淺議突發事件對檔案的危害及應對策略

范文超 航天系統部參謀部檔案館

檔案安全對于社會發展而言，具有相當的重要性。近年來，國際檔案界在如何收集、保管、利用好檔案的同時，愈發注重如何減少突發事件對檔案館的破壞。下面，筆者結合實際，從突發事件對檔案的危害與應對策略提出了自己的見解。

一、突發事件對檔案的危害

突發事件往往具有突發性、不確定性、不可預見性甚至不可抗拒性。因此，一旦發生突發事件，將會給檔案造成損毀，甚至毀滅性的災難。在目前的檔案管理工作中，存在著一些安全威脅，檔案的安全管理尤其重要。從不可抗的因素來看，如：

（一）自然災害對檔案的危害

自然災害包括地震、火災、泥石流、海嘯、洪水等。比如：1995年日本神戶地震，震區的部分電子文件信息永遠消失。又如：火災，發生火災后的酸性氣體不僅會脆化檔案，還會讓檔案報廢，甚至會給檔案帶來災難性的毀滅。據資料統計，建國以來，全國各級各類檔案館發生了近百次直接火災，共燒毀了檔案300多萬卷，造成了巨大損失；再如：泥石流沖毀北川縣檔案館1000平方米館舍，116000卷檔案受損嚴重；此外，2004年印度洋發生的海嘯，直接導致當地檔案館的文件和照片檔案被徹底損毀。其中，班達亞齊省檔案館失去了80%的照片檔案；最后，還有洪水，佛羅倫薩的洪水沖毀了意大利國家中心圖書館中的200萬卷的文件資料。可見，自然災害對檔案的危害有多么巨大。

（二）人為因素對檔案的危害

人為因素對檔案的危害同樣不可小覷。比如：戰爭對檔案的損毀是非常嚴重的。比如：1999年，以美國為首的北約對南斯拉夫進行轟炸，南斯拉夫大量珍貴檔案毀于戰火。又如：2001年的“9.11”恐怖襲擊事件，美國世貿大廈中數以萬計的檔案與計算機中的大量數據被損毀。可見，戰爭對檔案的破壞是多么巨大。

二、應對策略

（一）增強安全意識

重視是做好突發事件發生的關鍵，檔案人員首先要在思想上提高應對突發事件的意識，只有重視突發事件，才能對突發事件的征兆具有敏感性。大多數情況下，突發事件發生之前都會有一些征兆。如果檔案人員缺乏安全意識就有可能忽視這些因素，進而失去突發事件發生時挽救檔案的最佳時機。因此，只有提高檔案工作人員安全意識，防范意識，責任意識，堅持嚴格管理，安全第一，預防為主的原則，才能預防突發事件的發生。

（二）制定突發事件的預案

對于可能發生的突發事件，首先應掌握這些災害性突發事件的特征、危害及防范、應對、急救的基本常識。改善檔案保管環境，加強檔案庫房建設，硬件設備的投入才是檔案安全的基礎，采取相應的有效措施很有必要。一是做好物資上的準備。比如檔案館內在任何情況下都應保持安全出口和疏散通道暢通無阻，安全出口不應少于兩個，并設置明顯標志；禁止將煙火、明火、易燃易爆的化學物品帶入館內；各類安全器材和設置及自動報警系統裝置要保持良好狀態；防止檔案館出現建筑危房、電源和水源線路管道老化；預備應急燈、手電筒、繩子、錘子等物品；將館藏檔案劃分等級保管，珍貴檔案裝入1人能扛得動的箱子保存，將重要檔案以縮微或光盤、磁盤的方式備份管理，便于發生突發事件發生時轉移攜帶；此外，還要有備用的檔案倉庫。二是制定應對可能發生的各類突發事件的具體行動方案，即緊急狀態下采取應急措施的預案。比如一旦發生突發事件，由誰統一指揮，如何分工，如何報警，如何與上級有關部門請求救援，如何組織檔案搶救與轉移，如何調度車輛，如何控制和保護現場，如何做好善后工作等等，都應該有清晰可行的方案，并定期組織演練。

（三）加強檔案館基礎設施的建設

檔案館是集中保存檔案的地方，檔案館的建筑質量以及設施的配備情況對檔案的保護起著至關重要的作用，改善檔案保管環境，從源頭上保證檔案安全。首先，檔案館的建設要嚴格按照建筑安全規定，在確保工程質量的前提下，防止檔案館建設在地下管線復雜、地基松動，暴力事件和火災的高發區域，降低自然災害對檔案造成損害的可能性。其次，結合檔案庫房安全保護的實際需求，配備安全防控設備。檔案館內應配備完善的監控系統，比如：火災報警系統、消防系統、庫房溫濕度調解系統、視頻系統、門禁系統等，及時更換過期的器材，對可能引發災情的因素時刻監控，做到防患于未然。

（四）做好突發事件的處理工作

保障檔案安全是新形勢下檔案管理人員的神圣職責，我們應該依靠科學的手段，建立檔案保障管理體系和檔案管理制度，正確處理，安全管理，積極利用各單位和各部門的紐帶關系，配合檔案管理者。可以從一下幾個方面實施：

一是立即報告。要及時報警并向上級部門報告災情，為事件處置贏得寶貴時間。二是組織搶救。在向上級和有關部門請求救援的同時，要根據不同突發事件的不同災情，確定現場搶救方案，明確分工，迅速組織搶救。三是保護現場，要在第一時間劃定事件現場的控制范圍，組織保護人員、保護現場，防止檔案被搶被盜。四是配合協調。現場搶救或救護，往往需要各有關部門的參與和支援，除服從上級領導現場指揮外，局（館）領導要善于協調配合各方面的力量，合理配置人力物力。五是做好善后處理工作。對事件造成的損害要及時做出準確、科學的評估，總結經驗教訓，并及時向上級報告處置突發事件的情況，請求領導幫助解決因突發事件造成的困難和問題，采取相關積極措施，盡快恢復正常工作。

三、結語

由于突發事件具有突發性且突發事件對館藏檔案造成的損毀往往不可估量，因此，我們應該經常進行演練。只有經常演練，這樣才能做到萬一突發事件發生時，心中不慌亂，更好的保護個人的人身安全和館藏檔案的安全。