對人事檔案電子化建設的思考

陳超 甄煒

[摘 要]人事檔案具有非常重要的作用，是重要的人事資料和依據。人事檔案材料電子化，顯著提升了人事檔案管理水平，打破傳統紙質檔案管理的局限性，實現檔案信息資源的優化及共享，提高了管理效率，節省了人力物力，同時檔案電子化也是對傳統紙質檔案的一種保護。文章對人事檔案電子化進行分析和相關研究，希望對提高我國人事檔案電子化管理的有效性具有一定的指導作用，以滿足組織人事管理的后續發展要求，服務經濟社會的發展。

[關鍵詞]人事檔案 電子化 缺點 優勢

中圖分類號：F275.9 文獻標志碼：A

人事檔案是記載一個人一生活動軌跡的重要依據，是人事管理制度中的重要環節。人事檔案能客觀真實地反映一個人的學習工作經歷、思想品德、政治信仰、獎懲任免、工資績效等方面的情況，是組織人事部門選人用人的憑證和依據。人事檔案具有全面性、真實性、權威性、動態性、流動性、機密性等屬性[1]。目前，按照人事檔案中材料的內容可以分為履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學歷學位專業技術職稱材料、政審材料、黨團材料、獎懲材料、招錄聘用工資審批任免材料和其他材料等。做好人事檔案的管理工作意義重大，從單位層面講其直接影響到人事政策的制定和實施，干部的選拔任用管理及對職工進行有效管理；對于個人而言，人事檔案與當事人個人的權益息息相關[2]。

目前，人事檔案還是以傳統的紙質檔案的形式保存和管理，紙質檔案的保存和管理過程經常出現一些問題，例如：紙質檔案在材料歸檔過程中，由于單位管理疏漏，檔案管理工作人員把關不嚴、檔案材料錯裝，檔案信息與材料不一致、材料審核不規范、漏章少頁現象時有發生。另外，部分單位裝檔材料積壓、入檔時間滯后，也是比較容易發生的常見問題。與此同時，單位相關部門在人員選拔和組織調查需要對當事人的紙質檔案進行查閱時，不僅需要層層簽字審批還需要檔案管理人員配合查找將檔案從庫房調出，流程復雜且浪費時間。在當今信息和網絡高速發展的今天，傳統人事檔案的保存和管理不足和弊端日益顯現出來，嚴重制約著人事檔案保存質量和管理效率。將人事檔案材料電子化，不僅能充分適應當今信息時代的發展潮流，也是提高人事檔案管理效率的一種趨勢[3]。

一、傳統紙質檔案的一些缺點

（一）存放整理費時費力

傳統的紙質檔案因其本身材質的問題，容易受到外界溫度、濕度等因素的影響，隨著時間的增長，紙質材料容易出現泛黃、變脆等問題。一旦紙質材料發生損毀，其上面記載的信息將不復存在，因此檔案存放有專門的庫房，對存放條件有嚴格的要求。

（二）檔案信息查閱不便

當組織或者部門因工作需要調閱查詢某人的人事檔案時，需經過審批登記程序后，在檔案管理人員的配合下從檔案庫房將檔案調出，在指定的檔案閱檔室進行閱檔，當需要復印檔案中某些材料時，需要對檔案進行拆分，復印后裝訂。借閱過程繁瑣，手續復雜，時間消耗比較長，不利于人事檔案信息與其他部門交流，容易造成信息資源的浪費[4]。

（三）消耗大量人力資源

對人事檔案材料進行收集整理時，要根據《干部人事檔案工作條例》的內容要求，對人事檔案進行分類、編號、排序、制作目錄、裝訂等程序，對檔案管理人員專業素質能力要求比較高。這一系列過程都需要檔案管理人員手工操作完成，為了使裝訂后的檔案整齊規范，需要對個別檔案材料進行裁剪、裱糊、折疊等工序處理，費時費力，而且容易出錯。

二、人事檔案電子化的優勢

（一）提高人事檔案的管理效率

人事檔案電子化后可以大幅度提升人事檔案管理的工作效率，與傳統的紙質檔案管理工作相比，電子化的人事檔案管理簡便，管理人員不懂得專業的檔案分類編號也能將所要查閱的人事檔案調出來，跳過傳統的調檔、查閱、歸檔的步驟，既節省人力物力，更提高了檔案管理工作的準確性。打破了傳統檔案的管理模式，利用網絡技術，突破了時間和地域的限制，減少紙質檔案在查閱、復印、取放過程中造成的檔案損壞，極大地提高了檔案的管理效率。

（二）實現信息共享

共享性可以說是檔案電子化的最為突出的特點。傳統紙質檔案難以實檔案的共享，檔案的電子化就完美地滿足這一需求，通過檔案的電子化，利用加密的網絡傳輸技術就可以實現檔案的異地查閱，突破了時間和空間的限制，只需要利用社交工具進行檔案的傳輸工作，通過設置檔案加密程序來保障檔案的保密性。并且電子檔案還可以直接利用計算機辦公軟件實現在線查閱，加快實現檔案共享工作，將檔案電子化的成果服務于單位其他部門和機構，同時有利于獲取各部門和機構的及時信息反饋，有利提高檔案的準確性[5]。

（三）節約人力、物力

人事檔案經過掃描整理后形成電子檔案，在很大程度上節約了空間，減少了檔案庫房存儲的壓力，同時檔案經過電子化后也減少了對檔案原件的查閱和使用，避免了因頻繁查閱紙質檔案對原始紙質材料造成的破壞，使檔案原件能得到更妥善的保存。另外，經過電子化的人事檔案在查閱相關信息時更為便捷，通過計算機網絡進行電子檔案查閱相比于紙質檔案更加精準快捷。檔案查閱人者只需要在計算機上調出需要閱檔人員的電子檔案即可，既省去了人工調出紙質檔案的時間又節約了人力、物力成本，降低了檔案管理人員的工作量，提升了服務質量。

（四）保護紙質檔案

人事檔案電子化后，促進了紙質檔案的實體保護。由于紙質檔案形成的時間年代較久，形成的材料材質因時間的關系不斷老化，紙張泛黃變脆，經常翻閱很容易造成紙張檔案的破損，一些重要的證明性材料一旦造成損毀是無法彌補的。通過人事檔案的電子化，有效地保護了紙質檔案實體，對檔案的資源也是一種重要的保護措施，對于人事檔案的長久利用和保護起到了至關重要的作用。

三、人事檔案電子化應該注意的一些問題

人事檔案電子化過程中需要對檔案電子化數據進行規范化處理，因此需要建立一個標準化的規范和流程，使所有的電子化的信息能夠成功錄入，構建一個電子化的人事檔案數據庫，便于數據的統計和信息的查詢，使人事檔案資源使用起來更為方便，更好地為單位各部門服務。

人事檔案電子化的核心內容是人事檔案信息的安全。要保證檔案信息內容的安全，首先要保證電子化人事檔案信息的存儲、使用的安全性，同時又要保證電子化的檔案信息與檔案原件的內容一致，沒有篡改相關內容，電子化的人事檔案內容真實可靠。

在當今信息化時代，檔案電子化對人事檔案管理人員提出新的要求，管理人員要認真學習《檔案法》和《干部人事檔案工作條例》等法律法規，嚴格按照相關規定進行人事檔案的保存和管理。管理人員不僅要有認真負責的工作態度和責任心，還要具備全面的專業技術知識和業務管理能力，同時掌握計算機及信息網絡的相關知識，才能適應人事檔案電子化管理建設的需求，讓人事檔案管理工作邁上一個新臺階。

四、結語

信息化時代背景下人事檔案管理工作模式也發生著巨大變化，將傳統紙質檔案電子化后可以大大提高人事檔案管理的工作效率。傳統紙質檔案有自身的特點和缺陷，將紙質檔案電子化后二者之間可以進行優勢互補。人事檔案管理工作人員需要清楚地了解檔案電子化的特點，在管理好電子檔案的同時，妥善保存紙質檔案，既要重視電子檔案的發展也要正確地對待紙質的檔案，這樣才能推動檔案事業的可持續發展。

參考文獻：

[1]趙軍.高校人事檔案電子化的研究與開發[D].河北：河北工業大學，2010.

[2]鄒紅云.電子化——人事檔案信息的未來[J].蘭臺世界， 2007（22）：49- 50.

[3]徐桐.人事檔案電子化管理探討[J].卷宗，2018（11）：45.

[4]羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學院學報， 2017，38（6）：168- 172.

[5]張九玲.高校人事檔案電子化的問題和對策[J].科學管理研究，2002，20（6）：73- 74.