企業檔案管理工作中關鍵詞法的應用

賴力強

[摘 要] 檔案管理是企業工作中最重要的一個環節，能夠在一定程度上體現企業的管理水平。目前，檔案管理工作是企業管理中較為薄弱的環節，普遍存在效率低下、管理思路混亂等特點。關鍵詞法作為企業檔案管理中應用最為廣泛的方法之一，在提高檔案管理效率中有巨大優勢，文章對該方法進行論述，希望能夠促進我國企業檔案管理工作的發展。

[關鍵詞]檔案管理 關鍵詞法 應用

中圖分類號：G270.7；G353.1 文獻標志碼：A

檔案是人類進步的產物，是記錄人們各項管理活動的主要文件，經濟的飛速發展使得檔案管理工作備受人們關注。社會的進步使得企業逐漸走上正軌，檔案管理越來越科學化、規范化、系統化。檔案是記錄記錄企業成長歷程、社會經歷的主要文件，它通過文字、突片、聲音等形式對每一個企業的經歷做出詳細的記錄。其作為企業存在的主要根據，是我國檔案管理不可或缺的一部分。檔案管理在企業中是一項最基本的管理工作，在人力資部門對企業內部員工的工作調動、人才培養方面發揮著十分重要的作用[1]。諸如：黨政機關、國有企業以及事業單位對檔案管理工作非常重視。但是由于相關人才的缺乏，很多企事業單位在檔案管理方面依然秉承著傳統的管理思路，不愿意做出突破，導致檔案管理出現了些許問題，從而使得檔案未能在企業的發展中提供良好的指引作用。因此提高企業檔案管理工作效率，促使檔案管理科學化、規范化，優化公司成長模式迫在眉睫。

一、我國企業檔案管理現狀分析

雖然互聯網的崛起加快了人們的生活節奏，但是企業的人才更新依然較為緩慢，平均年齡都在四十歲以上，只會最基本的計算機操作方法，所掌握的技術較為陳舊，加之他們在該崗位工作的時間非常長，使得他們幾乎不會有在檔案管理方面進行創新的想法，也導致了整個單位的檔案管理方式與社會脫節[2]。另外，我國很多企業人力資源管理水平較差，主要體現在兩個方面。硬件方面，很多企業對檔案管理工不太重視，該方面投入的資金非常少，使得一些企業檔案室的條件非常差，根本不具備檔案室該有的良好的通風、干燥、防止霉菌、防止火災發生等條件，從而導致存放時間較長的檔案出現破損、丟失事件。軟件方面，現代化管理技術推廣力度不夠，很多企業在信息化管理方面嚴重落后，導致檔案管理效率低下，在檔案整理過程中沒有應用較為先進的手段和方法，導致該過程費時、費力的同時增加了企業管理檔案的成本。據統計，大部分單位的檔案管理人員不熟悉甚至不會使用檔案信息化管理系統，企業也不愿意花費過多的時間和金錢對這些員工進行專業化培訓和學習。檔案管理的終極目標是幫助企業快速成長，很多企業都沒有認識到這份工作的重要性，導致某些公司的檔案管理人員并不專業，甚至還有兼職人員。

二、關鍵詞法在企業檔案管理工作中的應用

在企業檔案管理工作效率的提升方式中關鍵詞法和主題詞法應用最為普遍。主題詞法主要是指通過歸納概括檔案的主要內容，用規范性、專業性的術語將其進行總結和歸類，以便檔案管理者快速尋找目標檔案。這種方法對記憶比較模糊、范圍較廣的檔案查詢非常有效，但是由于它的所使用的主題詞具有專業性、規范性等特點，對該方法使用者的專業要求較高。因此使用主題詞法管路檔案還需要進一步的完善和推廣。

關鍵詞在文獻檢索等領域應用非常廣泛，它主要是通過總結概括全文中使用頻率最高，與主題思想最為貼切的詞語、文字等對文獻、檔案等進行歸類，以此提高人們查找資料的效率和速度。將關鍵詞法應用到企業的檔案管理工作中有以下優勢：第一，聚焦重點，關鍵詞是從檔案中提取出的核心詞匯、短語，能夠讓工作人員專注檔案管理的核心內容，明確工作的重點；第二，關鍵詞法因其簡練、普遍，對工作人員的記憶能力要求較低；第三，關鍵詞法具有特殊性和概括性，具有很高的辨識度，無需檔案管理工作者增加附加條件進行識別，減低管理人員工作壓力。企業在檔案管理中使用關鍵詞法能夠有效提高工作效率。作為一名檔案人員，對企業檔案的管理方式應該有所了解，但具體到檔案應從哪些方面收集、如何整理、注意事項等，可能還很難達到企業的要求。企業圍繞產品的生產，開展管理、經營 、科研 、基建、設備儀器的更新維修等一系列的生產活動及社會活動，并在此基礎上形成了一套完整的，有別于其他企業而專一性極強的企業檔案。關鍵詞法應用于各行各業的檢索工作中，它記錄著企業的很多信息，包括發展道路、核心技術等，企業檔案的管理模式和管理水平直接影響著企業的發展方向和未來目標。正是由于這種特殊性，企業檔案中存在著大量的，與檔案主題密切相關并能深刻揭示檔案內容的非規范化自然語言。然而這些詞語擁有較強的專業性，對于企業檔案管理水平是一種較大的考驗。關鍵詞顧名思義是指能夠描述某一事物的關鍵點，具有很高辨識度的詞匯或者短語。

檔案管理對于企業人才管理至關重要，受到領導部門的高度關注。開發關鍵詞法在企業檔案管理中的應用價值，對降低企業檔案管理成本，提高人才利用率非常關鍵。關鍵詞法具有顯著的標識，是體現檔案屬性、類別以及功能的主要方式。這一類詞匯與主題詞法相比雖然專業性較低，但是使用方便、簡單、容易推廣，在很多企業得到了廣泛應用，是包括檔案管理部門在內的企業各企業部門最為熟知的。通常人、事、物、時間、地點，事情發生的原因、經過、結果、影響力等，都可能是關鍵詞，這些重要信息幾乎都是名詞居多，在檔案關鍵詞挖掘中，最先掌握的關鍵詞應該是名詞，其次是動詞代表方向性，可能和結果有關系。總之，檔案管理中關鍵詞的提取需要結合企業工作人員豐富的經驗、使用習慣等，這樣對于后期檔案的管理和檢索會有很大的幫助。每個檔案對應的關鍵詞可以是一個，也可以是多個，用多元關鍵詞檢索或綜合檢索來提高檔案文獻的查準率及查全率，提高檔案管理質量是目前最有效的檔案管理方式，需要檔案管理工作人員在這方面加大學習力度，掌握基本技巧。

隨著社會及生產的不斷發展，文獻數量劇增，企業中檔案的數量和類別呈現出指數增長的趨勢，關鍵詞法已經成為國內許多知名企業標識、分類、管理企業檔案，對其有效管理和檢索的主要方法。企業檔案的特殊性使得其在管理中需要工作人員積極創新，改進并提升這種管理方式。關鍵詞法管理企業檔案具有靈活性、直觀性、專職性，對工作人員的業務素質要求高，需要工作人員有豐富的工作經驗，熟悉企業的業務范圍、管理模式和發展道路，但是它具有使用方便、便于推廣等特性，因此企業在檔案管理中將關鍵詞法與計算機技術等其他方法有效結合，可以有效提高企業檔案管理效率，井在較短的時間內達到預期的目的。

三、結語

所有的事情都具有兩面性，關鍵詞法在企業檔案管理工作中也存在著一些缺點，但是隨著企業檔案文化的建立和管理技術的不斷提高，關鍵詞法在企業檔案管理工作中的應用將會越來越廣泛。隨著我國檔案管理工作人員在檔案管理工作中的不斷創新，以及相關規定和引導文件的頒發，檔案管理工作在企業中的受重視程度會越來越高，管理成本也是大幅度降低。因此，不斷完善企業檔案管理工作，推進關鍵詞法在檔案管理工作中的應用，重視檔案的分類、保存，對于企業的發展尤為重要。

參考文獻：

[1]鄧松碘，王誠琥.檔案計算機自動化檢索的基礎工作方法討論[J].檔案學通訊，1986（4）：46- 50.

[2]雷杰，李孟鎖.成組技術在科技檔案管理中的應用[J].鄭州航空工業管理學院學報，1992（3）：19- 24.