiǎng)罰分明。如此一來(lái),辦公室管理精細(xì)化將績(jī)效考核與行政管理掛鉤,對(duì)每一位工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核,使員工嚴(yán)格按照辦公室精細(xì)化工作的規(guī)定要求自己,可以助力精細(xì)化管理的推進(jìn)。

2 基于企業(yè)視角的辦公室員工精細(xì)化管理措施

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn),提高辦公室員工的綜合素質(zhì)

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),員工專業(yè)素質(zhì)的提升不容忽視,這不僅是員工的個(gè)人成長(zhǎng),更是企業(yè)發(fā)展的重要助力。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展,應(yīng)采取多種培訓(xùn)方式,提高員工的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,企業(yè)員工培訓(xùn)方式、方法多種多樣,可以通過(guò)市場(chǎng)上的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn),也可以通過(guò)同類企業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研進(jìn)行學(xué)習(xí)交流,根據(jù)個(gè)人具體情況實(shí)施有針對(duì)性的、個(gè)性化的培訓(xùn),才能切實(shí)提高員工的專業(yè)素質(zhì)。將企業(yè)的發(fā)展與員工職業(yè)發(fā)展有機(jī)結(jié)合起來(lái),通過(guò)多種途徑提高員工的專業(yè)素質(zhì)后,員工作為企業(yè)的最小細(xì)胞單元制訂個(gè)性能力提升計(jì)劃,培養(yǎng)自我發(fā)展型觀念,全員積極參與企業(yè)經(jīng)營(yíng),才能夠以更好的業(yè)績(jī)回饋給企業(yè),從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2.2 制定詳細(xì)的工作計(jì)劃

在行政管理工作中,員工的具體行為在很大程度上受到自身主觀意識(shí)的影響,因此實(shí)現(xiàn)辦公室管理機(jī)械化,必須要統(tǒng)一思想,讓全體工作人員懂得精細(xì)化管理不是一蹴而就。必定要經(jīng)過(guò)持續(xù)改進(jìn)和不斷完善的過(guò)程。制定科學(xué)可行的管理計(jì)劃,良好引導(dǎo)員工更好開(kāi)展各項(xiàng)工作,逐漸在辦公室內(nèi)形成精細(xì)化管理文化。優(yōu)化辦公室人員的管理意識(shí),人員的執(zhí)行力。比如某單位每年都會(huì)制定年度管理計(jì)劃,計(jì)劃會(huì)分解細(xì)化到月、周、日。辦公室的行政工作更加精準(zhǔn)詳細(xì),員工周而復(fù)始按照計(jì)劃開(kāi)展相關(guān)工作,經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展會(huì)最終形成精細(xì)化管理意識(shí)【2】。

2.3 細(xì)化、量化考核指標(biāo)

2.1 患者基線資料 結(jié)果(表1)表明：與≥90分組相比，<70分組患者年齡較大、女性比例更高、既往消化性潰瘍比例較低、入院時(shí)收縮壓較低、白細(xì)胞計(jì)數(shù)更多、STEMI比例更高、進(jìn)行急診介入治療的比例更高、術(shù)后左心室射血分?jǐn)?shù)(LVEF)更低、腦鈉肽前體(pro-BNP)水平更高，差異均有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。

2.4 大力推廣文化建設(shè)

文化作為單位的無(wú)形資產(chǎn),一個(gè)好的公司文化會(huì)增強(qiáng)員工的歸屬感,激發(fā)其工作熱情。在辦公室管理工作中加強(qiáng)文化的推廣建設(shè),以此來(lái)增強(qiáng)員工的凝聚力。在實(shí)際工作中,需要定期開(kāi)展一些文化活動(dòng)來(lái)宣傳精神文化,為員工創(chuàng)造一個(gè)輕松的工作氛圍。同時(shí)還要時(shí)刻關(guān)注員工的一些想法。可通過(guò)開(kāi)晨會(huì)和年會(huì)的方式來(lái)宣講單位的價(jià)值觀念,讓員工通過(guò)自我總結(jié)和自我評(píng)判來(lái)對(duì)自身工作是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行判定。利用單位網(wǎng)站來(lái)宣傳具體的思想和方針,并公布單位內(nèi)部一些重大事件,定期開(kāi)展團(tuán)建活動(dòng),將單位的文化價(jià)值觀貫穿于整個(gè)活動(dòng)過(guò)程【3】。

2.5 應(yīng)用信息技術(shù)

建立各部門良好的溝通渠道精細(xì)化管理不僅要體現(xiàn)以人為本,還應(yīng)該積極運(yùn)用信息技術(shù)等手段建立各部門之間的良好溝通渠道,建立精細(xì)化管理組織結(jié)構(gòu)。監(jiān)管的有效模式包括分級(jí)監(jiān)管和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。辦公室的工作人員在完成各項(xiàng)工作時(shí)都應(yīng)該加強(qiáng)溝通,并適當(dāng)展示好的工作成果,這會(huì)有效挖掘工作人員的辦公積極性,并進(jìn)一步激發(fā)其潛在的工作能力。組織細(xì)致的辦公計(jì)劃,注意優(yōu)化所有辦公人員的團(tuán)隊(duì)人際關(guān)系。在目前的發(fā)展階段中,信息技術(shù)能支撐辦公室行政工作更好實(shí)現(xiàn)行政化管理。與此同時(shí),辦公室人員也要不斷適應(yīng)辦公信息化和自動(dòng)化,辦公自動(dòng)化應(yīng)用技術(shù)在不斷發(fā)生變化,實(shí)施精細(xì)化管理也要始終用變化的眼光促進(jìn)其更好發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室管理工作對(duì)于企業(yè)單位有著無(wú)可替代的重要作用,通過(guò)該工作能夠有效提升企業(yè)單位日常運(yùn)營(yíng)的效率以及質(zhì)量,幫助企業(yè)單位在社會(huì)上樹(shù)立一個(gè)良好的口碑形象,促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，積極開(kāi)展精細(xì)化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。