檔案接待利用的三個境界

梁艷麗

我一直對檔案館負責接待利用的同志心存敬意，原因有三。

首先，接待利用是個麻煩活兒。接待利用是直接跟人打交道的工作，查閱者來自各行各業，既有黨政機關工作人員，也有企業工作人員，還有學生、學者、律師、自由工作者等等;他們學歷懸殊，從小學到博士研究生，各個層次的都有;他們年齡不一，有未出校門的學生，也有剛參加工作的年輕人、臨近退休年齡的人員、超過60歲的人;他們來自不同的地域，有本地的，也有外地的;他們查閱的目的不同，行政管理、經濟建設、編史修志、辦理退休等等不一而足;他們查閱的次數不同，有的查閱一次就不再來了，有的查了多次，有的甚至成了檔案館的常客。登記查閱者信息、了解查閱需求、搜索查閱范圍、確定查閱內容、辦理復印手續、出具查閱證明，一整套的程序，說麻煩一點兒也不夸張。

其次，接待利用是個技術活兒。如何營造良好、規范、便捷、舒適的查閱環境;如何在最短的時間跟查閱者有效溝通，清楚了解查閱需求;如何快速篩選、圈定查閱范圍;如何跟查閱者做好溝通解釋，說明查不到的原因并提供力所能及的幫助……都需要技巧。這其中，有的可以向書本、網絡學習，有的可以跟技術能手學習，有的靠自己的經驗積累，有的需要用心琢磨、體會、嘗試。

再次，接待利用是個良心活兒。對接待人員來說，查閱者不過是千分之一、萬分之一乃至更小，接待經歷可能牢記，也可能只是在腦中有個模