探析學校檔案管理的發展現狀及其優化

黃劍蕓

【摘 要】學校檔案的管理是非常重要的一個環節，隨著科技的發展，學校的檔案管理也越來越現代化，但檔案管理水平依然存在一些問題，本文分析探究學校檔案管理的發展現狀以及問題，并針對這些問題進行優化。

【關鍵詞】檔案管理;發展現狀;優化

【中圖分類號】G712 ? ? ? 【文獻標識碼】A

【文章編號】2095-3089（2019）22-0278-02

一、引言

檔案管理需要經過幾個必不可少的程序，才可讓檔案的管理有條不紊的進行：（1）需要對檔案進行收集，不只是將各個科室的資料進行歸納，還需要把各個檔案館之間的資料進行移交和接收等事宜。（2）搜集的資料需要將其分門別類的進行整理，使其更好地進行管理。（3）對于整理好的檔案，還要定時達將那些已經過期沒有用的資料進行銷毀，確保檔案館能夠有更多的空間保存有用的資料。（4）完善對檔案的集中保管。學校的檔案管理是學校各項事宜開展的前提和關鍵，必須將其完善好，避免資料以及信息丟失或是損毀。

二、學校檔案管理的發展現狀

1.檔案信息化認識存在不足。

現階段很多學校領導觀念落后，沒有從思想上認識到檔案管理的重要性，沒有從資源的角度來認識檔案信息，導致學校檔案管理長期停留在查檔、管檔以及建檔水平上，常將一些很有利用價值的檔案信息遺忘在角落里，在很大程度上忽視了對檔案信息資源的合理開發利用，嚴重影響了學校檔案管理。

2.信息數字化進程較為緩慢。

一般來說，實際的學校教學活動過程中所生成的日常管理信息、教學信息等檔案，學校的信息管理工作人員在整理好信息之后，將信息通過電子文件的方式上傳到學校的信息庫之中，便于信息使用者通過模塊進行信息查閱，實現學校檔案管理的便捷以及高效。而檔案信息則和日常的教學信息不一樣，傳統的檔案管理主要是通過紙質的形式來進行保存或是記錄的，倘若我們要將學校所有的檔案信息進行錄入，并未為這些信息構建一個檔案管理數據庫，是非常具有難度的，并且還會耗費大力的精力時間，故而，學校檔案數字化進程還比較緩慢。

3.缺乏標準統一的信息化系統。

為了更好的完成學校檔案資源的共享，就必須要完成統一的標準的信息化檔案，該標準需要有一定的流程，但又不是獨立的，這為學校實現檔案的信息化管理提高了難度，一方面學校將檔案信息的軟件、硬件設備進行完善與補充，確保相關設備的應用功能能夠達到信息化標準;另一方面，還需改變以往的紙質檔案保存，實現現代的數字化信息管理，同時還要規范相關電子文檔管理，并與本地檔案數據庫的工作標準保持一致。現階段，我國還形成一個全面且系統檔案信息化管理內容，這樣一來，學校檔案信息化建設和管理就表現出多元化、多樣化的特點，導致學校檔案管理發展具有一定的滯后性和片面性，嚴重影響了檔案信息共享平臺的建設。

4.網絡安全問題較為突出。

因為檔案信息存在特殊性，管理檔案的工作人員需將知識產權保護和檔案信息之間的關系準確無誤的進行處理，同時還需做到嚴格保密和合理開放的有機結合。在信息時代下，學校檔案信息化，有助于提高檔案利用效率，促使檔案管理部門與學校其他工作部門的交流溝通，使檔案獲取和保管成本得以降低。但是也帶來諸多信息技術方面的問題，嚴重威脅檔案的安全性，比如非法訪問、電腦病毒或是黑客破壞等。

三、優化學校檔案管理策略

針對學校檔案管理內容及特點，以及當前學校檔案管理面臨的問題，應著重從以下幾個方面做好學校檔案管理。

1.思想上高度重視。

學校檔案管理工作思想是行為的向導。學校檔案作為學校發展的一項基礎性工作，對打造特色型、專業型學校具有積極的現實意義。因此，學校管理者以及廣大檔案管理人員要在思想上高度重視學校檔案管理工作，充分認識到學校檔案管理工作的現實意義，結合學校自身實際，從頂層設計好學校自身檔案管理方案及短、中、長期規劃，為學校檔案管理工作作出科學的安排和業務指導。

2.制度上完善學校檔案管理體制機制。

要在《高校檔案管理辦法》的基礎上，立足學校自身實際，制定學校檔案收集范圍、分類方案等規范和標準。此外，要注重加強學校檔案管理的領導機制的設立，統籌做好學校檔案管理的參與人員及其分工，學校檔案的收集、整理、查詢、利用等規章制度。要高度重視體現學校特色的體育專業類檔案資料的收集和管理，安排專人負責。此外，要建立教師、學生以及教學管理人員共同參與的學校檔案管理機制，確保學校檔案管理機制運行順暢。

3.推進數字化進程，構建管理系統。

資源建設是學校檔案信息化建設的核心內容，學校所有的業務都必須要圍繞資源建設來開展。在信息化時代，學校檔案管理工作，需將重點放置在檔案資源共享和檔案數字化兩方面，首先學校要投入人力財力推進檔案數字化建設進程，同時還需嚴格遵守相應原則，科學合理編制數字化建設工作計劃，重點加強監督管理，以便有效保障檔案數字化工作的順利有序開展。同時，還需基于最大化滿足廣大用戶使用需求基礎上，構建完整檔案數字化目錄，形成各個單位協同努力的局面。

4.強化標準建設，提升標準化程度。

在信息時代下，加強學校檔案信息化標準建設，需做到幾點：第一，必須要加強學校檔案信息化方面規章制度和原則的建設，明確學校檔案管理信息化建設中的相關理念、定義以及方法等，同時還可以通過制定檔案收集整理鑒定標準、專業名詞術語標準以及庫房建設標準等，進而規范化的管理檔案。第二，加強軟件、硬件的標準化建設，學校在進行檔案信息化建設過程中，——定要全面考慮數據庫的標準格式、軟件的配置標準、硬件選擇標準等，同時還必須要加強電子產品的更新和維護，根據當前學校檔案管理的實際情況，引入信息化設備，比如掃描復印儀、數碼相機等。

5.隊伍上注重檔案專業管理人才培育。

根據學校檔案管理工作的實際，把專業化、職業化作為學校檔案管理的核心戰斗力來抓。一方面，要加大專業人才的引進力度，注重招聘檔案專業背景，又掌握一定計算機信息技術的復合型，以及熱愛檔案管理工作的人才。

四、結語

總之，學校檔案是學校日常教學、管理的重要組成部分，也是學校檔案管理的重要內容。隨著教育事業的蓬勃發展，對于學校學生的綜合素質要求越來越高。通過完善學校檔案管理，可以為學校的日常教學和學生的綜合素能的培育提供參考，不斷提升學校的綜合辦學能力，營造出良好的人才培養環境，提升學生專業知識和綜合素質，更好地在服務于社會貢獻其智慧和力量，推動我國體育事業的發展。

參考文獻

[1]張慧林.學校檔案管理現代化的現狀和對策[J].辦公室業務，2019，（7）：101.

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