將信息化建設運用于企業檔案管理

潘越 歐陽力科

摘 要：隨著科學技術的進步，計算機技術、信息技術逐步走向成熟，并廣泛應用于生產生活當中，辦公逐步自動化、信息化。檔案管理也不例外，積極將信息化技術運用于檔案建設當中，提高檔案管理質量，讓檔案管理跟上時代步伐，進而提升企業經濟效益。本文簡要講解了檔案管理信息化建設的優勢，探討了如何進行信息化建設，并討論了檔案管理信息化建設的深入優化，以期為相關研究提供參考。

關鍵詞：信息化建設;檔案管理;企業

檔案信息化管理，就是充分運用信息化技術、計算機技術，實現檔案電子、檔案信息化，進而更好儲存、管理、整合、共享檔案。相比于傳統的檔案管理方式，他能夠實現信息數字化、網絡化、檢索自動化，具有占用空間小、傳播速度快、操作便捷等特點。

1 檔案管理信息化建設的優勢

1）實現檔案信息數字化。檔案信息數字化，就是將所有的紙質檔案轉換成電子檔案，他是檔案管理信息化的基礎。傳統的檔案管理，是以紙質檔案為基礎，對紙質文件進行管理，要想實現信息化管理，就必須將這些紙質檔案轉化為電子信息，然后通過計算機對這些檔案進行管理[1]。而且，在以后的檔案管理過程當中，大力推行無紙化辦公，讓文件電子化、數字化。

檔案信息數字化后，存儲在電子設備當中，所占空間大幅度減少，便于攜帶，而傳統的紙質檔案，占用空間龐大，保存所耗費的資源較多;檔案的數字信息可以在光纖中傳輸，速度極快。

2）實現檔案信息網絡化。在傳統的檔案管理過程中，都是面對面進行的，也就是說，相關人員必須要到指定地點，對相關檔案進行檢索、查閱等操作，這種傳統的檔案管理翻身，效率低下，消耗時間長。實行檔案信息化管理后，就會以網絡為基礎，實行信息傳播，借閱人員可以在網上進行檢索、查閱，速度快，不容易出錯，辦事效率高。而且借閱人員，不需要到指定地方，只需要在網上入口進入，就可以查閱，非常方便，一些在外工作人員也可以正常辦公。

3）實現檔案檢索自動化。在以往的檔案管理中，檔案檢索比較麻煩，信息查詢效率低，花費時間長。實現檔案信息化后，直接通過電腦查詢，檢索速度快，準確度高，消耗的人力資源非常少，大幅度提高了工作效率。此外，還可以通過網絡進行檢索，打開一臺聯網的電腦即可工作，非常方便。

4）檔案資料具有完整可靠。綜合性是檔案信息化管理的一大特點，通過該信息化管理、自動化辦公，能夠有效收集辦公過程中產生的文件，并對其進行歸檔、管理，結合資料的特點，保留其審批修改流程，讓資料更加完整。另外，在管理過程中，可以對數據進行分層，將其分為企業檔案庫和部門檔案庫，讓各部門有自己的存儲空間，讓各部門自己進行管理，進而完整的保持部門資料，提升資料的完整性[2]。

2 如何進行信息化建設

1）改變傳統的檔案管理思想。要想實現檔案管理現代化，就必須要轉變管理思想，讓思想跟上現代化腳步。若檔案管理人員思想不夠先進，缺乏現代化意識，那么在實際檔案信息化建設過程中，思維存在一定的局限，其建設進度就會受到影響 。

2）重視硬件設備建設。想要實現檔案管理信息化，就必須要有相應的硬件條件，如計算機、互聯網設備、掃描儀等等，這些現代化辦公設備是必須要準備好的。因此，在實際檔案管理信息化建設過程中，應當根據實際情況，劃撥一定的資金，將這些必備設備準備齊全，為檔案管理信息化建設打下硬件基礎。

3）加強檔案管理制度建設。管理制度是檔案管理信息化建設的重要環節，良好的管理制度，能夠讓其形成良性循環，促進檔案管理信息化建設。在進行制度建設時，應從實際情況出發，設立適應信息化建設的制度。一方面對檔案管理業務流程進行規范，對整個檔案管理的標準進行統一，完善相關的管理技術，同時對電子檔案的細節操作進行管理，設定相應的操作標準。另一方面，要做好安全防范，制定相應的安全管理措施和規章制度，加強重要文件的保密管理，讓各檔案的安全性得到保證，同時還要確保其完整性[3]。

4）加強檔案管理隊伍建設。檔案管理隊伍的建設也是非常重要的，想要實現檔案信息化管理，就必須有與之相匹配的管理人才和隊伍。在思想意識方面，相關工作人員需要有信息化意識，能夠適應信息化管理和操作。在技能水平方面，熟練掌握相關的計算機知識，熟練運用檔案管理相關軟件，能夠快速的完成歸檔、登記、檢索等操作，此外，還需要有一定的安全防護意識，能夠做好網絡安全管理，讓檔案信息安全可靠，確保檔案完整。另外，企業可以定期開展教育培訓工作，提高工作人員的思想意識，提高他們的技能水平，

3 深入優化

1）對檔案的應用進行優化。在實際工作當中，可以將一部分檔案信息分享給相關工作人員，并對其設置查看權限，讓其能夠查看與自身職責、權限相符合的企業資料。對于一些重要資料，提高它們的查看權限，提高保護等級，讓重要資料得以保密。工作人員在工作時，還可以在里面添加一些自己的工作任務，完成之后往上提交，讓小組成員也能夠及時了解工作進度，進而更好的完成作業。

另外，還可以建立“云端”服務，提高各工作部門的作業效率，就以人力資源管理部門來說，在作業過程中，會涉及到許多檔案資料，人力資源管理部門的工作人員，若是在自己的空間進行作業，則會降低作業效率，他們可以借助企業“云端”，實現“在線”作業，操作完成之后，直接保存到企業“云端”，需要查詢、打印這些資料時，相關工作人員直接登錄即可，非常方便，這在一定程度上，能夠大幅度提升企業的工作效率，提升企業的市場競爭力。

2）優化檔案體系。建立一個完善的檔案體系，每一個員工都有自己的賬號，都能登錄到檔案系統當中，查看自己的相關信息，同時還能夠查閱企業相關資料，將檔案管理延伸入知識管理，讓企業長久發展下去。因此，在檔案管理過程中，需要建立一個完整的管理體系，將信息和個人、信息和信息聯系起來，在通過網絡的方式，讓信息在企業內部高速傳播。

在檔案管理過程中，可以對檔案進行分類，如從工作內容、部門等進行劃分，將其分為市場部、銷售部、管理部等，讓企業在信息化管理中更加高效，同時，讓檔案管理體系清晰明了，各部門責任明確，相應的檔案資料也可以細分，讓各員工更加便捷的查找自己所需要的文件，提高作業效率[4]。

4 結語

檔案管理信息化是科學技術發展的產物，是社會發展的必然要求。企業為加強檔案管理，提高作業效率，增強自己的市場競爭力，就必須實現檔案管理信息化。結合企業的基本情況，對管理模式進行創新，深入優化，進而讓企業獲得全方位的信息管理。企業必須要實現檔案管理信息化，這樣才能跟上時代步伐，不斷向前進步。

參考文獻

[1]王淑芬.關于企業檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺世界，2016，3（22）：134-136.

[2]劉捷.中小企業檔案管理信息化建設思考[J].湖南科技學院學報，2015.13（8）：79-82.

[3]劉莉.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].商，2016，（26）：334-338.

[4]李雪.新形勢下加強電力企業檔案現代化管理的思考[J].江西電力職業技術學院學報，2016，（3）：189-193.

作者簡介

潘越（1987-），男，本科，初級職稱，研究方向：企業檔案管理。

歐陽力科（1982-），男，本科，中級職稱，研究方向：油氣管道安全管理。