企業檔案數字化建設路徑探析

張曉飛

隨著信息技術的深入發展和廣泛應用，企業檔案數字化建設已成為企業提質增效與創新發展的必由之路。企業檔案數字化建設的主要形式為建立企業數字檔案館（室），即企業運用現代信息技術固化檔案工作業務流程，對本企業或與其具有資產隸屬關系企業的電子檔案或其他數字資源進行收集、整理、保存，并通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統平臺。本文在對企業檔案數字化建設現狀調查的基礎上，探析企業（主要針對私營企業）檔案數字化建設路徑。

一、企業檔案數字化建設現狀

《國家檔案局辦公室關于確定企業數字檔案館（室）建設試點單位的通知》（檔辦函[2018]94號）發文中，確定了35家企業為企業數字檔案館（室）建設試點單位，在全國上百萬家企業中，僅有35家企業才成為數字檔案館（室）建設試點單位。而國家檔案局官網“科技與信息化”欄目發布（數據截止到2019年7月底）：杭州市城建檔案館、河南省濟源市檔案館、重慶市國土資源和房屋檔案館等10家單位被認定為“全國示范數字檔案館”;溫州市龍灣區、寧波市鎮海區、上海市楊浦區檔案館等12家單位被認定為“國家級數字檔案館”從兩者數據比較，企業數字檔案館（室）建設不管從數量還是質量上，與機關、國有企事業單位差距甚大。

二、企業檔案數字化建設困境

1.數字化建設推進阻力較大

企業檔案數字化建設推進阻力體現在以下幾方面：一是企業檔案數字化建設意識淡薄。因企業檔案極少服務于民眾，企業內部利用頻率也較低，管理層認為檔案數字化建設并非必需品;二是企業缺乏檔案數字化建設資源。檔案數字化建設需要機房建設、網絡設施、硬件設備、基礎軟件等基礎設施建設及經費與人才保障，而企業一般以自負盈虧為主，即使有雄厚的資源，也不愿意消耗資金、人力、物力進行檔案數字化建設;三是企業量多面廣，發展參差不齊，對檔案數字化建設需求不一，相比機關、國有企事業單位推進難度較大。

2.企業檔案數字化建設缺乏保密體系建設

保密性是檔案的重要屬性，檔案數字化建設尤其是企業層面因缺乏保密體系建設而存在安全隱患，主要涉及企業及外包機構。對于有能力進行數字化建設的企業，缺乏檔案數字化管理及檔案人員保密管理的體系建設，責任機制缺失。對于委托外包機構進行數字化建設的，因外包機構人員學歷低、缺乏專業的檔案咨詢、管理及信息分析人才，且偏勞務方面工作較多，對信息的安全管理、風險管理等專業性工作較少。同時，缺乏數字化外包的法律法規，保密性較差，導致企業對委托外包機構進行數字化建設有所顧忌。

三、企業檔案數字化建設路徑

1.分行業分階段有效推進

在分行業推進層面，從每個行業選擇具備檔案數字化建設條件并具代表性的企業先行試點，或由企業自主報名納入數字化建設試點范圍。同時，將試點企業作為數字化建設資源庫，并將項目負責人建成專家庫，可由專家庫成員對企業檔案數字化建設予以指導。另外，建立對試點企業及項目負責人的獎勵機制，既有利于提高企業檔案數字化建設的積極性，也可減輕主管部門對檔案數字化建設工作的推進壓力。在分階段推進層面，可按企業檔案館（室）的三個數字化特征，即按照檔案資源數字化、檔案管理信息化、檔案服務知識化三個特征予以分階段推進。規模較大且具備資金、人力、軟硬件設施等條件并對數字化建設有需求的企業，可全面推進數字檔案館（室）建設。大部分企業難以滿足數字檔案館（室）建設要求的，可先實現數字檔案館（室）的第一個特征，即檔案資源數字化，將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，建設數字檔案資源庫，包括傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔及專題數據庫建立，這也是企業檔案館（室）建設的基礎。

2.分地區分層級強化管理

強化管理是推進企業檔案數字化建設的有力保障，而實行考核機制是強化管理的有效手段。在深化國有企業改革中對于如何加強檔案工作，國家檔案局發文明確規定各國有企業要指定1名領導分管檔案工作，切實把檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃，納入部門和崗位職責，納入工作考核檢查。企業檔案數字化建設可參照此模式，將各省、市、縣（區）分地區管理，每個地區指定1名分管領導負責該地區內的企業檔案數字化建設，并納入其績效考核目標，從數字檔案館（室）建設的數量、質量、有效性等方面設置考核指標。以國家對省、省對市、市對區（縣）、區（縣）對鄉鎮逐級考核，將考核工作落到實處，切實推進企業檔案數字化建設。

3.充分利用現有平臺資源

可參照浙江模式，搭建企業檔案數字化建設平臺（如檔案學會、企業檔案工作學術委員會、檔案工作協作組），充分利用平臺資源，有效發揮其作用，推動企業檔案數字化建設。

（1）檔案學會

充分利用學會網站資源，擴展資源檢索與宣傳渠道。如浙江檔案學會網站的“檔案定點企業”欄目列有計算機檔案管理軟件、數字化加工類定點企業、推薦產品企業及檔案密集存儲設備定點企業兩類企業的信息資源。可在此平臺上納入企業檔案數字化建設示范企業及符合數字化建設要求的外包機構，并制定相關規則，企業可通過該網站尋找與自身匹配的資源。同時，加快網站資源的更新頻率，提高更有時效性的信息檢索。

（2）企業檔案工作學術委員會

有效依托企業檔案工作學術委員會平臺，增進專業委員會會員單位之間的合作交流、互動發展。一方面發揮成員單位在各行業的領頭羊作用，鼓勵并積極推動其檔案數字化建設，作為數字化建設標桿予以推廣。另一方面通過學術委員會開展企業檔案數字化建設學術交流、高端論壇、課題研究等活動，在總結提煉可復制可推廣的經驗、提供有力有效理論支撐兩個方面持續用力，引領企業檔案數字化建設發展。

（3）檔案工作協作組

通過檔案工作協作組建立企業檔案數字化建設工作網絡，增強數字化建設交流和協作。如浙江在省級層面成立了非公企業檔案工作協作組，扎實開展活動，傳播活動成效，深化發展企業檔案資源建設，推動了全省非公企業檔案工作協同發展。在地方層面實現了諸如平湖市、海寧市等檔案工作協作組活動，將其打造成全市檔案工作交流與業務學習的平臺，并對數字檔案室與規范化檔案室創建等工作進行了安排，激發了基層檔案工作活力。企業檔案數字化建設應緊緊依托該平臺，將檔案數字化建設示范企業納入會員名單，總結提煉其檔案數字化建設經驗，加強檔案局與企業、企業與企業之間的數字化交流，實現資源共享共推。

4.落實責任機制，保障數字化安全

保障數字化安全是企業檔案數字化建設的前提條件，應落實責任機制，主要涉及企業與外包機構兩個層面。對于企業而言，應建立安全保障體系，加強軟硬件設施的有效防控;同時，明確檔案數字化建設人員責任，簽訂保密協議，有效保障數字化建設安全。對于外包機構而言，應充分領悟國家檔案局發布的《檔案數字化服務外包規范》（征求意見稿）等精神，制定相應制度或規范，建立規范化的業務操作程序和有效的安全管理體系，以期指導并監督數字化外包工作，提高服務質量。

（作者單位：中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司）