基于信息技術的檔案管理創新路徑

阿尼亞·海沙

摘 要：本篇文章首先對檔案信息化管理的意義進行闡述，從檔案管理中應用、檔案管理系統中應用、檔案備份恢復中應用三個方面，對信息技術在檔案管理中應用要點進行解析，并以此為依據，提出基于信息技術的檔案管理創新路徑。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;創新路徑

在當前我國科學技術快速發展的環境下，檔案管理信息量不斷增多，檔案管理內容逐漸繁瑣，社會化生產也由之前勞動密集型逐漸轉變為知識密集型，給檔案管理信息化提出新的標準。把信息技術運用到檔案管理中，通過發揮智能化優勢，便于提升檔案管理水平，節約各項資源投放，讓檔案管理在形成、管理、保存和應用等功能上發生變化，提升檔案管理水平和質量。

1 檔案信息化管理的意義

從檔案信息化管理角度來說，也就是通過引進信息技術，以更高更快的效率完成檔案信息采集、整合及管理等工作。具體來說，在進行檔案管理時，通過應用信息技術，能夠促進檔案管理水平的提高，并且簡化檔案管理流程，讓檔案管理更具簡便化和高效化。利用信息技術進行檔案管理，能夠促進檔案信息傳遞和共享[1]。在當前社會背景下，信息資源占據重要位置，因此，在網絡技術水平不斷提升的環境下，檔案管理也應具有信息化特點，利用信息技術給其提供服務，給各個部門工作開展提供便捷條件。由此可見，從某種角度來說，檔案信息化管理在整個管理活動中發揮著重要意義。

2 信息技術在檔案管理中應用要點

1）檔案管理中應用。要想全面提升工作水平和效率，可以把信息技術運用在檔案管理活動中，其中包含檔案文件目錄保存、檢查和復制;檔案內容錄入和整理;檔案文件編制和檢索;檔案信息查詢和應用;檔案文件編目和統計等。

2）檔案管理系統中應用。檔案管理作為一個包含內容比較多的工作，涉及工作流程比較繁瑣，所以在開展檔案管理工作時，應該保證檔案信息的統一性和完整性。通過把信息技術引入到檔案管理中，建設完善的檔案管理系統，對數據及時采集和整合。與此同時，促進各個環節信息連接，形成統一的檔案系統。把信息技術運用到檔案管理系統中，對檔案信息整合和處理有著重要作用，并獲取理想檔案管理效果。

3）檔案備份恢復中應用。要想保障檔案信息安全，應做好檔案信息備份工作，避免在檔案信息丟失以后，給人們應用和檔案信息完整性帶來直接影響。所以，信息技術已經是檔案備份中廣泛應用的一種技術。通過及時采集和整合檔案信息，將其保存到對應的硬盤中，即便在后期檔案管理過程中，如果出現檔案信息丟失等狀況，也能有效保障檔案信息的完整性[2]。此外，檔案信息將會受到外界等因素影響，一旦受到干擾，將會造成重要檔案信息丟失，使得檔案信息完整性受到影響。要想將該問題處理，需要對檔案信息系統及時檢查和維護。信息技術作為一項應用范疇比較廣泛的技術，自身功能比較強大，對電子檔案恢復起到了直接的效果，這也是確保檔案信息安全、完整的重要方式。

3 基于信息技術的檔案管理創新路徑

1）轉變檔案管理模式。要想將信息技術順利的運用到檔案管理工作中，相關工作人員需要從思想上轉變原始管理態度，不斷學習和積累現代化管理方式，只有這樣，才能促進信息技術更好服務于檔案管理，提升檔案管理水平和質量。與此同時，引進現代化檔案管理方式，利用信息技術自身優勢，在進行檔案管理時，將信息技術應用功能全面發揮，實現對檔案信息的科學管理，提高檔案管理信息化水平。

2）完善統籌規劃方案。為了更好利用信息技術開展檔案管理工作，管理部門應結合檔案管理要求，制定完善的統籌規劃方案，并根據自身發展情況和特點，編制規劃內容，優化管理方式。通常來說，在應用信息技術時，信息量比較多，是一項比較繁瑣且系統的工作。因此，在進行檔案管理時，應該結合單位實際情況，制定規范的信息技術應用方案，做好全面規劃。例如，在館藏情況排查過程中，應對原始檔案實際情況、載體特點以及檔案類型等有所了解，并且保證檔案信息的真實性，做好摸底工作，在掌握原始狀況的基礎上，采取篩選信息技術方式進行處理[3]。為了實現檔案管理信息化，提升檔案管理效率，也可以把掃描機、投影儀等設備運用其中，從而實現檔案管理模式改革創新，形成統一規范的管理體系。在檔案管理過程中，需要根據檔案類型處理，掌握特殊工作要點，通過信息技術評估分析，形成數字化管理模式。

3）引進數字化管理技術。在把信息技術運用到檔案管理活動中時，要想提升檔案管理水平，還要科學構建檔案數字化管理體系，征集整合各項檔案信息，提高檔案管理工作效率。管理部門應該秉持高效性工作要求，促進數字化建設進程，提升管理效果，增強檔案管理的有效性和便利性。例如，在紙張載體掃描過程中，將會面臨各種因素帶來的影響，使得掃描參數缺少精準性，圖像質量不高。基于此，結合數字化發展情況，實施檔案管理模式創新優化，提高整體管理效率和質量。

4）實現資源分類采集應用。為了更好推進檔案管理工作，在把信息技術運用到管理活動中時，應該建設分類采集和整合模式，做好歸檔檔案熟悉化管理工作。例如，在應用掃描機進行數據處理時，通過圖片方式將其傳入到計算機系統中，把紙張內容變化成電子圖片，提升數據采集整合效率。并且，把數值信息錄入到數據庫中，不但可以節約成本和時間，同時還能實現重要檔案信息的科學儲存。與此同時，把信息技術應用到檔案管理活動各種，通過建立完善的管理體系，結合檔案管理要求，妥善處理。利用計算機設備進行檔案信息采集整合，將會受到網絡因素的影響，使得檔案數據丟失，安全性比較差，影響檔案管理效果[4]。因此，要想順利把信息技術運用進來，在信息技術科學應用的環境下，建立防火墻系統，定期對計算機進行殺毒清理，保護計算機系統安全運行。也可以給檔案管理人員設定專業的密碼，在登陸系統過程中，只有輸入正確的密碼以后才能操作，這樣可以避免遭受不法人員的攻擊和入侵，保證檔案信息安全。

5）建立信息共享平臺。在信息化背景下，記錄于檔案的信息資源數量比較多，種類繁雜，為了人們能夠及時獲取和應用所需信息，實現檔案信息傳遞和共享，需要科學構建信息化檔案資源共享平臺。我國當前現有的檔案信息共享平臺有待進一步改革和優化。通過把信息技術和大數據技術運用其中，能夠把龐大的檔案信息集中整合，實現對平臺功能的完善，讓人們可以利用該平臺獲取所需信息，提供信息應用便利。針對已經實現數字化的檔案信息，應該及時將其整合到共享平臺中，促進共享平臺信息資源進一步完善。

4 結束語

總而言之，隨著信息時代的來臨，為了實現檔案管理信息化，需要從各個方面入手，加強檔案信息管理，提升檔案信息水平。有關部門應該給予檔案信息化管理高度注重，結合實際情況，轉變檔案管理模式，制定完善統籌規劃方案，把數字化技術運用其中，建立信息共享平臺，根據檔案管理信息化不完善的位置，采取措施及時處理，在提升檔案管理信息化水平的同時，給檔案管理信息化快速發展打下良好基礎。

參考文獻

[1]馮小芳.探討人事檔案管理的信息化建設[J].智庫時代，2019（35）：274+277.

[2]夏璐.檔案管理的發展趨勢分析——檔案管理的信息化[J].建材與裝飾，2019（24）：207-208.

[3]劉芳.大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革[J].中國管理信息化，2019，22（16）：181-182.

[4]幸可薇.基于“互聯網+”的科技檔案管理創新研究[J].中國集體經濟，2019（23）：54-55.